Obteniendo tus archivos de donantes en orden
¿Cuándo sabes cuándo ha llegado ese momento, y luego qué haces? Varios profesionales sin fines de lucro dieron estas respuestas cuando les pedí que completaran esta frase: "Sabía que era hora de obtener un nuevo sistema de gestión de donantes cuando ...."
- El que teníamos no podía informar los datos de la manera que necesitábamos.
- El perro se comió mis tarjetas de índice.
- Quería saber algo sobre mis donantes, y me tomó una cantidad absurda de tiempo del personal para encontrar la respuesta.
- El último "sistema" lo dejó en su cabeza.
- La única persona que tenía una pista sobre cómo usar el sistema (una antigua base de datos de Access) se retiraba.
- La computadora de un voluntario colapsó y perdimos todo.
¿Esas razones son ciertas para su organización sin fines de lucro?
Sin embargo, decidir la necesidad de un nuevo sistema es la parte más fácil. Existe un mundo de información confusa sobre sistemas que compiten por ahí, y no es una manera fácil de ponerlo todo junto.
Pasé a los "Informes del consumidor" de tecnología sin fines de lucro para encontrar las respuestas. Idealware es una organización sin fines de lucro que ayuda a otras organizaciones sin fines de lucro a tomar decisiones inteligentes sobre software al realizar una investigación imparcial y luego traducirla a informes, artículos y capacitación fáciles de comprender.
Andrea Berry, Directora de Alianzas y Aprendizaje en Idealware, sugiere estos pasos para elegir un nuevo sistema de gestión de donantes.
Averigua si realmente necesitas un nuevo sistema.
Berry dice que empieces por evaluar por qué no te gusta tu sistema. El problema puede no ser lo que piensas, y no es fácil cambiar de software. Se necesita tiempo, esfuerzo y dinero.
Berry dijo: "No existe un sistema de balas de plata, así que asegúrese de que su sistema actual sea realmente inadecuado.
Por ejemplo, puede que necesite aprender más sobre el sistema que tiene, en lugar de cambiar completamente a un sistema completamente nuevo ".
Tómese el tiempo para determinar cuál es realmente el problema. Podría ser uno de los siguientes?
- Necesitas más entrenamiento. Tal vez su sistema actual tenga características que no entiende o no sabe cómo usar. Pregúntele a su proveedor si hay opciones de capacitación, como videos o recursos en línea, a los que puede acceder.
- Necesitas más apoyo. ¿Cuáles son las opciones de soporte para su sistema actual? ¿Hay ayuda disponible y asequible? ¿El vendedor entiende sus problemas y trata de ayudar, o le hablan a usted? ¿Tienen una solución para su problema particular?
- No comprende todas las capacidades de su sistema actual. ¿De verdad sabes con certeza que no hace lo que quieres? ¿Hay documentación disponible? Algunos proveedores están trabajando arduamente para proporcionar más ayuda, como videos, foros donde se pueden hacer preguntas y literatura escrita para personas que no son techies.
- Su sistema es demasiado débil o demasiado robusto. Ajustar un sistema a su proceso y su presupuesto es un paso crucial.
- Tu sistema es muy caro ¿Pagas por más funcionalidades de las que necesitas? Berry dice: "Cuando hables con un vendedor, recuerda que esta es una venta ... la naturaleza es 'vender'. Comprender tus necesidades te ayudará a no distraerte con el 'síndrome de objeto brillante' ".
- Su sistema no está actualizado. Quizás su sistema no tenga nuevas características. Tenga en cuenta que debe actualizarse regularmente de manera automática o por usted mismo o su proveedor. Solo tenga en cuenta cómo su sistema se mantiene actualizado.
- Su sistema ya no es compatible con el proveedor. Berry dice que esto no es común, pero sucede, especialmente si un vendedor más pequeño es comprado por uno más grande.
Idealware ofrece un libro de trabajo, Una guía para consumidores sobre sistemas de gestión de donantes a bajo costo que lo ayudará a guiarlo en este proceso de autoevaluación.
Identificar un equipo de partes interesadas.
Entonces has decidido cambiar. ¿Lo que sigue?
Berry dijo: "Lo que vemos todo el tiempo es que el director de desarrollo decide obtener un nuevo sistema, pero no consulta con el departamento de marketing, el director ejecutivo o el coordinador de voluntarios , que utilizarán el sistema".
