Su próxima crisis está a la vuelta de la esquina: prepárese ahora
¿Está su organización sin fines de lucro lista para ser la noticia de última hora de esta noche?
Ni siquiera tiene que ser culpable de algo para convertirse en las noticias diarias. Cosas malas suceden incluso a organizaciones sin fines de lucro dignas.
Durante mi carrera sin fines de lucro, las organizaciones para las que he trabajado han experimentado la muerte de un cliente; una alteración del producto que amenazaba a la mayor recaudación de fondos; un escándalo deportivo; y un tiroteo masivo en el campus.
Aprendimos de la manera más difícil estar preparados o prepararnos para sufrir más de lo necesario.
Aquí hay seis sugerencias para una mejor gestión de crisis por parte de su organización sin fines de lucro.
01 - No esperes.
En su lugar, piense en posibles escenarios o tipos de desastres que podrían ocurrir y comience a planificarlos.
Infórmese sobre las crisis sin fines de lucro y hable con quienes los soportaron. Invite a un veterano de desastres a hablar con su personal y su junta directiva. Asigne a su personal de relaciones públicas para redactar un plan de crisis y darles un plazo.
Abogar por una preparación real para casos de emergencia. Muchas personas en organizaciones sin fines de lucro, especialmente organizaciones pequeñas, no creen que algo malo vaya a suceder. No quieren pensar en eso. No creen que tengan tiempo para prepararse.
E incluso podrían resentir al personal que promueva este tema. Habla de todos modos. Si esa crisis sucede, las personas apreciarán su previsión.
02 - Date cuenta de que las crisis toman muchas formas.
Como un incendio, ponerse rápidamente al frente de una crisis puede marcar una gran diferencia en el resultado.
Su crisis puede ser un accidente que involucre a un voluntario, la muerte de un cliente, malversación por parte de su director financiero, una demanda de un ex empleado o un ataque de intrusión que amenaza la privacidad de sus donantes y clientes .
Todos ellos requieren diferentes respuestas. Prepárese para todos los que pueda imaginar y haga todo lo posible para establecer planes para minimizar el daño a la reputación de su organización sin fines de lucro.
Incluso si sucede algo que no pensaste, tu preparación para otros tipos de emergencias te ayudará. La planificación puede revelar lagunas en la seguridad, cobertura de seguro , políticas inadecuadas de recursos humanos o la escasez de personas con habilidades particulares.
Practicar cualquier respuesta de emergencia probablemente hará que su organización esté mejor preparada para los demás.
03 - Desarrollar un Plan Logístico y un Plan de Comunicaciones.
Desarrolle un programa de administración de riesgos para lidiar con la pérdida de vida, propiedad y problemas de seguro. Identifique a los puntos que pueden entrar en acción rápidamente, notifique la ayuda adecuada y gestione los planes de evacuación.
Un plan de comunicaciones implica identificar a los portavoces, asignar a alguien para reunir los hechos a medida que surgen, escribir comunicados de prensa y ubicar un lugar para tener una conferencia de prensa .
04 - Obtenga su casa de medios sociales en orden
Casi todas las organizaciones sin fines de lucro usan algún nivel de redes sociales. Decida ahora quién administrará esos medios durante una situación de emergencia. Configure un panel (aquí hay nueve para considerar) donde puede monitorear todas las plataformas de redes sociales y responder rápidamente.
Debido a las redes sociales, hay pocas posibilidades de controlar la información de una manera que solía ser posible. Entonces no lo intentes. Pero puede proporcionar información útil, luchar contra los rumores con hechos y expresar su preocupación.
No deje que sus páginas de redes sociales se queden ahí. Usalos, usalos a ellos. Un estudio encontró que las organizaciones sin fines de lucro a menudo no responden a las preguntas o quejas de las redes sociales.
Sin embargo, las redes sociales pueden ser la mejor manera de mostrar el rostro humano de su organización y reforzar su reputación de ser amable, comprensivo, cortés, preciso y una fuente de información imparcial.
05 - Prepárate para hablar.
Luego continúe con las actualizaciones a medida que se desarrollan los eventos. Para muchas situaciones, es posible que ya haya preparado las declaraciones.
En todas las comunicaciones, preocúpese, muestre preocupación, hable y siempre diga la verdad. No tengas miedo de decir: "No sabemos". Eso es mejor que adivinar. Agregue que está trabajando lo más rápido posible para obtener todos los datos.
Se pierde mucho más si se niega a hablar a los medios de lo que se arriesga al hacerlo. Un vacío de información engendra hostilidad mediática y pérdida de confianza pública.
06 - Proporcionar capacitación en medios
Prepare un programa de capacitación en medios antes de que ocurra un desastre. Entrene a cualquier persona que pueda necesitar ser un vocero. Ese podría ser el presidente de su junta, su CEO y otro personal clave, como una persona de relaciones con los medios. Además, considere su principal recaudador de fondos, su coordinador de voluntarios y, cuando corresponda, su persona de seguridad o el administrador de las instalaciones.
La capacitación de los medios no debe costar mucho si tiene a alguien en su junta que trabaje en relaciones públicas o alguien que sea miembro de los medios. La clave es hacerlo regularmente para que nuevas personas se capaciten y otras no se vuelvan obsoletas.