Ten un plan y mantenlo
Las empresas y los consumidores están escribiendo un nuevo contrato. Se trata de la responsabilidad social corporativa y las expectativas del cliente
Una investigación realizada por Cone Communications, expertos en marketing de causas, descubrió que nueve de cada 10 consumidores esperan que las empresas de las que compran sean responsables y le devuelvan a sus comunidades.
Las empresas quieren vender sus productos pero también quieren ser buenos ciudadanos corporativos.
Eso es un ganar-ganar para el marketing relacionado con la causa , del cual el patrocinio es una parte. A los consumidores les gustan las empresas que les importan. ¿Qué mejor que exhibir ese cuidado que ayudar a patrocinar tu evento?
Pero, mi caridad es pequeña y local, se podría decir. Es cierto, pero las empresas locales e incluso los puntos de venta locales de las cadenas nacionales están aún más interesados en construir buena voluntad justo donde usted y ellos viven.
¿Qué es el patrocinio?
El apadrinamiento es una calle de doble sentido entre la caridad y un negocio. La organización benéfica recibe ayuda con los gastos del evento; y la empresa obtiene exposición, marketing de bajo costo y buena voluntad.
Las organizaciones benéficas que entienden qué motiva a las compañías a patrocinar pueden ganar en el juego de patrocinio.
¿Cómo puede competir una pequeña caridad?
Las grandes organizaciones benéficas nacionales tienen personal asignado al marketing relacionado con causas , o pueden contratar consultores que se especialicen en programas de patrocinio.
Pero no se desespere si su organización es pequeña, local, y su personal es principalmente voluntario. Aún puede obtener patrocinadores para su evento.
Solo planea trabajar en el vecindario.
Piensa en círculos concéntricos de influencia en tu ciudad o pueblo. Comience con las personas que conoce bien, trabaje en la comunidad donde tiene proximidad física con las empresas, y luego aborde el círculo más grande compuesto por compañías que aún no conoce personalmente ... todavía.
Muchas organizaciones solo piensan en el Wal-Mart o la sede corporativa en los suburbios cuando consideran los patrocinios corporativos.
Por lo tanto, no es de extrañar que se desanimen y sientan que el apoyo empresarial para el aterrizaje es una causa perdida. Piense en empresas más pequeñas, más cercanas y sobre la mamá y el pop.
Comience con el presupuesto de su evento
Desarrolle un presupuesto para su evento. ¿Cuánto costará el lugar? ¿Publicidad? Configuración física? ¿Luces, micrófonos, entretenimientos, regalos como camisetas? Servicio de seguridad, impresión, comida y comida?
¿Cómo generarás ingresos del evento? ¿Cobrará una tarifa por persona? ¿Ya hay dinero en el presupuesto dedicado al evento? ¿Algunos donantes ya han prometido apoyo?
¿Cuántos patrocinadores comerciales del año pasado se han registrado nuevamente? ¿Cuánto de los ingresos ayudará a apoyar el evento y cuánto irá a su causa?
Una vez que descubra cuánto dinero necesita recaudar, puede establecer niveles de patrocinio para las empresas a las que se acerca. Encuentra nombres creativos para cada nivel de patrocinio. Evite nombres usados en exceso como Oro, Plata, Bronce. Piense en nombres que reflejen la naturaleza de su caridad o su misión.
¿Cuántos patrocinios necesitará en cada nivel para alcanzar su meta?
Establezca varios patrocinios a niveles bajos que atraerán a las pequeñas empresas, un patrocinio de tamaño medio para una empresa más grande y, tal vez, un patrocinio sustancial para una empresa líder.
Sus patrocinios deberían formar una pirámide, con varios pequeños en la parte inferior y menos a medida que llegue a la cima. Incluso puede aplicar la pirámide de donantes o la tabla de regalos que funciona tan bien para campañas de recaudación de fondos para los patrocinios de su evento.
Planee sobrepasar el número de patrocinios de nivel básico para que, si no obtiene uno grande, no sea devastador.
No se olvide de compilar una lista de regalos en especie a los que pueda recurrir si una empresa prefiere no dar dinero en efectivo.
Una cadena de restaurantes puede querer donar el lugar, por ejemplo, mientras que su patio de madera local podría proporcionar los materiales para el escenario y el telón de fondo.
Asigne a cada nivel de patrocinio una lista de cómo promocionará al patrocinador antes y durante el evento.
Estos pueden ser logotipos en el programa, señalización, una mesa corporativa, comunicados de prensa que anuncian el patrocinio, obsequios de productos o degustación de muestras.
