Consejos para planificar el menú del evento y contratar el servicio de catering de un experto
Antes de contratar a una empresa de catering o catering para que trabaje en el evento, es útil tener algunas ideas iniciales sobre el menú de catering y tener estos consejos en su bolsillo.
Asesoramiento de expertos en planificación de menús de un experto en restauración
"Establezca un buen equilibrio con su menú", sugiere Stacy Ziegler, CPCE, CMP, primer vicepresidente de la Asociación Nacional de Ejecutivos de Catering (NACE) y director de ventas de Bold American Events & Catering. Bold American ofrece servicios de catering de servicio completo a lugares en toda la ciudad de Atlanta, Georgia y organiza más de 500 eventos corporativos y sociales cada año.
"Puedes arriesgar más con tus entremeses, platos acompañantes y postres pasados, pero para la entrada principal, debes recordar que estás alimentando a un grupo diverso de personas. A la mayoría de las personas les gusta reconocer lo que están comiendo. Esto no significa que a todos se les deba servir pollo común, pero tenga cuidado con algo muy exótico ".
La temporada del evento también importa. Y los organizadores de eventos frecuentemente celebran discusiones sobre eventos futuros durante una temporada completamente diferente. "Aunque es posible que esté discutiendo su menú en pleno invierno, el evento real podría ser en junio. Las costillas y el puré de patatas en enero suenan fantásticos, pero cuando llegue el evento de junio, querrás algo mucho más liviano ", dice Ziegler.
En el evento, la planificación de un menú de eventos es mucho más que las elecciones de alimentos en sí. Pero el siguiente paso es contratar a la empresa de catering para ayudarlo a llevarlo a cabo.
Asesoramiento de expertos sobre la contratación de una empresa privada de catering
Quizás ya tenga en mente ideas para el menú de catering, el siguiente paso es contratar una empresa de catering para su evento. "Hable con su proveedor sobre lo que mejor saben hacer", aconseja Ziegler. "Tienen mucha experiencia con los favoritos del público y saben lo que pueden ejecutar mejor".
Además de utilizar su servicio de catering como asesor de alimentos y bebidas, así como el proveedor de servicios de catering para su evento, Ziegler también ofrece los siguientes consejos para contratar un servicio de catering o empresa de catering para los eventos:
Pruebe la comida del servicio de catering
Al probar la comida del proveedor, le dará la oportunidad de probar el catering y también de cómo se presentará. Este también es un buen momento para reunirse con el Chef y determinar cuán flexible es él o ella. Todos los artículos se pueden ajustar a tu gusto, así que asegúrate de que tus comentarios se tomen en serio. Pregunte cómo se prepara la comida.
Catering Pro Tip: Pregunte si el servicio de catering está terminado en el sitio o cocinado antes de tiempo y se deja en una caja caliente para mantenerse caliente. Estas diferentes prácticas tendrán un gran impacto en la calidad de los alimentos cuando se sirven a sus invitados.
Consultar referencias
Aunque es muy probable que se le dé una lista de clientes muy satisfechos, todavía hay buenas pepitas de información que puede aprender si realmente se toma el tiempo para consultar las referencias de un proveedor de servicios. Es una excelente manera de obtener información sobre lo que hace mejor el proveedor de catering. Las buenas preguntas para las referencias incluyen: ¿Cuántas veces han usado el servicio de catering? ¿Qué es lo que más te gustó de sus servicios de catering para eventos? ¿Qué es algo que cambiarías para su próximo evento?
Solicitar fotos del pasado
Las imágenes de catering le darán una buena idea de la estética del catering. Las fotos de eventos pasados pueden darle una idea de cómo se configuran generalmente sus eventos. Hágase las siguientes preguntas: ¿Le gustan los artículos de servicio, el uso del espaciado y los toques finales? ¿Es el estilo que te gustaría para tu evento?
Por último, ver imágenes del trabajo pasado de un proveedor también es una excelente manera de explicarle al proveedor de servicios lo que le gusta con las referencias. ¿Qué te gustaría ver repetido en tu evento?
