Un contrato firmado que beneficie a ambas partes proporcionará una base firme para construir una relación duradera con su proveedor.
Objetivos de las negociaciones contractuales
Los siguientes objetivos de negociación de contrato se pueden utilizar para evaluar el contrato en cada uno de los siguientes elementos:
- Explique claramente todos los requisitos previos esenciales, términos y condiciones
- Los bienes o servicios a ser provistos son incuestionablemente definidos
- La compensación se establece claramente: costo total, calendario de pagos, términos de financiamiento
- Reconocimiento de: Fechas de vigencia, fechas de finalización / terminación, fechas de renovación
- Identificar y abordar los posibles riesgos y responsabilidades
- Definir y establecer expectativas razonables para esta relación actualmente y en el futuro
Estrategias para planificar negociaciones de contratos
- Enumere sus prioridades junto con las alternativas: a medida que desarrolla su estrategia de negociación de contratos, puede seguir volviendo a esta área para agregar elementos adicionales. No podrá negociar eficazmente todas las áreas del contrato a la vez. Desea asegurarse de que lo que es más importante para usted se debata y acuerde antes de pasar a los artículos menos importantes. Además, es posible que desee consultar los elementos menos importantes si tiene que renunciar a algo para obtener sus artículos principales.
- Conozca la diferencia entre lo que necesita y lo que quiere: revise sus prioridades con frecuencia a lo largo del proceso de planificación de las negociaciones del contrato y una última vez al final. Asegúrese de hacer las preguntas difíciles: "¿Es esto realmente una prioridad para nuestra empresa, o es 'bueno tenerlo'?" "¿Fue esta prioridad un resultado de algunas maniobras políticas internas, o es de verdad?"
- Conozca su línea final, así que sabe cuándo alejarse: ¿hay un costo o tarifa por hora que su empresa no puede exceder? ¿Se ha dado cuenta de que una o dos de las principales prioridades son verdaderamente no negociables y será mejor que abandone este contrato si el vendedor no está de acuerdo con él? Enumere estos junto con la razón para que no sean olvidados.
- Defina las limitaciones de tiempo y los puntos de referencia: en cualquier proyecto sustancial, querrá establecer los estándares de medición de rendimiento que esperará de su proveedor. Si estos son esenciales para su negocio, entonces deseará negociar una multa justa y equitativa cuando no se cumplan. Por ejemplo, las fechas de finalización del proyecto, la fecha de entrega del primer lote de partes, la fecha de inicio del servicio, los plazos de entrega, etc.
- Evaluar las responsabilidades y los riesgos potenciales: ¿Cuál es el potencial de que algo salga mal? ¿Qué pasa si se encuentran costos imprevistos? ¿Quién será responsable si se violan las regulaciones gubernamentales? ¿Cuyo seguro cubrirá a los trabajadores por contrato? Estas son solo algunas de las preguntas más comunes que deben abordarse en cualquier contrato.
- Confidencialidad, no competencia, resolución de disputas , cambios en los requisitos: estos son otros elementos que podrían ser un posible obstáculo para la negociación o un trato más cercano. Por ejemplo, si el proveedor (o un empleado) tiene la posibilidad de estar expuesto a información confidencial, querrá asegurarse de que se incluya una cláusula de confidencialidad en el contrato con la responsabilidad asumida por el proveedor.
- Haga lo mismo con su proveedor (es decir, camine una milla en sus zapatos): ahora que ha completado el proceso de planificación de negociaciones contractuales para su empresa, repita el mismo proceso como si fuera el proveedor. ¿Qué área crees que es más importante para ellos? ¿Qué riesgos o responsabilidades querrán que asumas? Su lista no será perfecta, pero tendrá éxito en ponerlo en un estado de ánimo para mirar las cosas desde su perspectiva. Así es como se construyen las grandes asociaciones entre el cliente y los proveedores.
Preparación
Antes de que comiencen las negociaciones reales del contrato, asegúrese de que se revisen y confirmen los siguientes elementos:
- Determine si va a necesitar asesor legal: Negociar un contrato por un año de servicios de conserjería en una oficina pequeña es muy diferente de negociar un contrato para subcontratar un centro de llamadas bastante grande. Si se siente un poco incómodo al revisar el "texto legal" del contrato, no dude en contratar a un abogado especializado en negociaciones contractuales.
- En el sitio o teleconferencia: acuerde dónde se llevarán a cabo las sesiones de negociación. Si cree que tiene la ventaja negociando en el sitio del vendedor, proponga de antemano que viajará con ellos. Si la distancia es demasiado grande para viajar de manera rentable, establezca una teleconferencia para realizar la sesión de negociación. Asegúrese de que sea una videoconferencia porque el lenguaje corporal habla más que las palabras.
- Asegúrese de que la persona que representa al vendedor tenga autoridad para negociar : Antes de que su gente viaje al sitio del vendedor o el proveedor viaja a su sitio, asegúrese de que la persona / personas que representa al vendedor tenga la autoridad para negociar en nombre de la compañía del proveedor. Sería una gran pérdida de tiempo escuchar al final de una larga sesión de negación "Bueno, déjame contactarte después de escuchar lo que mi jefe tiene que decir sobre esto".