Los dueños de negocios a menudo manejan su propia contabilidad por muchas razones que incluyen el temor de delegar información financiera sensible, querer el control total y mantener los costos de personal delgados. Esas razones, si bien son válidas para startups y operaciones más pequeñas, se vuelven cada vez más imprácticas a medida que crece su negocio. Algunos propietarios delegan deberes de contabilidad a los miembros de la familia o al personal de confianza, pero los empresarios más exitosos e inteligentes aprenden rápidamente que la contabilidad y las finanzas son el alma de los negocios y merecen la gestión profesional de especialistas financieros calificados.
Los tres puestos principales de gerente financiero en la mayoría de las empresas son tenedor de libros o contable, controlador y director financiero o CFO.
Como propietario de un negocio, puede manejar los deberes de estos puestos usted mismo o delegarlos a un miembro del personal o asociado confiable, pero a medida que el negocio madura, la mayoría de los propietarios descubre que contratar profesionales genera beneficios de costo-valor sólidos mientras que libera a los propietarios para concentrarse en el núcleo problemas de negocios Los resultados de la contratación de profesionales de contabilidad incluyen, entre otros, las siguientes ventajas comerciales:
- Encontrar ahorros de costos en el proceso de fabricación, las relaciones con los proveedores, las operaciones de la oficina y la gestión de los empleados
- Ahorrar dinero en impuestos
- Administrar un volumen en constante expansión de documentación interna e informes externos
- Diseño de una red de seguridad financiera mediante la mitigación de riesgos con cobertura de seguro, gestión de inventario, diversificación y evaluaciones de amenazas fiscales
- Expansiones de planificación
- Manejo de nómina
- Racionalización de operaciones y maximización de ganancias
- Evitar multas, multas, calificaciones crediticias más bajas y cargos por intereses que resultan de la falta de fechas límite, calcular la nómina de manera incorrecta, olvidarse de pagar facturas y perder oportunidades de negocios con plazos especiales
De hecho, la mayoría de las empresas ahorran dinero mediante la contratación de personal financiero profesional para administrar sus operaciones comerciales diarias.
Sin embargo, dependiendo del tamaño de su negocio, su industria y otros factores, es posible que solo necesite un tenedor de libros de medio tiempo o que necesite un personal financiero completo que incluya un controlador y un CFO. Decidir qué personal financiero necesita realmente su empresa es una decisión compleja que depende de muchos factores. Es casi seguro que sus necesidades cambien con el tiempo, y si su empresa crece con éxito, puede recorrer todas estas posiciones. Las siguientes secciones detallan lo que hace cada profesional y explica cuándo su negocio podría necesitar uno o más de estos especialistas financieros:
Funciones esenciales de contable
La mayoría de los tenedores de libros trabajan registrando de manera reactiva lo que ya se ha hecho financieramente en la compañía con poca o ninguna influencia en la estrategia comercial. Los tenedores de libros trabajan sobre una base transaccional y rara vez toman decisiones sobre transacciones comerciales futuras. Un tenedor de libros talentoso podría explicarle sus opciones, mantener al día los registros e informes, identificar discrepancias en los libros y recomendar ideas para ahorrar costos, pero sus trabajos principales son hacer una crónica del negocio y sus transacciones financieras y compilar informes a partir de esta información. Algunas de las tareas diarias típicas de un tenedor de libros de la compañía incluyen:
- Registro de ventas, gastos, cuentas por pagar y cuentas por cobrar
- Monitoreo de costos de suministros, gastos de oficina, alquiler, servicios públicos y otros costos fijos y variables
- Gestión de la nómina , retención de impuestos, cuentas de impuestos sobre las ventas, embargos salariales y deducciones de seguros
- Asegurar que las formas y los documentos esenciales se completen y almacenen de forma segura
- Preparación de informes diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales para la administración, agencias gubernamentales, accionistas, empleados y partes interesadas
- Pagar las cuentas a tiempo
- Investigar proveedores alternativos y hacer comparaciones de costos
