Decidir: Solicitud de propuesta o solicitud de cotización
Solicitud de propuesta (RFP)
Una RFP se utiliza para servicios o productos complejos donde la calidad, el servicio o el producto final diseñado serán diferentes de cada proveedor que está respondiendo.
Solicitud de presupuesto (RFQ)
Una RFQ se utiliza para productos básicos, servicios simples o piezas sencillas / no complicadas con poco o ningún espacio para la diferenciación de productos o servicios entre proveedores que responden. Los puntos de negociación podrían incluir los plazos de entrega, las opciones de embalaje, etc.
Objetivos de un RFP o RFQ
- Obtenga propuestas detalladas para evaluar la respuesta de cada proveedor para que se cumplan los mejores intereses de su empresa en todos los frentes
- Aproveche la naturaleza competitiva del proceso de selección de proveedores para negociar el mejor trato posible
- Asegúrese de que se cumplan los intereses de todas las partes interesadas dentro de su empresa y se llegue a un consenso.
- Pone a su empresa el control de todo el proceso de selección de proveedores y establece las reglas de selección por adelantado
- Comienza a construir la asociación entre usted y el proveedor desde el principio
Secciones de la Solicitud de Propuesta o Solicitud de Cotización
El RFP o RFQ debe contener las siguientes secciones. Tenga en cuenta que cada documento será diferente según el tipo de empresa y producto que esté buscando.
Adapte cada sección para sus necesidades individuales.
- Detalles de envío
Plazos, dirección postal de su empresa, persona de contacto para preguntas y aclaraciones - Introducción y resumen ejecutivo
Escriba esta sección la última vez que finalice el documento completo. Esto se usa para proporcionar a los posibles proveedores una breve descripción general de su empresa y los requisitos para su producto o servicio. - Descripción general y antecedentes del negocio
Brinde una breve descripción general de su negocio, productos y sector de mercado al que atiende. Esto ayudará a sus posibles proveedores a comprender qué necesidades comerciales están tratando de completar con el proceso de selección de proveedores. Además, brinde información básica importante que beneficiará al proveedor cuando responda. - Especificaciones detalladas
Esta debería ser la sección más larga del documento. Para una RFP, contendrá las medidas y requisitos cualitativos que impulsarán la decisión de selección del proveedor. Para una solicitud de oferta, esta sección debe proporcionar las medidas cuantitativas que buscará en la respuesta del proveedor. El criterio de ejemplo incluye:- Dibujos de productos
- Tolerancias de ingeniería
- Niveles de servicio
- Hitos
- Entregables y líneas de tiempo
- Requisitos técnicos o comerciales
- Funcionalidad del software
- Requisitos de hardware
- Suposiciones y restricciones
Cualquier suposición y / o restricción que los posibles proveedores deben conocer debe figurar aquí. Si no se es directo y sincero con el proveedor, se abrirá la puerta a la renegociación del acuerdo en una fecha posterior y se corre la posibilidad de forzar la relación que tiene con su proveedor. Los posibles temas incluyen gastos de viaje, costos de actualización / modificación, derechos de licencia, etc. - Términos y Condiciones
Todos los términos y condiciones del contrato deben enumerarse para que el proveedor pueda hacer una respuesta justa y honesta. Estos pueden incluir opciones de financiamiento, duración del contrato, opciones de renovación, garantías, sanciones de entrega, niveles de servicio, etc. - Criteria de selección
La sección final debe ser una descripción general de los criterios de selección que utilizará para tomar su decisión. Algunas compañías prefieren mantener esta información totalmente confidencial; mientras que otras compañías creen que esto ayudará a los proveedores potenciales a enfocarse en lo que es importante para su empresa.
Distribuir el RFP / RFQ a proveedores seleccionados
Finalmente, redacte una carta de presentación y envíe dos copias de su RFP o RFQ a cada uno de los proveedores que seleccionó de su proceso de búsqueda. Asegúrese de incluir la información de contacto adecuada para brindar asistencia a cualquier proveedor que lo necesite.