Cómo practicar tus técnicas de correo
Es cierto que el correo directo es costoso. La mayoría de las grandes organizaciones sin fines de lucro invierten en personal, consultores expertos y tecnología costosa para realizar sus complejos y sofisticados envíos directos. No es algo que sucede rápida o fácilmente.
Sin embargo, recaudar fondos a través de sitios web y correos electrónicos dista mucho de ser perfecto, y una organización sin fines de lucro no puede llegar a todos de esa manera.
La mayor parte de la filantropía sigue siendo filantropía del talonario de cheques .
Pero, antes de que una organización sin fines de lucro pequeña o nueva participe en la recaudación de fondos de correo directo, debe establecer algunos procedimientos básicos y envíos regulares. Llámalo un calentamiento para cosas más grandes.
Los expertos en correo directo sugieren las siguientes acciones para una organización sin fines de lucro que acaba de comenzar a recaudar fondos:
Tu nuevo mejor amigo: un boletín periódico.
Desarrolle y envíe por correo un boletín informativo varias veces al año. Existe considerable evidencia de que un boletín por correo es mucho más efectivo para recaudar fondos que boletines por correo electrónico. Así que invierta en un boletín por correo antes de saltar a Internet.
Siempre incluya una invitación para donar en cada boletín informativo (puede ser una pancarta en la parte inferior de cada página o un recuadro en la primera página) y adjunte un sobre de devolución (la impresora puede dar una propina).
Una pequeña organización benéfica envió recientemente su carta anual de recaudación de fondos con un boletín de noticias, en lugar de enviarlas por separado.
A la gente le gusta leer boletines, y esta táctica podría aumentar el número de lectores del atractivo de recaudación de fondos.
Haga sus artículos del boletín informativo sobre lo que los obsequios de su donante ayudaron a su organización a lograr. Haga que se centre en los donantes saltándose la carta del Director Ejecutivo y cualquier otra trivia organizacional.
Escriba historias sobre las personas a las que sirve tan bien con la ayuda de donantes.
Si tiene un sitio web (y debería) con una forma para que las personas donen en línea, incluya esa información en el boletín. Muchas personas a las que les gusta leer un boletín impreso o una apelación por correo directo ahora se conectan para hacer sus donaciones. Facilite que crucen los canales de esta manera.
Un boletín informativo es un método probado y verdadero de difundir información sobre su organización sin fines de lucro, crear su lista de amigos y alentar donaciones.
Une el arte de la carta de agradecimiento
Cada vez que reciba una donación, incluso si no la solicita, envíe un agradecimiento personal.
La carta no debe ser una letra de formulario. Por el contrario, debe personalizarse para el donante en particular y referirse al bien que hará su donación específica. Haga que el presidente de la junta o el CEO de su organización firmen la carta.
Los expertos no están de acuerdo con incluir o no un sobre con esa letra , pero si no solicita otra contribución en su carta. Deje que el sobre de respuesta sea solo una señal sutil. Es posible que se sorprenda de cuántos contribuyentes enviarán otra donación, ya sea pronto o en otro momento.
Incluso si el donante dona en realidad a través de su sitio web, asegúrese de que su correo electrónico de agradecimiento es bueno, y considere enviar también una carta de agradecimiento por correo .
Cumplir con un requisito del IRS, ayudar al donante y aumentar su saldo
Al comienzo de cada nuevo año, envíe una carta que sea a la vez un recibo para fines impositivos y una carta de agradecimiento que exprese sinceramente su gratitud por el apoyo del donante durante el año anterior.
El IRS requiere que un donante tenga pruebas de que las contribuciones de $ 250 o más fueron caritativas (otorgadas a una organización benéfica 501 (c) (3) ). Envíe esta carta incluso a donantes de menos de $ 250. Será un registro de bienvenida del regalo y otra oportunidad para recordarle al donante de su organización. Consulte los requisitos para dicha carta.
Asegurarse de que sobresalga en estas tareas preparará a su organización para la futura recaudación de fondos de correo directo, como una campaña anual de recaudación de fondos . Desarrollará una buena lista de correo y establecerá la disciplina, la buena voluntad y los sistemas que se convertirán en la infraestructura para la recaudación de fondos en el futuro.