Discuta los servicios disponibles
Algunos servicios de restauración son más de servicio completo que otros, con la capacidad de proporcionar ropa de cama, mesas, sillas, flores y evendécor. Puede darles una idea de lo que le gusta y pueden juntar todo para usted y organizar a todos los vendedores. Por otro lado, algunas empresas de catering solo ofrecen el evento de comida y servicio de comida, y usted será responsable de coordinar todos sus otros artículos y proveedores. De cualquier manera está bien, siempre y cuando los servicios de catering coincidan con sus necesidades.
Revise todo en persona
Las reuniones presenciales no solo son una excelente manera de garantizar que no haya falta de comunicación cuando se trata de asuntos importantes como el menú de catering planificado y la propuesta de catering, sino que también son una excelente manera de obtener una mejor idea de su proveedor elegido. Por ejemplo, las reuniones en persona pueden darle la oportunidad de ver la operación de catering. ¿Está limpia la oficina? ¿Te saludan de manera oportuna? Si tiene alguna duda durante este proceso, asegúrese de solucionarlo ahora y puede continuar hasta el día del evento.
Asegúrate de que estén organizados
Si su propuesta es oportuna y su gerente de ventas es profesional y flexible, es probable que sea un signo de buena cultura empresarial. Esto es particularmente importante ya que esos rasgos probablemente se trasladarán al equipo que maneja su evento. Pero cuidado: lo opuesto también podría ser cierto. Si su propuesta se le envía después de la fecha prometida o si hay una sensación general de desorganización durante el proceso de ventas y planificación, puede ser una señal de que la puntualidad y la organización no son un valor importante para el proveedor.
Lea la letra pequeña
Cuando se trata de cerrar su propuesta de catering, es importante revisar y comprender cada detalle. ¿Su propuesta incluye todo lo que pidió? ¿Está incluido el impuesto? ¿El precio variará por persona si su conteo de invitados sube o baja? ¿Cómo se cobra el servicio por el trabajo? ¿Serás responsable de dar propina al personal esa noche? Cuando compara propuestas de un proveedor de servicios a otro, es importante que compare manzanas con manzanas y comprenda todos los costos asociados con el evento propuesto.
Consulte con el lugar del evento
Muchos lugares tienen una lista de vendedores preferidos, que probablemente incluirá servicios de restauración para aquellos lugares que no ofrecen servicios de catering. Es posible que deba trabajar con una de las empresas de catering mencionadas, pero incluso si no lo está, puede ser una ventaja. Si usa a alguien en esa lista, estará familiarizado con los lugares de su evento y todo lo que conlleva desde las reglas hasta la configuración de la sala. Es probable que tengas menos contratiempos el día de tu evento. Los proveedores preferidos también pueden tener otros privilegios que pueden transferirte. Las empresas de catering que no están familiarizadas con un lugar pueden ser más baratas a primera vista, pero es posible que tengas cargos posteriores a tu evento porque el proveedor no eliminó la basura como se requiere o alguna otra multa por no entender las políticas del lugar.
Pregunte acerca de los requisitos especiales
Las buenas empresas de catering trabajarán con usted en requisitos especiales. Grandes proveedores de catering los anticipan. De cualquier manera, asegúrese de preguntarle a su proveedor de servicios de catering cómo manejan los requisitos especiales, como las restricciones dietéticas, los cambios en el sitio y las adiciones tardías. Incluso los mejores planificadores suelen enfrentar al menos una sorpresa en el lugar. ¿Su proveedor podrá preparar una comida sin gluten? Si el discurso de bienvenida llega 15 minutos tarde, ¿la cocina podrá avanzar con una nueva línea de tiempo? La flexibilidad y una actitud positiva de todos los involucrados en un evento son cruciales.
Sepa quién está a cargo
La mayoría de las veces, la persona con la que está trabajando durante los procesos de ventas y planificación no será su contacto principal el día del evento. Si quiere hacer cambios o tiene preguntas ese día, es importante que conozca a su contacto. La profundidad en el equipo le dará cierta seguridad de que si una persona falta durante su evento debido a una enfermedad o un conflicto, todavía hay un equipo completo detrás de ellos.