Crear un menú de evento tiene más consideración que elegir la comida en sí
Planificación del menú de eventos
Ya sea que esté trabajando con un proveedor privado o el gerente de catering en el lugar del evento, siempre es útil considerar varios factores antes de crear el menú.
Lo primero que debe recordar es que las opciones de menú que presentan son casi siempre 100% flexibles. Y a pesar de que la mayoría de las empresas de catering le permitirán confirmar el menú y el recuento de visitas aproximadamente tres semanas antes del evento, siempre sugiero que confirme el menú mucho antes en el proceso de planificación. Esto es lo que necesita saber antes de comenzar.
Menús de desayuno, almuerzo y cena
El menú debe incluir varias opciones de comidas preenvasados y selecciones a la carta desarrolladas por el chef ejecutivo o proveedor de catering. El enfoque de las diferentes comidas del día (desayuno, almuerzo y cena) generalmente es único. Considera lo siguiente:
- Desayuno: cuando se trata de desayuno, los menús empaquetados suelen ser más rentables y fáciles de seleccionar, incluidas las opciones continentales, los bufés calientes y las estaciones de desayuno. Si ofrece un desayuno antes del inicio del programa oficial, asegúrese de elegir la opción que mejor se adapte al horario de su evento.
- Almuerzo: la mayoría de las empresas de catering ofrecen varias opciones de bufet para el almuerzo, opciones de "almuerzos de trabajo" (como sandwiches a la carta y platos apropiados) e incluso almuerzos en cajas. De nuevo, la mejor opción de tipo de comida dependerá enteramente del horario de su programa, así que considere cuánto tiempo tendrán que comer los invitados.
- Cena: siempre tiene la opción de buffets de cena empaquetados o cenas de platillos, y ambos pueden ofrecer una selección de entre tres y cinco cursos. Aquí es donde encontrará artículos que reflejan las preferencias personales del chef ejecutivo y también es generalmente un momento para dejar que la comida brille.
Romper alimentos y menús de recepción
Cuando se trata de planificar la comida en un evento, la planificación no siempre se limita a tres comidas cuadradas. De hecho, muchas conferencias de varios días requieren planificación de comidas más allá del desayuno, el almuerzo y la cena, tal vez durante los descansos programados o el desayuno y las recepciones de cócteles. El chef ejecutivo o proveedor de catering puede presentarle varias opciones de comidas preempaquetadas adicionales, así como también selecciones a la carta:
- Artículos de interrupción : si su presupuesto puede permitírselo, los descansos de tema siempre son más interesantes que las bebidas y aperitivos estándar.
- Recepciones: La mayoría de las empresas de catering ofrecen opciones a la carta para aperitivos pasados y calientes pasados y paquetes de recepción alojados en el bar (con cargo por hora por persona o por consumo). También pueden ofrecer estaciones de platos fríos y calientes, así como estaciones de postres.
La gran pregunta de la cena: ¿Buffet o plateado?
Independientemente de la comida en consideración, he encontrado numerosas situaciones en las que el equipo de administración que organiza un evento ha solicitado el formato incorrecto para servir una comida.
Las siguientes consideraciones de tiempo deben servir como una buena guía para determinar la mejor manera de servir la comida:
- Plated : las comidas plateadas requieren al menos 1,5 horas, si no 2 horas, del horario de la agenda para servir adecuadamente y limpiar la habitación. El servicio de comida chapada se usa comúnmente para la cena y las reuniones de ejecutivos sosegados.
- Buffet : trate de permitir hasta 1 hora de agenda para cualquier comida tipo buffet. Los buffets son un gran formato para el desayuno y el almuerzo.
- Artículos aprobados: Si bien es una excelente opción para entremeses, el servicio de paso solo se utiliza normalmente durante recepciones.
Consideraciones de necesidades especiales
Por último, pero no menos importante, las consideraciones de planificación del menú tienen en cuenta las necesidades dietéticas especiales. Es fundamental incorporar y notificar a su administrador de catering sobre cualquier solicitud y necesidad especial que sus invitados puedan tener, incluidos, entre otros, los siguientes:
- Alergias a los alimentos
- Requisitos religiosos
- Otras restricciones dietéticas
La única manera de saber sobre tales necesidades especiales es preguntar, y la única manera de planear para ellos es discutirlos con su profesional de la restauración lo antes posible.
Completar una orden de evento de banquete
El orden del evento del banquete es el informe formal que detalla todos los elementos de sus necesidades de restauración una vez que haya pasado por todas las consideraciones y los pasos de planificación anteriores. Se requerirá su firma (como planificador de eventos), por lo tanto, revise con cuidado este documento para mayor precisión porque tanto usted como el proveedor de servicios se referirán a él más adelante. Incluirá las siguientes decisiones, solicitudes y requisitos:
- Bebida alimenticia
- Configuración de la habitación
- Audiovisual
- Entretenimiento y decoración
- Matrícula
Evento Alimentos y bebidas Artículos del presupuesto que debe conocer
Cuando construyas tu presupuesto de catering , asegúrate de anticipar los siguientes cargos:
- Mínimos de Catering: La mayoría de las comidas requieren un conteo mínimo de cabeza y cargo por persona.
- Cargo por mano de obra: se aplica un cargo mínimo para configurar su evento; sin embargo, a menudo es negociable y no se aplica si el evento cumple con los honorarios mínimos.
- Tarifa de chef: se carga si su evento usa una estación de tallado.
- Tarifa de camarero: se le cobra si su evento requiere servicios de barman.
- Tarifa de alquiler de habitación: a menudo negociable y no se aplica si el evento cumple con las tarifas mínimas.
- Cargo por servicio e impuesto a las ventas: anticipe el 20% o porcentaje identificado como tarifa de servicio e impuestos locales.