¿Su pequeña empresa está demasiado ocupada para configurar un cuadro de mando de proveedor?
Si es propietario de una pequeña empresa, o simplemente trabaja en una pequeña empresa, y la cadena de suministro es una de esas cosas de las que debe ocuparse, pero no tiene tiempo para pensar en ello, anímese.
Las tablas de puntuación de los proveedores son una excelente manera de mantener el pulso en el desempeño de sus proveedores. Y hay formas fáciles y prácticas de implementar y mantener esos cuadros de mando, para que pueda dedicarse al millón de otras cosas que tiene que hacer hoy .
Datos
Las grandes corporaciones, con montañas de dinero que sus ejecutivos usan como muros de escalada en roca, pagan caro los datos. Y luego doblan y pagan aún más dinero para que los analistas corten, digan y le den sentido a esa información. ¿Cómo se puede esperar que recolecte, analice y tenga sentido de esa información, e incorpore lo que podría ser útil en las tarjetas de puntuación de sus proveedores?
Bueno, la buena noticia es que ya tiene acceso a todos los datos que necesita para mantener un seguimiento fácil del desempeño de sus proveedores.
Los pedidos que realiza a sus proveedores le brindan la fecha de solicitud, la cantidad de la orden y el precio esperado.
Los documentos de envío de sus proveedores y sus documentos de recepción le brindan la fecha de envío real, la fecha de recepción y la cantidad recibida.
Y las facturas de su proveedor pueden confirmar su precio de pago real.
Eso es todo lo que necesita para comenzar su tarjeta de puntuación de proveedor.
Qué grado
¿Qué es lo que usted y su pequeña empresa esperan lograr, desde el punto de vista de la satisfacción del cliente? Es probable que desee enviar a sus clientes lo que ordenaron, cuando quisieron que se les entregara, y lograrlo gastando la menor cantidad de dinero posible.
Y eso es lo que debe esperar que hagan sus proveedores por usted. Deberían enviarte lo que quieras, cuando lo desees y te cobre el menor dinero posible por lo que pediste.
En términos de cadena de suministro, eso se traduce en entregas puntuales, precisión de pedidos y control de costos de mercancías.
Configurando su Scorecard
Usar una hoja de cálculo es la forma más fácil de hacerlo. Una vez que tenga la configuración de datos subyacente, puede configurar una pestaña Scorecard que ordene los datos en la hoja de cálculo a una única ubicación. La pestaña Scorecard le permitirá ver su información consolidada fácilmente.
Estos cuadros de mando son herramientas para que pueda evaluar rápidamente el rendimiento de sus proveedores. Los cuadros de mando se utilizan para agregar datos para ayudar a impulsar la estrategia de gestión de la cadena de suministro y la toma de decisiones. Al igual que puede obtener una A, B o C en una libreta de calificaciones de la escuela, le da una idea de alto nivel de cómo le está yendo. Las tablas de puntuación de los proveedores también lo ayudan a usted y a su pequeña empresa a centrarse en las áreas en las que un proveedor podría necesitar mejorar.
Volveremos a los aspectos prácticos de su cuadro de mando en unos pocos minutos, pero primero, una revisión de los términos de la cadena de suministro.
El tiempo de entrega
Sus clientes quieren que su pequeña empresa envíe sus pedidos a tiempo.
Desea enviar a sus clientes a tiempo. Por lo tanto, es lógico que sus proveedores deseen enviarlo a su pequeña empresa a tiempo.
Entonces, ¿por qué hay tantos envíos atrasados en el mundo?
Los problemas de producción y calidad pueden generar entregas tardías. La demanda del último segundo puede causar pedidos de última hora, lo que puede no permitir los plazos de entrega adecuados en el proceso de fabricación y cadena de suministro. Pero la causa más común de entregas tardías es una planificación deficiente. La buena noticia es que es el controlador más fácil de arreglar.
El primer paso para arreglarlo, sin embargo, es identificarlo.
¿Cuándo hizo su pedido con su proveedor? ¿Eso fue dentro del tiempo de entrega asignado? ¿Te llegó el pedido a tiempo? Es una pregunta de sí o no y su proveedor obtiene un 100 por ciento o cero.
Precisión del pedido
¿Qué ordenaste de tu proveedor?
¿Es eso lo que apareció?
¿Cuántos de esos artículos ordenaste? ¿Es eso cuántos se presentaron? (A menudo, esto es una advertencia si el artículo no se puede contabilizar fácilmente y cada unidad individual tiene un costo relativamente bajo. En esos casos, los proveedores tienden a enviar pequeños excedentes del 3 al 10 por ciento y los clientes lo permiten).
Costo de control de mercancías
¿Cuánto esperaba pagar a su proveedor? ¿Es eso lo que su proveedor le facturó?
Si los costos de su proveedor están aumentando , su pequeña empresa necesita saberlo más pronto que tarde. Mantener un seguimiento regular de eso a través de una tarjeta de puntaje del proveedor puede ayudar a evitar el costo de un desastre de bienes.
Scorecard Nuts-and-Bolts
Usando su hoja de cálculo (la mencionada anteriormente), cree una pestaña para su proveedor, llamémosle Proveedor A. En algunos casos, podría ser más fácil crear hojas de cálculo separadas, una para cada uno de sus proveedores.
Si tiene un sistema ERP (y si no sabe si tiene un sistema ERP , no lo tiene) u otro sistema que haga un seguimiento de los pedidos que realiza con sus proveedores (Quickbooks, por ejemplo), debería poder exporta los datos que necesitas De lo contrario, puede que tenga que ingresarlo manualmente, pero una vez que lo configure, esto puede ir bastante rápido.
Sus columnas deberían ser algo así como: número de pedido, nombre del proveedor, fecha de pedido, fecha de envío solicitada, nombre del producto (o número de pieza), precio unitario, cantidad de la orden. Puede obtener toda esta información del orden que generó su pequeña empresa.
Continúe las columnas con información del envío real de su proveedor: fecha de envío real, fecha de recepción y cantidad recibida.
Cuando su proveedor le factura, puede agregar una columna para el precio facturado.
Con esa información, tiene lo que necesita para comparar las fechas de envío solicitadas con las fechas reales de envío de su proveedor. Algunos van a la cantidad ordenada contra la cantidad recibida y el precio de la orden frente al precio de la factura.
Agregue tres columnas más a su extrema derecha con estos encabezados de columna:
- ¿A tiempo?
- 100 por ciento de precisión del pedido?
- ¿Precio correcto?
Ahora compare lo que pone en los pedidos con lo que recibió de sus proveedores. Y rellene las celdas con una Y o una N. El total de sus Y sobre el total de las órdenes le da sus porcentajes. Puede capturar esos porcentajes en la primera Pestaña de tabla de puntuación de la que hablamos anteriormente.
Una vez que configura la plantilla, la pestaña Tarjeta de puntaje puede completarse automáticamente. Si no está seguro de cómo configurarlo, hay una serie de tutoriales que lo guiarán. O pregúntale a tu adolescente.
Su cuadro de mando debería decir: Nombre del proveedor, Porcentaje de tiempo de entrega = xx por ciento, Precisión del pedido = xx por ciento, Precisión del costo de los bienes = xx por ciento. Esa mirada de alto nivel sobre el desempeño de su proveedor puede decirle si necesita administrar ese proveedor más de cerca , o si puede hacer esas otras millones de cosas que tenía que hacer hoy.