Para mayor seguridad, establecer un balance de cajón puede controlar las pérdidas.
La cuestión de la caja chica debe abordarse durante la etapa de planificación comercial al establecer los procedimientos de la tienda . La cantidad de dinero que un minorista debe tener a mano variará según el volumen de ventas, la capacidad de almacenar de manera segura el dinero y el tipo de pagos que el minorista recibe de los clientes. Puede llevar algunas semanas tratar con el público antes de poder determinar exactamente cuánto dinero tiene a mano y en el cajón de efectivo.
Además del monto inicial de efectivo en el registro, determine un monto máximo. Sacar dinero en exceso del cajón de efectivo durante un turno, a veces llamado "caída de efectivo", es una buena gestión de efectivo que reducirá la cantidad de dinero en el piso de ventas. Este proceso es especialmente útil durante los tiempos de grandes ventas como la temporada de compras navideñas. Aunque es bueno tener grandes cantidades de efectivo entrando en su negocio, para estar seguro, es mejor no tenerlo demasiado visible.
Cantidad equilibrada
Examine el número y los montos en dólares de las facturas y los cambios hechos a mano cada día para asegurarse de que su tienda nunca se quede corta. Si descubre que constantemente se está quedando sin cuartos u otras monedas, considere aumentar la cantidad de caja chica . Tenga en cuenta que no todo el efectivo de la tienda debe mantenerse registrado.
Es posible que los minoristas deseen mantener una cantidad adicional de monedas enrolladas y otro efectivo en la caja fuerte como un banco en la tienda. Esto se puede utilizar para situaciones de emergencia e imprevistas, como quedarse sin productos de papel en los baños, o cosas menos urgentes, como tratar al personal con café en un día ajetreado. Asegúrese de limitar el acceso a este efectivo al personal de la tienda de confianza.
Como parte de sus estándares, establezca la cantidad en dólares de efectivo que se mantendrá en el cajón. No es necesario preocuparse por los tipos de billetes o monedas en la cantidad cada noche, ya que esta práctica simplemente controla el total. La mejor práctica para la mayoría de los minoristas es $ 200 por cajón o registro. Esto se basaría en un ticket promedio de menos de $ 200. Si el promedio de su ticket supera esta cantidad, solo necesita ajustar si tiene un gran volumen de negocios en efectivo. Pero, la realidad es que con los métodos actuales de pago móvil como Apple Pay, los días de efectivo están contados.
Si decide que su tienda debe tener $ 200 en la caja registradora en todo momento, obviamente querrá distribuir el dinero equitativamente entre las diferentes denominaciones. Idealmente, tendrá a mano la mayoría de las facturas de $ 1 y $ 20, ya que esas son sus facturas más comunes. Las monedas enrolladas vienen en cantidades fijas, pero asegúrese de tener una distribución pareja de cada una (incluso centavos, por irritantes que sean).
Al "cortar" el cajón por la noche (corte se refiere a tirar todo el efectivo por encima del límite del cajón - $ 200 en nuestro ejemplo) intente mantener la distribución de las facturas para que coincida con su punto de partida deseado. La mayoría de los minoristas no cuentan el cambio para este propósito, sino simplemente las facturas. Es decir, el minorista deja $ 200 en billetes en el cajón y solo tira de cambio cuando se desborda. Todavía necesita contar todo el cambio por la noche para equilibrar el cajón. Esto proporciona un sistema de control y equilibrio para ayudar a evitar el robo interno .
Depósitos diarios
Cada noche al cierre, equilibre el cajón de efectivo de nuevo al monto inicial y prepare el depósito diario de acuerdo con sus procedimientos operativos. Muchos minoristas toman depósitos por la noche, pero eso puede generar problemas de seguridad. El mejor escenario es asegurar el dinero de la noche a la mañana en una caja fuerte y realizar el depósito en el banco durante el día.
No quiere poner en peligro la seguridad de ese gerente nocturno al convertirlo en el blanco potencial de un robo.