Si está activo en las redes sociales, asegúrese de hacer alarde de ese hecho a los patrocinadores. Una encuesta descubrió que los beneficios digitales ocupan el tercer lugar con los patrocinadores actuales, justo detrás de la exclusividad y la señalización.
Deje espacio para ser flexible. Cada patrocinador potencial podría tener sus necesidades particulares de mercadotecnia, o desear dar contribuciones en efectivo y en especie.
Prepare su audiencia / matriz de emparejamiento de patrocinadores
Antes de pedirles a las empresas que patrocinen su evento, piense en las audiencias que alcanzará su evento. Haga una lista detallada.
¿Llegarás a las familias? ¿Niños pequeños? ¿Nuevas madres, jubilados, personas de altos ingresos, abuelos, niños en edad de preparatoria, personas de la tercera edad?
Piensa en grande sobre tu público.
Su evento central podría ser un festival de teatro de verano para niños de 6 a 12 años, pero solo piense en todos los adultos que estarán allí con sus hijos.
No olvides a los abuelos que vendrán a ver tocar a sus nietos, sin mencionar a los hermanos mayores y los maestros que estarán ayudando.
Agregue los proveedores a su lista que podrían participar en la feria al aire libre que realizará antes y después de las presentaciones.
Una vez que tenga una lista de audiencias posibles, haga una lista de los tipos de negocios que también están interesados en esas audiencias.
Ciertamente, cualquier negocio que venda o sirva a familias o que sea educativo puede estar interesado.
Los restaurantes que dependen de negocios familiares y que dan la bienvenida a los niños son posibilidades. Considere tiendas de ropa y calzado para niños, restaurantes de comida rápida y lugares de entretenimiento como cines.
Encuentra tiendas que llevarán a cabo ventas de regreso a la escuela, tiendas de juguetes, escuelas privadas y grandes almacenes de todo tipo.
Considere todas las empresas de servicios que están interesadas en las familias, como las oficinas de seguros de automóviles, las oficinas corporativas que tienen empleados con hijos y las corporaciones que podrían estar buscando oportunidades de voluntariado para sus empleados .
La matriz de audiencia / patrocinador lo ayudará a identificar las empresas que podrían estar interesadas en patrocinar su evento y lo ayudará a desarrollar su discurso de venta a esas compañías.
¿Debería llamar, enviar por correo o visitar empresas?
Algunas organizaciones benéficas creen que pueden escribir una carta sobre el evento y las oportunidades de patrocinio, enviarla a todos los negocios de su comunidad y, por arte de magia, se presentarán patrocinadores.
No funciona de esa manera. Solo piense en la pila de correos que recibe cada negocio. ¿Por qué debería prestar mucha atención a una carta o incluso a un paquete de patrocinio completo de una pequeña organización local sin fines de lucro que solicita ayuda?
Si envía una carta, hágala específica para ese negocio en particular y luego haga un seguimiento por teléfono o algún otro contacto personal.
No tengas miedo de llamar en frío. Según IEG, una compañía que ayuda a organizaciones y patrocinadores a encontrarse, el 55% de los patrocinios provienen de llamadas en frío.
Use las llamadas telefónicas, las visitas, el correo y el correo electrónico de manera intercambiable según las circunstancias. Solo un método de contacto no funcionará. Use un enfoque integrado, y sea sistemático y persistente.
Use su círculo interno para encontrar los mejores prospectos para posibles patrocinadores
Pregúntales a tus voluntarios (especialmente a los miembros de la junta ) si tienen una conexión con un negocio local.
¿Se sentirían cómodos haciendo una presentación a la empresa para obtener apoyo o, al menos, ofreciendo una introducción al responsable de la toma de decisiones? Ofrezca asistir a una reunión con el voluntario.
Haga un seguimiento de todos estos clientes potenciales. Si un voluntario dice que se pondrá en contacto con su empleador o con su primo, dueño de la oficina de seguros, anótelo y luego haga un seguimiento. ¿El voluntario hizo el contacto? ¿Que pasó? ¿Como puedes ayudar?
Trabaja el círculo geográfico que puedes alcanzar físicamente
Camine por el área inmediata donde se encuentra su organización benéfica y donde planea realizar su evento.
Escriba los nombres de todos los negocios, busque su información de contacto y luego llámelos sobre su próximo evento. Haga una cita para hablar con ellos en persona.
En esa reunión, haga un discurso de marketing para el negocio. Explique quién asistirá a su evento, cómo publicitará su patrocinio y presentará los niveles de patrocinio.
Si no obtiene un compromiso en ese momento, deje algunos materiales preparados y su tarjeta de visita.
