Proveedores de planificación de fiestas Cada evento profesional debería saber

by Rob Hard

Los mejores planificadores de eventos se mantienen actualizados con eventos de moda en su área, desde hoteles hasta resorts y restaurantes . Lo más importante es que establecen relaciones de trabajo buenas, e incluso amistosas, con la administración de ventas y catering en esos lugares, ya que ambas ayudarán a hacer o romper un evento. Esas relaciones también serán valiosas para los eventos futuros y, con suerte, facilitarán su tarea de ofrecer un evento excelente.

En la misma línea, cada planificador de eventos (ya sea independiente o contratado como planificador de reuniones en una organización) debe tener una red comercial personal de proveedores y proveedores de eventos confiables que puedan ser contratados para diversos eventos.

No solo esa red reducirá el tiempo dedicado a la búsqueda de esos contratistas, sino que el planificador de eventos habrá aprendido cómo trabajar con esas compañías y personas para obtener el mejor servicio para sus clientes. Al final, las redes son increíblemente importantes en la industria de reuniones y eventos.

Cuando se trata de referidos, su red (o la falta de ella) puede significar la diferencia entre encontrar un trabajo y verlo llegar a la competencia. Aquí están los proveedores de servicios de eventos, proveedores y contratistas que cada gran organizador de eventos debería tener en su red.

01 - Empresa de gestión de destinos (DMC)

Una empresa de administración de destinos (DMC) puede aparecer en la superficie para competir con un planificador de eventos local, dado su enfoque en mantener relaciones con todos los locales y servicios de hospitalidad, pero en realidad, pueden ser excelentes socios para los planificadores de eventos.

Al planificar eventos fuera de la ciudad o fuera de su área de especialización, un buen DMC puede convertirse en su mejor amigo y aliado más cercano. Sus relaciones y amplio conocimiento local a menudo cubren todos los aspectos de la planificación de eventos. DMC generalmente se contratan para ayudar a planificar y ejecutar todas las actividades fuera del sitio y por la noche.

02 - Consultor de comunicaciones

Se debe comunicar una gran cantidad de información a clientes e invitados, pero muchos planificadores de eventos no cuentan con la experiencia única para producir todos los materiales de comunicación, como invitaciones, agendas, materiales de conferencias, etc.

Un consultor de comunicaciones ayudará a crear materiales de plantilla que sigan la etiqueta y los formatos adecuados para cada tipo de herramienta de comunicación.

Al trabajar con escritores y diseñadores gráficos (o al realizar estas responsabilidades directamente), esta persona se asegurará de que los materiales incorporen el tema del evento, los mensajes y los estándares de la marca del cliente. Incluso pueden ayudar en la producción e impresión de estos materiales.

03 - Diseñador de Papelería

Cuanto más íntimo sea un evento, más flexibilidad tendrá con el estilo de los materiales de papel que se pueden usar. Las tiendas de papelería locales o en línea tienen opciones increíbles, y la mayoría de los periódicos actuales se pueden imprimir con una impresora de inyección de tinta que puede agregar algunos ahorros en los costos.

Intenta trabajar con el dueño de la tienda. Él o ella debe inventariar cientos de estilos directamente en la tienda (y tener la capacidad de pedir materiales personalizados cuando sea necesario). Un diseñador de artículos de papelería le hará sugerencias y le ayudará a redactar sus palabras e imprimir sus materiales también.

Consejo inmóvil: además de invitaciones y artículos de escritorio más clásicos o tradicionales, asegúrese de que el inventario incluya también otras opciones más únicas.

04 - Distribuidor de productos promocionales

Una de las reglas de cualquier evento es nunca permitir que un invitado se vaya a casa con las manos vacías. Independientemente de si está planeando una reunión con un cliente, un seminario, una conferencia, una feria comercial, un viaje de incentivo o similar, una cosa sigue siendo común: sus invitados deben recibir y llevarse a casa un artículo de regalo relevante.

El contacto de productos promocionales debe brindarle acceso a tarjetas de identificación, cuadernos, bolígrafos, lápices, prendas de vestir, premios y cualquier otro artículo que usted o su cliente puedan estar interesados en brindar a quienes asisten a su programa.

Sugerencia de regalos: siempre es mejor elegir regalos que reflejen la imagen / marca de la organización anfitriona. Cuando corresponda, es posible que desee tener la capacidad de marcar ciertos elementos con el logotipo de la empresa o asociación.

