Cómo funciona el proceso
El proceso de relación con el proveedor generalmente comienza con la creación de un RFP / RFQ u otro documento al que los proveedores responden para que la empresa evalúe objetivamente las capacidades y los recursos de los proveedores.
Cuando se selecciona el mejor proveedor para la tarea , comienza un proceso de negociación de contrato que describe todas las pautas y expectativas de rendimiento que un proveedor estará legalmente obligado a cumplir.
Una vez que los términos del contrato han sido acordados por el comprador y el vendedor, se ejecuta un acuerdo vinculante que resume las expectativas mutuas, particularmente en lo que se refiere al monitoreo frecuente y la medición del desempeño de los vendedores. La comunicación regular y frecuente es necesaria para asegurar un proceso exitoso de gestión del proveedor
Monitoreo del desempeño del vendedor
Tal como se describe en la Guía de buenas prácticas de administración de proveedores , uno de los criterios de rendimiento clave es un proceso para supervisar el rendimiento del proveedor. Para hacer esto, es necesario tener una tarjeta de puntuación de gestión del proveedor. Independientemente del tamaño del negocio, una tarjeta de puntuación de gestión del proveedor debe abordar los siguientes criterios:
- El cuadro de mando debe medir los indicadores clave de rendimiento (KPI) a los que el proveedor está obligado. Una manera fácil de desarrollar esta lista es utilizar los términos del contrato del proveedor como la lista de artículos medidos. En otras palabras, aproveche el esfuerzo que se utilizó para desarrollar los términos del contrato para crear una lista de los elementos más importantes para medir con el cuadro de mandos.
- El cuadro de mando debería ser fácil de usar para todos los empleados que necesitan interactuar con esta herramienta. No importa cuán completa sea la lista de indicadores de rendimiento si la herramienta es demasiado engorrosa y poco amigable para el usuario. Aunque la tabla de puntuación estará completa en su definición de lo que debe medirse, si no es intuitiva, nadie la usará, lo que frustra el propósito de tener una tarjeta de puntuación.
- El cuadro de mando debe tener una línea de tiempo correspondiente y un conjunto de hitos que estén en sintonía con los indicadores de rendimiento. Es decir, el rendimiento es una función de ambos tiempos y de la calidad. Los dos no son mutuamente excluyentes, y el cuadro de mando debe ser el tiempo, así como el rendimiento basado en la calidad.
- El cuadro de mando no debería ser una sorpresa que una empresa decida de repente utilizar con un proveedor si descubre que el proveedor tiene un rendimiento bajo. Idealmente, el vendedor debe conocer que su desempeño será monitoreado y medido a lo largo del plazo del contrato. La medición se basará en auditorías o evaluaciones constantes y regularmente programadas que sean acordadas por ambas partes. Esta conciencia debe crearse durante la fase de negociación de contrato de la relación de proveedor.
- Los datos que se recopilan y analizan mediante el cuadro de mando se deben usar para realizar un seguimiento con el proveedor. Lo bueno son los datos precisos sobre el rendimiento de los proveedores si la empresa no toma medidas con el proveedor en función de las conclusiones sobre el rendimiento del proveedor que el cuadro de mando hizo visibles y proporcionó información.
Dependiendo del tamaño del negocio, tal vez una simple hoja de cálculo de la tarjeta de puntaje de administración del proveedor, como esta es suficiente para este propósito. Para las empresas más grandes, hay muchas tarjetas de puntuación de proveedores disponibles en el mercado que están disponibles.