Conozca las razones de la planificación del presupuesto empresarial

Evaluación de Planificación, Control y Desempeño

Un presupuesto detallado y realista es una de las herramientas más importantes para guiar su negocio y proporcionar la información necesaria para operar dentro de sus posibilidades, manejar los desafíos futuros y, finalmente, obtener ganancias. Sin un presupuesto, puede ser como disparar en la oscuridad. Un presupuesto sólido identifica el capital disponible actualmente, calcula los gastos y anticipa los ingresos. Debe referirse continuamente al presupuesto de su empresa como una forma de medir el desempeño en relación con las expectativas.

Planificación

Un presupuesto es una herramienta de planificación necesaria para construir un marco para su negocio y sus finanzas. Combinando las tendencias pasadas con las previsiones realistas para el año fiscal, un presupuesto proporciona una vista detallada de los activos, las expectativas realistas de ingresos y cómo se comparan con los gastos anticipados.

Los presupuestos también ayudan a establecer objetivos y establecer prioridades. Un presupuesto debe detallar de dónde vendrá el financiamiento para ejecutar nuevas estrategias y cuántos ingresos se pueden generar ejecutando las estrategias con éxito. Las líneas de pedido que controlan la mayor cantidad de fondos o generan la mayor cantidad de ingresos generalmente son elementos de alta prioridad, y eso puede servir como un buen recordatorio sobre su estrategia general al tomar decisiones.

Un presupuesto efectivo debe dividir los ingresos y los gastos anticipados por mes o por trimestre, y dependiendo del tamaño de su negocio, debe incluir presupuestos separados para cada departamento.

Estos presupuestos departamentales también deben desglosarse por meses o por trimestre, y colectivamente se unirán para formar su presupuesto principal .

Las empresas que dependen en gran medida de los ingresos por ventas estacionales sirven como un buen ejemplo de por qué un presupuesto es tan importante. Si los meses de junio, julio, agosto y diciembre generalmente generan el 75 por ciento de los ingresos de su negocio, su presupuesto le permite planificar con anticipación para que tenga la mejor estrategia para distribuir esos ingresos de manera más efectiva en el transcurso de un año fiscal.

La planificación también debe tener en cuenta las necesidades a largo plazo. Por ejemplo, si prevé un gran gasto dentro de uno o dos años para las actualizaciones de la computadora, es una buena idea comenzar a presupuestar ese gasto por adelantado.

Evaluación

Además de ser una parte importante del proceso de planificación, los presupuestos son necesarios para evaluar el desempeño de su empresa a lo largo del año fiscal. Parte de la presupuestación responsable es hacer un seguimiento de los ingresos y gastos reales y compararlos con lo presupuestado. Esto ayuda a asegurar que su negocio se apegue a sus planes, pero el presupuesto también ofrece un medio importante para identificar problemas y oportunidades.

Por ejemplo, si las ventas en el primer trimestre son más bajas de lo presupuestado, sabrá que es probable que tenga que encontrar los gastos para reducir más adelante en el año fiscal a fin de seguir siendo rentable. Un ejemplo más positivo podría ser las ventas de un nuevo producto que exceden las expectativas. Al rastrear esta tendencia y compararla con lo presupuestado, sabrá que tiene los ingresos adicionales para quizás revisar el presupuesto con planes para aumentar la producción o contratar personal adicional para manejar el negocio adicional.

Financiación

Un historial de redacción sólida, presupuestos detallados y apego a ellos puede ayudar a mostrar a los prestamistas o posibles inversores que usted sabe cómo desarrollar un plan de negocios y hacerlo funcionar.

Los prestamistas e inversionistas seguramente querrán profundizar mucho más en sus finanzas e historia, pero si no ven evidencia de fuertes prácticas presupuestarias, eso podría ser suficiente señal de alerta para rechazarlas.

Si está abriendo un nuevo negocio y tiene poco o ningún historial, debe compensar la falta de un historial con soporte detallado para su presupuesto. Esto significa investigar en el mercado y mostrar cómo las tendencias pasadas o quizás un vacío en la industria respaldan los números que presenta. Este tipo de atención al detalle puede ayudarlo a obtener una consideración seria de prestamistas o inversores.

Dotación de personal

Incluso las pequeñas empresas con pocos empleados necesitan asegurarse de contar con personal adecuado para escribir y mantener un presupuesto. Si, por ejemplo, posee y opera un café pequeño, puede tener un menú único y una reputación de servicio al cliente de calidad, pero eso no significa que sea un profesional financiero.

Si la contratación de una persona a tiempo completo para manejar sus libros no es realista, considere la posibilidad de ayudar a tiempo parcial o trabajar con una firma de consultoría externa, especialmente al principio y anualmente cuando llegue el momento de escribir un nuevo presupuesto para el próximo año fiscal. SCORE, afiliado a la Administración de Pequeños Negocios de los EE. UU., Está formado principalmente por voluntarios con experiencia en negocios y finanzas que brindan orientación y asesoramiento a pequeñas empresas. Esto puede ser un recurso valioso cuando acaba de comenzar o cuando se enfrenta a un desafío importante. Además de ayudar con el presupuesto u otros problemas, puede ponerlo en contacto con otros recursos en su comunidad.

Software

Algunas de las mejores herramientas para escribir un presupuesto detallado y atenerse a ellas son los programas de software, y van más allá de Microsoft Excel u otros programas de hojas de cálculo. Empresas como Quicken ofrecen programas de software asequibles para presupuestar y rastrear ingresos y gastos. Además, ya puede estar utilizando PayPal, Square u otros servicios en línea similares con su sistema de punto de venta (POS), y al igual que Quicken, ofrecen herramientas para redactar un presupuesto y rastrear ingresos y gastos.

No necesita un título en finanzas para aprender a utilizar estos programas para su proceso de presupuestación, pero podría valer la pena considerar la posibilidad de tomar una clase para ayudar a dominar todas las características relevantes que ofrecen.