Lo que necesita para guardar y organizar
Hasta cierto punto, los elementos que necesitará para desarrollar un sistema de archivo dependerán mucho de su negocio.
Por ejemplo, si vende un producto tangible, necesitará algo que rastree su inventario. Sin embargo, aquí hay una lista general de los elementos que deberá seguir en su negocio familiar:
- Planes de negocios y marketing.
- Documentos legales (es decir, documentación del LLC, licencia comercial y registros de propiedad intelectual, contratos)
- Contactos (profesionales, clientes, vendedores, proveedores de servicios, etc.)
- Información financiera (estados de pérdidas y ganancias, balances, cuentas por pagar / por cobrar)
- Impuestos
- Gastos comerciales (recibos)
- Proyectos
Junto con esta lista, querrá agregar elementos que sean específicos de su negocio.
Sistemas para organizar su negocio en el hogar
Lo más probable es que use una variedad de métodos para almacenar y manejar sus documentos y otra información importante. El factor clave es elegir un método que funcione mejor para usted. Todos tienen una forma diferente de pensar y organizarse. Por ejemplo, para algunas personas, tiene más sentido organizar los archivos alfabéticamente, pero para otros les resulta más fácil organizarlos por fecha.
Si no está seguro de qué es lo que mejor funciona para usted, intente con uno, y si tiene problemas para mantenerlo, adopte un sistema diferente. Aquí hay tres formas de organizar sus archivos e información:
Sistema simple de archivado de carpetas
Para las pequeñas empresas que no generan demasiados trámites, el sistema de encuadernación es una buena opción.
También es ideal para las personas que les gusta tener todo en un solo lugar o que necesitan que su información sea móvil. El sistema de encuadernación utiliza una carpeta grande de tres anillas, protectores de hoja y divisores de sección.
Utilice los separadores de sección para organizar sus categorías comerciales, como pedidos pendientes, pedidos completados, copias maestras de varias formas ... etc. A partir de ahí, comenzará a recopilar los archivos en los protectores de hojas. Una vez que la carpeta se llena, al final de la semana, mes o tres meses, será el momento de purgar. Simplemente transferirá los archivos de pedidos de los clientes y otros registros históricos a un sistema de archivo tradicional que refleja fielmente la organización de su carpeta.
Sistema de Archivo Tradicional
Los sistemas de archivo tradicionales usan un archivador, archivos colgantes y carpetas manila. Casi todas las empresas finalmente necesitarán este tipo de presentación a medida que crezca su negocio. Con el tiempo, se generan demasiados documentos para no tenerlos. Y dado que los registros impositivos deben conservarse durante siete años, necesita un lugar para almacenar todos estos registros. Los sistemas de archivo tradicionales son ideales para los artículos que deben mantenerse, pero no se accede regularmente, como los impuestos del año anterior y la licencia comercial. Aquí hay algunos consejos para que su sistema de archivo tradicional despegue y sea exitoso:
- Piensa en qué tipo de sistema usarás en realidad. Puede volverse loco comprando útiles de oficina geniales e idear el sistema de archivo más elaborado y colorido del mundo, pero si no se ajusta a su estilo de trabajo, será una pérdida de tiempo y dinero.
- Cree un sistema para administrar su papel que permita la menor cantidad de "toques". Desea evitar acumular montones de papel y ocuparse de cada pieza varias veces. En cambio, trabaje para tomar decisiones sobre dónde debe ir un papel la primera vez que lo toque.
- Reserve tiempo para la presentación . Es fácil evitar esta tarea, como la peste, pero es necesaria y ayudará a que su negocio funcione con mayor fluidez. Especialmente los recibos y otros artículos utilizados en el momento de la declaración de impuestos, mantener este material organizado hace que declarar sus impuestos sea mucho más fácil.
Sistema de archivo electrónico
El mundo digital no ha eliminado completamente la necesidad de almacenamiento de papel, pero ha hecho que el almacenamiento de la información sea mucho más fácil. Los sistemas digitales pueden crear, enviar y administrar facturas, y pueden hacer un seguimiento de las finanzas de su negocio en casa y luego importarse al software de impuestos para la presentación electrónica. Puede escanear recibos y guardarlos en un archivo en su computadora (aunque probablemente también deba conservar la versión en papel). Los sistemas electrónicos pueden almacenar la información de sus clientes, clientes y prospectos en un sistema de gestión de relaciones con los clientes para facilitar el acceso, el envío de correos electrónicos, la facturación y mucho más. Los sistemas en línea se pueden usar para guardar sus ideas, ayudarlo a administrar proyectos, organizar información o investigar.
Pero al igual que los sistemas de archivos en papel, su sistema de archivo digital debe tener una estructura organizativa, utilizando carpetas y archivos almacenados en su computadora o en la nube . Para una administración más fácil, use la misma estructura y los mismos nombres de archivo en su sistema digital que en su sistema en papel. Para proteger sus archivos digitales, haga una copia de seguridad en un disco duro separado o en un sistema de almacenamiento en línea.
Una combinación de todos los de arriba
Lo más probable es que necesite usar más de un sistema para administrar todos los datos y el material que necesita almacenar en su negocio. En primer lugar, deberá decidir qué es lo mejor para usted y luego implementarlo. Por ejemplo, puede tener un sistema de encuadernación para ayudarlo a organizar la administración diaria de su negocio, como su cronograma, comercialización y copias de sus formularios.
Su sistema tradicional puede contener todos sus documentos a largo plazo, como impuestos, permisos y licencias comerciales de años anteriores, y registros de propiedad intelectual. Puede usar un sistema digital para almacenar sus ideas, como Evernote , y rastrear proyectos.
Por otro lado, es posible que desee ser lo más digital posible, utilizando una lista de tareas y un calendario en línea , escaneando todos los recibos en su computadora y usando software o servicios en línea para todas las demás necesidades de administración de su negocio. Aún así, aún querrá un sistema para administrar el papel que se genera. La clave es encontrar el sistema que sea fácil de usar y encontrar la información que necesita cuando la necesita.
Actualizado septiembre de 2016 Leslie Truex