En última instancia, el contrato será un documento que describa todas las reglas que regirán su relación en el futuro y, cuanto más claro y directo, mejor podrá implementarse y cumplirse. El objetivo es establecer un equilibrio con el proveedor y verlo como un socio para que ambos cumplan con sus objetivos y metas corporativas firmando el contrato.
La negociación exitosa de los contratos significa que ambas partes buscan aspectos positivos que beneficien a ambas partes en cada área, al tiempo que se logra un trato justo y equitativo. Un contrato firmado que beneficie a ambas partes proporcionará una base firme para construir una relación duradera con su proveedor. A continuación se presentan objetivos y estrategias simples y fáciles de implementar para negociaciones de contratos exitosas.
Objetivos de las negociaciones contractuales
Los objetivos de negociación del contrato se pueden utilizar para evaluar el contrato en función de cada uno de estos criterios:
- Explique claramente todos los requisitos previos, términos y condiciones esenciales.
- Los bienes o servicios que se proporcionarán son detallados y definidos.
- La compensación está claramente indicada, incluido el costo total, los cronogramas de pago y los términos de financiamiento.
- Describiendo todos los hitos principales, tales como fechas de vigencia, fechas de finalización / terminación y posibles fechas de renovación.
- Identificar y abordar posibles riesgos y responsabilidades.
- Definir y establecer expectativas razonables para la asociación, incluida una estrategia de comunicación y un calendario.
Estrategias Negociaciones de contratos
1. Enumere las prioridades de rango así como las alternativas: tener la lista de ítems que son más importantes versus los ítems que tal vez no son tan importantes le da la oportunidad de hacer una transacción si es necesario. Esta lista debe ser una lista dinámica que se mantenga actualizada en función de las necesidades del negocio con respecto al trabajo con este proveedor. No es práctico suponer que podrá negociar efectivamente todas las áreas del contrato a la vez. Por lo tanto, debe asegurarse de que se analice y acuerde lo que es más importante para usted antes de pasar a los elementos menos importantes.
2. Reconozca la diferencia entre lo que necesita y lo que desea: revise sus prioridades con frecuencia a lo largo del proceso de planificación de las negociaciones del contrato y una última vez al final. Asegúrese de hacer las preguntas difíciles: "¿Es esto realmente una prioridad para nuestra empresa, o es 'bueno tenerlo'?" "¿Fue esta prioridad un resultado de algunas maniobras políticas internas, o es de verdad?" "Si tuviéramos que sacrificar este artículo, ¿este acuerdo podría ser beneficioso para ambas partes?"
3. Conozca su línea de fondo para saber cuándo retirarse: ¿Hay algún costo o tarifa por hora que su compañía no pueda exceder?
¿Se ha dado cuenta de que una o dos de las principales prioridades son verdaderamente no negociables y será mejor que se aparte de este contrato si el vendedor no está de acuerdo con él? Enumere estos junto con la justificación para que pueda usarlos para negociar el trato óptimo.
4. Defina cualquier restricción de tiempo y puntos de referencia: establezca los estándares de medición de rendimiento que esperará de su proveedor. Este será un método clave para controlar el rendimiento del proveedor. El éxito del proveedor será fundamental para obtener un buen valor de este contrato. Por lo tanto, deseará negociar una multa justa y equitativa cuando no se cumplan los indicadores clave de rendimiento (KPI).
5. Evalúe las responsabilidades y los riesgos potenciales: Comprenda el potencial de que algo salga mal o no se implemente como se previó cuando se estableció el contrato.
¿Qué pasa si se encuentran costos imprevistos? ¿Quién será responsable si se violan las regulaciones gubernamentales? ¿Cuyo seguro cubrirá a los trabajadores por contrato? Estas son solo algunas de las preguntas más comunes que deben abordarse en cualquier contrato. Del mismo modo que era importante entender las prioridades, es igualmente importante no solo conocer la posibilidad de que algo salga mal, sino también ser proactivos sobre qué hacer al respecto en caso de que ocurra.
6. Confidencialidad, no competencia, resolución de disputas y cambios en los requisitos: para completar la lista, estos elementos representan solo algunas cosas más a considerar a medida que negocia el contrato del proveedor. Cuando se aborda de manera proactiva, esta lista podría convertirse en un buen lugar para establecer un terreno común con el proveedor, en lugar de artículos que podrían ser obstáculos potenciales para la negociación . Por ejemplo, si el vendedor o un representante del vendedor tiene la posibilidad de estar expuesto a información confidencial de la compañía, entonces debe haber una cláusula de confidencialidad que limitará la responsabilidad tanto para usted como para el vendedor. Es imperativo tomar todas las precauciones para proteger toda la propiedad intelectual y las patentes, además de datos financieros confidenciales.
Finalmente, antes de que ambas partes se sienten a revisar, discutir y negociar los términos del contrato, asegúrese de que también haya considerado algunos otros criterios clave que pueden facilitar el proceso.
7. Determine si los intereses de su compañía estarían mejor protegidos mediante el uso de asesoría legal: Negociar un contrato por un año de servicios de conserjería en una oficina pequeña es muy diferente de negociar un contrato para subcontratar un centro de llamadas bastante grande. Si se siente un poco incómodo al revisar el "texto legal" del contrato, no dude en contratar a un abogado especializado en negociaciones contractuales.
8. Determine si el contrato requerirá la supervisión de oa través de un contador u otro experto financiero: tan importante como retener al asesor legal apropiado, puede ser también retener o asignar desde un experto que pueda administrar los términos financieros del contrato. en el inicio de las negociaciones, así como durante todo el proceso. Hacer una pro forma para la transacción en sí, así como los informes financieros en curso pueden ser una tarea bastante compleja pero de vital importancia. Tómese el tiempo para comprender cómo este proceso puede ser administrado internamente por un contador, o si debe ser subcontratado a una empresa de contabilidad.
Otra ventaja de monitorear de cerca las finanzas para un contrato en particular es que esto se puede usar como un KPI, y un objetivo es monitorear el desempeño.