Es una buena idea consultar a todos los que van a usar el sistema. Cuando piense en las características que necesita, deje que todos tengan algo que decir. Asegúrese de que estén representados todos los que usarán o se verán afectados por el sistema. Alguien en el departamento de regalos debe estar presente, así como una persona que lidere los esfuerzos de recaudación de fondos.
Comprenda sus procesos actuales.
Haga una lista detallada de sus procesos de recaudación de fondos, estandarícelos y evalúe todo lo que hace con sus bases de datos. Pregunta a tu organización:
- ¿Por qué lo hacemos de esta manera?
- ¿Tenemos que seguir haciendo las cosas de esa manera?
Berry dijo: "La estandarización le da flexibilidad al elegir un sistema ... los sistemas menos costosos no ofrecen una gran flexibilidad, por lo que cuanto menos 'rarezas', mejor. Busque las mejores prácticas en el campo y evite procedimientos únicos".
Elimine las redundancias antes de invertir. ¿Cuántas veces ingresas una dirección, por ejemplo? No lleve a cabo tácticas extravagantes que han proliferado a lo largo de los años y en su lugar, concéntrese en lo que su organización necesita actualmente.
Por ejemplo, querrá establecer un estándar para la entrada del número de teléfono. ¿Registrará números como (555)555-5555 o 555-555-5555? Estos son todos los detalles esenciales para pensar.
Prioriza tu lista de deseos de características .
Reúna a todos los que usarán el sistema o quienes recibirán informes al respecto. Haga una lluvia de ideas sobre todo lo que pueda desear, y luego clasifique estas características. Determine lo que absolutamente necesita, sin el cual el sistema es inútil. Hacer esto primero evitará que llegue a un nivel de complejidad que podría arruinar su presupuesto.
Berry recomienda crear una lista de tres niveles:
- ¿Qué necesitas o de lo contrario el sistema es inútil?
- ¿Qué sería bueno tener pero no es un factor decisivo?
- ¿Qué querrías si el dinero no fuera una opción?
Las características populares a menudo incluyen:
- Seguimiento del compromiso del donante
- Campos personalizados y notas
- Cultivo de donantes
- Capacidades de programación
- Informes sobre tendencias populares
- Gestión de membresía
Bonificación: Eche un vistazo a la Guía de CRM de Salsa para determinar las características correctas para su organización.
Haz tu investigación.
Use Idealware. Han hecho la investigación necesaria para ti. Los informes de Idealware han reducido el campo, escogieron sistemas que son sistemas dedicados de administración de donantes, y luego extrajeron los diez sistemas principales y proporcionaron una lista de características.
Consulte la Guía del consumidor para sistemas de gestión de donantes a bajo costo.
Usando el informe, haga una lista de tres o cuatro sistemas viables.
Programar demostraciones de proveedores.
Algunos vendedores vendrán a ti, o puedes ir a ellos. Pero muchas demostraciones se transmiten en línea con la ayuda de una herramienta para compartir en la web. A veces incluso puedes descargar una versión de prueba.
Asegúrese de usar ejemplos reales para ver cómo funcionará cada sistema para sus necesidades. Una gran ayuda son los seis consejos de Idealware para navegar por la demostración de proveedor.
Clasifique los sistemas en función de su lista de deseos: lujosas frente a las necesidades principales y de alto costo versus asequibles, y elija el sistema adecuado para usted.
Es posible que pueda comprar su nuevo sistema con una tarjeta de crédito en línea, pero los sistemas más grandes pueden tener un contrato que debe procesarse y firmarse.
Berry dice: "A veces puede comenzar a utilizar su nuevo sistema de inmediato, mientras que otros sistemas necesitan ser personalizados. DonorPerfect Online es bien conocido por personalizar un sistema antes de comenzar, mientras que otros sistemas, como GiftWorks, son fáciles de usar desde el principio. -go. Algunos sistemas necesitarán un asesor para establecerse ".
Tenga en cuenta que utilizará su CRM para mejorar las relaciones con los donantes, pero incluso puede usarlo para mejorar sus estrategias de recaudación de fondos.
Dan Quirk es el Gerente de Mercadeo de Salsa Labs, la principal compañía de software de recaudación de fondos para organizaciones sin fines de lucro enfocadas en el crecimiento. El enfoque de marketing de Dan en la creación de contenido, la optimización de la conversión y la tecnología de marketing moderna lo ayuda a capacitar a los equipos de desarrollo sin fines de lucro en las mejores prácticas de recaudación de fondos digitales.