Durante varios años, el IRS ha tratado los gastos del teléfono celular para empresas y empleados como parte de una categoría de activos comerciales denominada propiedad listada . Esta categoría de activos incluye activos que pueden utilizarse para fines personales y comerciales, por lo que el IRS exigió un mantenimiento de registros más detallado por parte de las empresas para separar el uso de teléfonos celulares como gastos comerciales deducibles del uso personal.
Una disposición de la Small Business Jobs Act de 2010 eliminó los teléfonos celulares de la categoría de propiedades listadas.
Los teléfonos celulares son un beneficio marginal
Aunque el IRS eliminó los teléfonos celulares de la categoría de propiedad listada, no eliminó los costos del teléfono celular de la categoría de beneficios complementarios . La mayoría de las empresas en estos días requieren que los empleados que viajan o que se encuentran en posiciones administrativas tengan teléfonos celulares.
¿Pero cuánto del uso del teléfono celular es personal y es este uso personal un beneficio imponible para el empleado? El IRS dice que un teléfono celular proporcionado por el empleador es un beneficio marginal para el empleado, y el valor del teléfono, que incluye tanto el costo del teléfono como los cargos mensuales, es gravable para el empleado a menos que se pueda probar que el teléfono está siendo utilizado principalmente con fines comerciales. (Internal Revenue Bulletin 2011-38)
Pero el IRS también dice que "cuando un empleador proporciona a un empleado un teléfono celular principalmente por ... razones comerciales , el uso comercial y personal del teléfono celular generalmente no es gravable para el empleado.
El IRS no requerirá un registro de uso comercial para recibir este tratamiento libre de impuestos ".
Los teléfonos celulares como una condición de trabajo marginal beneficio
El IRS llama a los teléfonos celulares un "beneficio complementario de condición de trabajo", es decir, "cualquier propiedad o servicio brindado a un empleado del empleador en la medida en que, si el empleado pagó dichos bienes o servicios, dicho pago sería admisible como pago". deducción "como un gasto comercial ordinario y necesario .
Como beneficio adicional de las condiciones de trabajo, el uso personal de los empleados no afecta la capacidad del negocio de deducir los costos del teléfono celular relacionados con el negocio, ni tampoco es gravable para el empleado como un beneficio marginal.
En primer lugar, debe establecerse el objetivo comercial principal, para que los gastos relacionados con el negocio sean deducibles para la empresa y para evitar que el empleado tenga que pagar impuestos por el uso del teléfono proporcionado por el empleador. El uso personal no comercial del teléfono celular no es deducible como un gasto comercial de la compañía.
Si requiere que los empleados utilicen teléfonos celulares para fines comerciales, el uso personal del empleado se trata a efectos impositivos como un beneficio marginal de minimis según lo define el IRS. Esta disposición del IRS se aplica al uso de un teléfono celular proporcionado por el empleador después del 31 de diciembre de 2009.
Propósitos comerciales para teléfonos celulares
Lo "ordinario y necesario" lo determina el IRS y se aplica a los teléfonos celulares de maneras específicas. Un ejemplo utilizado por el IRS para describir "fines comerciales" es el requisito del empleador para ponerse en contacto con el empleado durante el horario no comercial. El IRS dice que proporcionar el teléfono celular para fines de "moral o buena voluntad", atraer a un nuevo empleado o proporcionar una compensación adicional a un empleado no se considera "fines comerciales" y no excluye que el teléfono celular sea un beneficio marginal.
Mantenga buenos registros en el uso del teléfono celular
Quitar los teléfonos celulares de la categoría de propiedad listada no significa que pueda ignorar el problema de mantener buenos registros sobre el uso personal de teléfonos celulares. Aún debe poder demostrar que el teléfono se usó principalmente para fines comerciales.
Que hacer después
Para evitar problemas de auditoría fiscal y cumplir con las leyes relacionadas con el uso del teléfono celular relacionado con la empresa, analice el problema con su asesor fiscal. Algunas medidas que puede considerar:
- Restrinja los teléfonos celulares únicamente a los empleados que deben tenerlos para realizar sus tareas de manera adecuada, como representantes de ventas externos, gerentes que viajan con frecuencia y ejecutivos.
- Mantenga los registros del teléfono celular de los empleados para verificar el uso comercial. Si esto es oneroso, encuentre una forma de acceder a los registros de teléfonos celulares en línea a través de su proveedor, para que pueda recuperarlos si es necesario.
- Exigir que los empleados con teléfonos celulares provistos por la compañía tengan otro teléfono celular para uso personal.
Lea más sobre el IRS sobre el tratamiento fiscal de teléfonos celulares proporcionados por el empleador.