Pasos para encontrar el lugar perfecto para el evento
Suponiendo que ya ha identificado el tipo de evento que está planificando y su propósito, hay muchos otros factores que deben tenerse en cuenta a medida que comienza el proceso de selección del lugar.
La siguiente hoja de ruta lo ayudará a guiarlo a través de los pasos para elegir el espacio perfecto para eventos.
Identifique su público objetivo y conozca su lista de invitados
Cuando se planifica el lugar para un evento, una de las cosas más importantes que debe saber es quiénes serán sus invitados y cuántos espera asistir. Si bien el tipo de evento sin duda informará la elección del lugar, uno de los mayores factores limitantes para un espacio de eventos es su capacidad. Asegúrese de conocer al menos una estimación precisa (puede ser un rango) de la cantidad de invitados, ya que esto limitará inmediatamente las opciones de su sede. También debes considerar a tu público. Asegúrese de que el lugar refleje no solo el evento en sí sino también los gustos y expectativas de los huéspedes.
Identificar las fechas del evento
Verifique su calendario porque el tiempo influirá en muchas decisiones, incluido el lugar elegido. Después de su lista de invitados, la fecha de su evento será el siguiente factor limitante.
Dependiendo del tipo de evento que esté planeando, es posible que tenga que ser flexible con la fecha de su evento para obtener el lugar que desea o tendrá que ser flexible con la elección de su lugar para obtener la fecha que desea. Debe comenzar la planificación del lugar sabiendo dónde usted o el cliente son flexibles.
Aquí hay algunas preguntas para considerar:
- ¿Cuándo es más probable que sus invitados estén disponibles para asistir según sus horarios?
- ¿Qué lugares tienen el espacio apropiado y disponible para esos momentos?
- ¿Cuándo es el mejor momento para que su equipo de gestión realice el evento?
Calcule su presupuesto
Con un presupuesto abierto, cualquiera puede planear un gran evento y tener una selección infinita de opciones de lugares. Pero lo más probable es que sus recursos financieros sean limitados y, desde el comienzo, debe tener en cuenta cuáles son sus limitaciones financieras, incluso si el presupuesto de su evento es simple, una estimación aproximada o rango. Un planificador de eventos siempre puede planificar un gran evento dentro de un presupuesto razonable.
- ¿Los lugares entran dentro de los parámetros de su presupuesto para gastos de espacio, técnicos y de catering?
- ¿Ha negociado una tarifa favorable para los servicios y ha demostrado el valor de su función?
- ¿Ha permitido flexibilidad en su presupuesto en caso de que los gastos de la línea de pedido excedan el plan?
Alcance de diferentes ubicaciones
Una vez que se reducen los números de la lista de invitados y las posibles fechas de eventos, es importante identificar las ubicaciones donde se podría llevar a cabo el evento. Los hoteles y centros de eventos o conferencias son algunos de los espacios de eventos más populares para eventos corporativos y recepciones de bodas, pero no son las únicas opciones.
Este es un momento para ser creativo en tu forma de pensar. Considera lo siguiente:
- Basado en el tema de su reunión, ¿qué tres mejores lugares vienen a la mente?
- ¿Dónde preferirían sus invitados asistir a esta reunión?
- ¿Qué será más conveniente para sus invitados?
- Además de un hotel, ¿qué lugares inesperados podrían aumentar la tasa de RSVP?
Encuentra el tipo correcto de espacio para eventos
El lugar que elija debe tener un espacio apropiado para el tipo de evento que está planificando. ¿Tu evento requerirá una pista de baile? ¿Necesitarás un sistema de megafonía? ¿Qué pasa con el podio de un orador o la pantalla de un proyector? ¿Qué tipo de configuración de mesa necesitas? Además de considerar este tipo de preguntas, estas son algunas de las preguntas más importantes sobre la planificación de un lugar:
- ¿El lugar del evento cumple con los criterios especiales de su programa o evento?
- ¿Puede el lugar acomodar su producción, entretenimiento, A / V, sonido y otras necesidades técnicas?
- ¿La condición de la instalación refleja los altos estándares de su organización?
Considere los servicios y las restricciones del lugar
Además de encontrar el tipo correcto de espacio para eventos, querrá examinar los tipos de otros servicios ofrecidos por el lugar y decidir su valor para su evento. Algunos lugares también tendrán una lista de proveedores preferidos desde la cual debe trabajar para encontrar proveedores o proveedores para otros servicios. Otros lugares tienen restricciones en la decoración u otros aspectos en el evento en sí. Algunas preguntas para hacer incluyen:
- ¿Este lugar ofrece buenas opciones de estacionamiento o servicio de aparcacoches?
- ¿Este lugar ofrece seguridad?
- ¿Este lugar ofrece servicios adicionales como servicio de catering, arreglos florales, alquiler de sábanas y mesas, etc.?
- ¿Este lugar tiene un equipo de preparación y limpieza?
- ¿Este lugar restringe con qué otros proveedores trabaja usted?
- ¿Este lugar tiene mínimos de comida y bebida?
Considera la reputación del lugar
La reputación de un lugar para el servicio es fundamental. Esta es a menudo la diferencia entre celebrar un buen evento y producir un gran evento. La forma en que un lugar administra sus instalaciones, personal y clientes siempre será recordado. Para tener una idea del valor de la reputación de un lugar, considere estas preguntas:
- ¿Cuál es la duración del gerente de conferencias, gerente de catering o chef ejecutivo?
- ¿Te tratará la gerencia como un cliente VIP o solo como uno de múltiples programas?
- ¿Cuánta flexibilidad está dispuesto a extenderle el lugar?
- ¿Tienen testimonios o reseñas disponibles?
- ¿El lugar ofrece fotografías de eventos similares a los tuyos?
Programe una visita al lugar
A menos que la logística y el tiempo lo impidan completamente, cada planificador de eventos debe realizar una inspección del sitio antes de contratar cualquier lugar. Las imágenes pueden ser extremadamente útiles, pero hay muchos aspectos que solo se pueden evaluar en persona. Solicite un recorrido por el lugar que incluye todo, desde el estacionamiento hasta la entrada y el espacio del evento hasta los baños. ¡Estaras contento de haberlo hecho!
Incorporar las preferencias del cliente
Al final del día, los planificadores de eventos deben presentar sus recomendaciones de lugar a su cliente (ya sea un cliente interno como ejecutivos de la empresa o la administración o un cliente externo) y obtener aprobaciones. La única pregunta que debe hacerse con respecto al cliente durante la fase de planificación del lugar es si el cliente aprueba mi (s) recomendación (es). Para poder responder a esa pregunta con confianza, debe asegurarse de comprender las expectativas y preferencias del cliente desde el principio.