- Identificar áreas problemáticas como desperdicio, mala administración, fraude y robo
- Seguimiento de materiales, suministros, inventario y recursos humanos
- Preparación de impuestos y depósitos de impuestos diarios, mensuales o trimestrales para la ciudad, el estado, el IRS, agencias de desempleo y compañías de seguros
- Gestión de seguros de negocios y empleados y planes de salud
- Proteger los registros de la compañía
- Obtener estimaciones y encontrar y pagar servicios y reparar personas
- Comprobando problemas de cumplimiento
- Manejar los problemas de crédito del cliente internamente y el crédito comercial con proveedores externos y prestamistas externamente
Saber cuándo alquilar un tenedor de libros
La mayoría de los propietarios de negocios, especialmente aquellos con espíritu emprendedor, prosperan en ejecutar todos los aspectos de sus negocios, y la contabilidad se ha vuelto más fácil con todo el software intuitivo disponible. Es completamente posible que los dueños de negocios mantengan los libros, pero no es necesariamente una buena idea a medida que crece el negocio. Cuando el papeleo comienza a comprometer la administración del tiempo, la satisfacción laboral o la eficiencia, es hora de considerar contratar un tenedor de libros. Es posible que no necesite contratar a un trabajador a tiempo completo e incluso pueda subcontratar todo o parte del trabajo contable, como la nómina de sueldos. Contratar a un tenedor de libros tiene sentido si cualquiera de los siguientes se aplica a usted y su negocio:
- Realmente no entiendes la contabilidad, pero confías en el software para decirte todo lo que necesitas saber.
- No está familiarizado con el código tributario y las estrategias para evitar impuestos.
- Su empresa experimenta un rápido crecimiento en poco tiempo.
- Los inversores, prestamistas o accionistas quieren informes preparados profesionalmente.
- Pasa más tiempo haciendo los libros que generando ventas o nuevos negocios.
- Planea expandirse a una región, industria o línea de productos diferente.
- Desea comprar, vender o intercambiar activos.
- Le informaron que sus libros serán auditados.
Contratar a un tenedor de libros no tiene por qué ser un proceso doloroso porque puede comenzar subcontratando el trabajo a una firma profesional de contabilidad. Esa es una estrategia especialmente efectiva si no está familiarizado con la contabilidad, la contratación de un tenedor de libros o la investigación de contadores o solicitantes de puestos de trabajo financieros.
Cuándo considerar contratar un controlador
Los controladores, que a veces reciben el nombre de contralor, supervisan contables, gerentes de impuestos, gerentes de crédito y otro personal contable mientras informan directamente al director financiero, al director ejecutivo o al propietario del negocio. En compañías más pequeñas, un controlador puede ser el único Contador Público Certificado en la compañía o supervisar a un equipo de contadores. Muchos de estos profesionales manejan sus deberes con la ayuda de un empleado, tenedor de libros o asistente administrativo.
Un controlador es el principal contable de la compañía y es responsable de preparar los estados financieros, planes comerciales, presupuestos, impuestos, certificaciones de cumplimiento y proyectos especiales tales como la planificación de estrategias comerciales a corto y largo plazo, adquisiciones comerciales, ventas de activos, fusiones de empresas y asegurando financiamiento o inversionistas. Considerado un gerente financiero de nivel medio, los controladores generalmente realizan las siguientes funciones:
- Administrar personal financiero.
- Firme cheques y asuma la responsabilidad fiduciaria de las operaciones de la compañía.
- Firme en informes y documentos relacionados financieramente.
- Establecer políticas y procedimientos financieros de la compañía.
- Crear informes para revisión interna.
- Manejar pólizas de seguro y gestión de riesgos.
- Proteger los activos de la compañía.
- Prepare, monitoree y actualice presupuestos.
- Los preparativos de la punta de lanza para las ofertas públicas.
- Asesorar a propietarios y ejecutivos sobre mercados financieros, tendencias y mejores prácticas.
- Desarrollar estrategias fiscales proactivas.
- Elija y administre el software de contabilidad.
- Perseguir colecciones.
- Enfrentar problemas de recursos humanos, como mantener registros de empleados.
- Educar al personal sobre los beneficios de los empleados y las responsabilidades comerciales.