Envíe inmediatamente una nota de agradecimiento, adjuntando otra tarjeta comercial y una copia de su plan de patrocinio. Luego haga un seguimiento con una llamada telefónica una o dos semanas después. Siga haciéndolo hasta que crea que no hay posibilidades de recibir apoyo de ese negocio.
Trabaja tu círculo exterior de influencia
Haga una lista de todas las corporaciones medianas y grandes en su área.
Piense en grandes empleadores, cadenas de supermercados y puntos de venta que forman parte de una corporación más grande.
Llame a esas empresas y pregunte quién se encarga de su comercialización, sus contribuciones de caridad o sus patrocinios, y cómo debe contactarlos.
Solicite las pautas que la corporación tenga para solicitudes de caridad. Algunas empresas más grandes solo trabajarán con organizaciones sin fines de lucro 501 (c) (3) registradas, por ejemplo. Luego, comuníquese con la persona o departamento apropiado de la manera que prefiera.
La oficina corporativa puede querer que se les envíe por correo una propuesta de carta , o pueden tener un formulario en línea que desean que utilicen las organizaciones benéficas. Sea lo que sea, siga las instrucciones, pero luego haga un seguimiento en una semana o dos para averiguar si la compañía obtuvo la información y qué debe hacer a continuación.
En cada punto de contacto, intente obtener una reunión con alguien para que pueda hacer su presentación en persona. Prepare un paquete de propuesta de patrocinio para presentar y dejar atrás. La propuesta puede ser simple o más compleja, dependiendo de la naturaleza de su evento. Aquí hay una plantilla de propuesta desde la que puede trabajar.
Un afiliado local de una organización más grande puede referirlo a la sede corporativa en otra ciudad. No te rindas en ese punto. Escriba o llame a esa oficina, mencionando que la tienda u oficina local lo envió.
Las empresas reciben cientos de solicitudes al año. La mayoría no va a ninguna parte simplemente porque la organización sin fines de lucro no siguió el seguimiento. Entonces no te rindas.
Incluso si no obtiene un patrocinio esta vez, educará al negocio sobre quién es usted y qué hace su organización benéfica. Eso establecerá el escenario para la participación en una fecha posterior.
Mantenga registros detallados de estos contactos para que sepa qué hizo y qué debe hacer a continuación. Cuando te desanimes, recuerda que estás construyendo pasos para una relación futura.
Formalice los acuerdos de patrocinio y cultive la relación
Una vez que llegue a un acuerdo de patrocinio con una empresa, envíe una carta de agradecimiento que confirme lo que cada parte proporcionará y cuándo.
Con su patrocinador principal, es posible que desee redactar un contrato que especifique las responsabilidades de su organización y del patrocinador. Enviar otra nota de agradecimiento cuando se reciba la contribución.
Envíe actualizaciones de sus patrocinadores sobre su planificación durante el período previo al evento. Asegúrese de que reciban sus boletines y otras comunicaciones. Anímelos a que lo llamen si tienen alguna pregunta. Si el patrocinador llama, asegúrese de que sus preguntas se respondan rápidamente.
Invite a representantes del negocio a participar en cualquier actividad previa al evento que pueda tener, como una recepción o una conferencia de prensa para anunciar el evento. Ofrezca a sus patrocinadores mucha publicidad ... incluso más allá de lo que exige su acuerdo de patrocinio.
Asegúrese de enviar una invitación al evento a aquellas compañías que elijan no participar. Agradézcales por considerar su solicitud e invítelos a visitar y disfrutar el evento.
Cuando una empresa ve que su evento fue exitoso y que otras compañías lo ayudaron, pueden elegir ser un patrocinador el año siguiente.
Después del evento, brinde a los patrocinadores una gran cantidad de documentación
¿Quieres patrocinadores para volver el próximo año?
Tome muchas fotos en el evento mostrando la señalización del patrocinador, los participantes se divierten y las actividades que la contribución del patrocinador hizo posible.
Envíe informes sobre asistencia, dinero recaudado y para qué se usó ese dinero. Organice voluntarios para escribir notas de agradecimiento a los patrocinadores, envíe certificados de apoyo, o varias copias de su boletín de noticias que muestran fotos del evento.
Encontrar y obtener patrocinadores corporativos es mucho trabajo, especialmente cuando su evento es nuevo.
Pero, ese trabajo, si se hace bien, puede conducir a asociaciones muy satisfactorias para el futuro. Al igual que con cualquier donante de su organización, debe encontrar las empresas que trabajarán con usted, cuidarlas haciéndolas parte de su familia organizacional y mantenerlas felices e involucradas a largo plazo.
Recursos útiles:
- Cause Marketing Forum
- RunWalkRide.com
- SponsorPark
- Consejo Nacional de Organizaciones sin Fines de Lucro