05 - Fotógrafo

Este es un artículo de presupuesto que a muchos clientes les gusta evitar, pero un gran fotógrafo capturará la esencia de un evento o programas de varios días y les dará recuerdos a los invitados. Tener algunos fotógrafos geniales en tu red puede ser especialmente valioso cuando te contratan para planear un evento más personal, como una boda.

Su fotógrafo también debe mantener una red de recursos como producción de videos, técnicos de A / V y otros fotógrafos. El fotógrafo que encarna la experiencia técnica con conocimientos de marketing es el que desea en su red. Él o ella entenderá el arte y el razonamiento comercial para cualquier evento.

06 - Servicio de catering privado

No todos los eventos se llevan a cabo en un hotel o restaurante donde se brindan servicios de catering automáticamente. Las reuniones y eventos internos a menudo se planean en las propias organizaciones, y el servicio de comidas se ordena y se entrega. Algunos de los lugares de eventos más exclusivos, como galerías de arte, edificios emblemáticos o incluso hermosos parques, también requerirán servicios de catering privados.

Un proveedor puede tener su propio restaurante, instalación de banquetes o tienda. Además de ofrecer una gama de elementos de menú que atraerá a las experiencias gastronómicas generales o étnicas, él o ella debe ofrecer opciones increíbles para el desayuno, el almuerzo, los descansos y / o la cena.

07 - Propietario de una tienda de vinos / sommelier

Es probable que su proveedor de catering se encargue de las necesidades del bar para su evento, pero un planificador de eventos tendrá sus propias razones para incluir a un experto en vinos en su red.

Un buen propietario de una tienda de vinos puede proporcionar un inventario (para obsequios de consumo o apreciación) como recurso directo para fiestas privadas, pero lo más importante es que este sommelier puede ayudar a educar al planificador sobre el vino.

Sugerencia de vino: para obtener una bonificación adicional, establezca una relación directa con el propietario de la tienda de vinos para enviar el inventario directamente a sus clientes e incluya una nota personal suya.

08 - Chocolatero

Al igual que en una tienda de vinos, un gran chocolatero puede hacer que un planificador de eventos se vea bien. Todo el mundo ama ganaches de chocolate hechos a mano y trufas.

Si puede, trabaje con un chocolatero local que use todos los ingredientes frescos, pero hay muchos fabricantes de chocolates gourmet que se enviarán directamente a su evento. MarieBelle New York crea chocolates bellamente presentados.

Sugerencias de chocolate: si realmente quieres ser elegante, un gran chocolatero puede incluir una imagen personalizada en la parte superior de los chocolates o incluso crear una escultura de chocolate o una pieza central. Tampoco es una mala idea pedirle a su contacto que mantenga sus tarjetas personales en la tienda para el envío personalizado a los clientes.

09 - Florista

Los grandes arreglos florales agregarán color, sofisticación y fragancia a una habitación. Muchos eventos incorporarán arreglos florales como parte de la decoración del evento, como los centros de mesa.

Un buen florista ofrecerá varias ideas que abordan el tema, los colores y el presupuesto para su evento. Él o ella también le aconsejará qué flores se mantendrán mejor durante la duración y la temperatura de su evento (por ejemplo, eventos al aire libre) y la temporada.

10 - Proveedor de alquiler para fiestas

Aunque la mayoría de los lugares mantendrán relaciones directamente con una empresa de suministro de alquiler para fiestas, es útil para los planificadores de eventos tener su propia relación con un proveedor confiable de alquiler para fiestas.

Un gran evento puede incorporar cualquier cantidad de elementos para decoraciones, ropa de cama, pisos, iluminación, equipos de audio y video, vajillas, cristalería, accesorios, carpas, etc. Una buena compañía de alquiler de fiestas ofrecerá todo esto y más. Su proveedor de alquiler para fiestas también puede ser un gran recurso para ayudar a generar ideas sobre las mejores formas de apoyar el tema de su evento.

11 - Oficina de Convenciones y Visitantes (CVB)

Una oficina de convenciones y visitantes (CVB) proporcionará información valiosa sobre el destino del evento, sus servicios e instalaciones. Un CVB ahorrará tiempo y energía a cualquier planificador de reuniones cuando necesite investigar servicios locales. Algunos CVB incluso ofrecen herramientas en línea para que los planificadores soliciten información de los hoteles participantes y otros servicios y lugares.

El CVB es responsable de promover el destino local y, en general, puede proporcionar información sobre el historial y las características únicas de un destino. Los organizadores de eventos deben contactar al CVB y su personal como un recurso para obtener información detallada sobre viajes y turismo local.