Señales que indican que su negocio necesita un controlador
Cuanto más crezca su negocio, más probable es que necesite más que un contable. Si tiene accionistas, o un consejo de administración compuesto por personas que no son amigos, socios cercanos y la familia que usted designó, contratar un controlador es una práctica empresarial sólida que protege su empresa y sus activos. En general, un controlador se concentra en contabilidad mientras que un CFO se enfoca en finanzas estratégicas.
A medida que las partes interesadas de la empresa se expanden, un controlador proporciona informes tácticos de gestión y supervisión del personal sobre cuestiones contables, mientras que el director financiero se encarga de la planificación financiera y asume la responsabilidad del controlador y el equipo contable. La mayoría de las pequeñas empresas no pueden permitirse un controlador a tiempo completo, pero a medida que la empresa crece, no puede permitirse operar sin un controlador, incluso si él o ella trabaja a tiempo parcial o como consultor.
Cuándo contratar a un director financiero
Los CFOs trabajan más allá de los límites estrictos al tomar parte en todas las decisiones comerciales y abogar por los mejores intereses financieros de la organización. Como cualquier emprendedor experimentado o propietario de un negocio sabe, las evaluaciones financieras estrictas no son más que uno de los objetivos comerciales de una empresa exitosa. Las iniciativas que generan ganancias sólidas podrían debilitar fácilmente a la empresa con clientes a los que no les gusta pagar precios elevados por productos de calidad inferior o clientes leales que otorgan mayor valor a los objetivos, principios, compromiso ambiental o técnicas operativas de una empresa.
Los mejores directores financieros evalúan no solo los costos de hacer negocios, sino también los riesgos y amenazas que cualquier empresa puede generar. Como oficiales corporativos de alto rango, los CFO trabajan con propietarios, juntas directivas, altos directivos y otras partes interesadas clave y desempeñan papeles críticos en investigación y desarrollo, supervisión de la compañía, cumplimiento normativo y operaciones cotidianas. Otros deberes de CFO incluyen:
- Dirigir una empresa a través de fusiones, adquisiciones, ofertas públicas y cambios en la estructura y las operaciones comerciales
- Gestionando las principales expansiones de negocios a nuevos mercados
- Abogando por prácticas financieras sanas en la toma de decisiones complejas
- Gestionar activos y relaciones financieras con múltiples partes interesadas
- Operaciones de racionalización
- Evaluar y administrar los riesgos financieros
- Planificar objetivos financieros a corto y largo plazo
- Interpretar datos de mercado de múltiples indicadores financieros y tendencias comerciales
- Comprender las razones por las que los mercados comerciales funcionan de la manera en que lo hacen
- Determinar cómo invertir activos corporativos
- Pronosticar las tendencias del mercado y cómo la empresa puede aprovecharlas
Cada parte de la compañía depende en gran medida de los deberes combinados de su CFO: supervisión de control, gestión de tesorería y planificación y previsión de asuntos financieros críticos.
Necesidades de gestión financiera cada vez más exigentes
Las pequeñas y medianas empresas tienen necesidades cambiantes de contabilidad y contabilidad a medida que crecen sus operaciones. Los propietarios o los miembros del equipo designados a menudo se encargan de la contabilidad de las empresas pequeñas y nuevas con la ayuda del software de contabilidad. Eventualmente, sin embargo, la mayoría de las empresas determinan que contratar tenedores de libros profesionales, ya sea a tiempo completo o parcial e internos o subcontratados, libera al personal de las tareas principales del negocio y fomenta una mayor precisión, un mejor cumplimiento y una supervisión mejorada. El tenedor de libros adecuado garantiza que los informes se presenten a tiempo y ayuda a las empresas a identificar estrategias de ahorro, fraude, robo y desperdicio.
A medida que su negocio crezca y las demandas de su tiempo se multipliquen, es posible que necesite un personal financiero supervisado por un controlador o un CFO para administrar las finanzas cada vez más sofisticadas de la empresa. Sus opciones incluyen la contratación de personal a tiempo completo dentro de la empresa o la contabilidad externa y deberes financieros a un servicio de contabilidad profesional con experiencia. Ambas opciones son formas igualmente válidas de reforzar la fortaleza financiera de su negocio, pero muchas pequeñas y medianas empresas disfrutan de los beneficios de contratar asesores según sea necesario para evitar los altos costos de contratar profesionales de tiempo completo.