Un buen registro de impuestos puede ser el registro más importante que usted hace para su empresa. El Servicio de Rentas Internas (IRS) requiere que mantenga ciertos registros de impuestos para ciertos períodos de tiempo y otros registros para diferentes períodos de tiempo. No quiere que el tiempo de los impuestos ronde y tenga que entrar en pánico porque su empresa no tiene sus registros de impuestos en orden. Los registros impositivos en desorden pueden costarle deducciones y, si lo auditan, pueden causar un problema y costar dinero. Después de todo, desea obtener todas las deducciones que pueda y ser capaz de respaldarlas.
Aquí hay ocho consejos sobre qué registros de impuestos debe conservar, cómo conservarlos y durante cuánto tiempo mantenerlos:
01 - Configurar un buen sistema de software de contabilidad
Su declaración de impuestos final es un producto de su buen registro a través de su sistema de software de contabilidad en la empresa.
02 - Carga de la prueba para impuestos comerciales
Cuando realiza una entrada, como ingresos, gastos y deducciones, en su declaración de impuestos, tiene lo que se conoce como la carga de la prueba para ellos. Debe poder demostrar que tiene derecho a ciertas deducciones y gastos para poder tomarlos como deducciones.
¿Cómo se establece la prueba? A través de un buen registro, por supuesto. Si tiene registros que corroboren esas deducciones y gastos, ha cumplido con sus responsabilidades para tener la carga de la prueba para el IRS. No tome deducciones ni reclame ingresos sin tener documentación que demuestre que tiene la carga de la prueba.
03 - Documentos originales para revistas contables
Los documentos de origen para compras para sus negocios, tales como cheques cancelados, recibos, cintas de caja registradora y otros, son lo que usted hace de su libro de contabilidad y entradas de diario. También son su documentación para deducciones de impuestos para su negocio que toma al final del año fiscal. Los documentos originales guardados adecuadamente pueden llevarlo muy lejos con un buen registro.
Los documentos en papel originales deben guardarse en los libros contables donde registra la transacción. Como copia de seguridad, en caso de incendio u otro desastre, cada documento fuente debe escanearse en el archivo correcto de la computadora y almacenarse en una unidad flash.
04 - EFT y sus pagos comerciales
La tecnología está cambiando la forma en que operamos nuestros negocios. En lugar de escribir cheques impresos para transacciones, a menudo utilizamos tarjetas de crédito o débito o transferencias electrónicas de fondos (EFT) para pagar las facturas. ¿Cómo nos aseguramos de que tenemos los documentos de origen adecuados para el IRS en estas circunstancias?
Si usa EFT o tarjetas de crédito / débito, use los estados financieros emitidos por su banco como documentos fuente. Para EFT, la declaración debe mostrar lo siguiente: cantidad transferida, nombre del beneficiario y fecha en que la institución financiera envió la transferencia a la cuenta. Para tarjetas de crédito / débito, la declaración debe mostrar lo siguiente: monto cobrado, nombre del beneficiario, fecha de la transacción.
El comprobante de pago por sí solo no significa necesariamente que tiene derecho a una deducción fiscal. Guarde los recibos y las facturas de la tarjeta de crédito para corroborar su reclamo de una deducción.
05 - Resumen diario y mensual de los recibos de efectivo y desembolsos
Sus recibos de efectivo diarios y mensuales y la hoja de cálculo de los desembolsos en efectivo valen su peso en oro. Cualquier cosa que haya omitido en sus libros contables y revistas, es probable que pueda encontrarla aquí. De nuevo, necesitará documentación de origen. Los desembolsos, como los gastos de servicios de teléfono e Internet y los gastos de camiones / automóviles se pueden recoger aquí como posibles deducciones fiscales.
06 - Preste atención a su fondo de caja chica
Todas las transacciones realizadas con el fondo de caja chica deben tratarse como desembolsos en efectivo con un documento fuente. Algunos pueden ser deducibles de impuestos .
07 - Deducciones fiscales de nómina de empleados
Las deducciones de impuestos sobre la nómina de los empleados son complejas. La guía de impuestos generalmente se enfoca en el impuesto personal, pero este artículo resume las implicaciones impositivas del impuesto a los negocios de los empleados. Mantenga registros inusualmente buenos para sus empleados.
08 - ¿Cuánto tiempo debe mantener sus registros de impuestos?
De acuerdo con el Código Tributario de Impuestos Internos, debe conservar sus registros siempre que sean necesarios para la administración de cualquier parte del código impositivo.
Si tiene empleados, debe mantener sus registros por un período no menor a 4 años. Para estar seguro, mantenga los registros de los empleados un período de no menos de 7 años. Si debe impuestos, conserve sus registros durante no menos de 3 años. Si es propietario de una propiedad, conserve sus registros hasta que caduque el período de limitaciones para el año en que se deshaga de la propiedad en una disposición sujeta a impuestos. Si no reporta ingresos, debe informar y es más del 25% de los ingresos brutos en la declaración de impuestos, conserve sus registros durante 6 años.