Cómo reclamar deducciones fiscales para reuniones comerciales a las que asiste

Los gastos asociados con reuniones de negocios

Si usted o sus empleados asisten a conferencias o reuniones relacionadas con su negocio, los costos incurridos durante sus viajes son, al menos parcialmente, deducibles. Si vuela a su destino, generalmente puede deducir el costo de su boleto de avión. También puede deducir el costo de conducir a la reunión utilizando la tarifa de millaje estándar del IRS . Sin embargo, el Servicio de Impuestos Internos generalmente prefiere que viaje de la manera más económica posible, lo que significa ir a clase ejecutiva o en autocar.

Deducciones permitidas

Los gastos de viaje, comidas y entretenimiento son deducciones permitidas (con excepciones y restricciones) según las reglas del Servicio de Rentas Internas (IRS) para las empresas. El IRS define los gastos de viaje como gastos ordinarios y necesarios para viajar fuera de su hogar para su negocio, trabajo o profesión. En general, su "hogar" para fines impositivos es la ciudad o el área geográfica general donde vive. Si tiene otros gastos diversos, como propinas, generalmente puede deducirlas en su totalidad siempre que sean razonables y tenga un recibo. Otros gastos fiscales deducibles incluyen:

• Gastos de transporte: puede deducir el costo del transporte entre su hogar y su destino de negocios. Si conduce su automóvil, el mejor método generalmente es usar las tarifas estándar de millaje establecidas por el IRS. También puede deducir lo siguiente: tarifa de taxi, autobús de cercanías o limusina de aeropuerto, equipaje y envío, limpieza en seco y lavandería, propinas y varios otros gastos, como periódicos, si son pertinentes para su negocio.

• Costos de alojamiento: el costo de su hotel o motel se puede deducir como parte de un gasto de viaje. Las tasas de viáticos exactas para cada estado están disponibles en línea. Para asegurarse de que está calculando las tasas de manera correcta, debe consultar las tarifas estatales de viáticos .
• Comidas: también puede deducir el costo de sus comidas mientras viaja, pero solo el 50% del costo no reembolsado de sus comidas está permitido por el IRS. También puede usar la tasa de dietas del estado permitida.

• Gastos de entretenimiento: esta es un área que generalmente es una bandera roja para el IRS. Para poder deducir los gastos de entretenimiento , la actividad tiene que ser necesaria para que su negocio gane ingresos. También tiene que llevarse a cabo en un entorno empresarial claro, como una sala de conferencias en una convención. No puede tener lugar en un club nocturno, teatro, reunión social, evento deportivo o cóctel.

Probando un gasto comercial

Cuando deduce un gasto de entretenimiento, debe poder demostrar que se realizó una discusión empresarial sustancial durante la actividad. En general, solo puede deducir el 50 por ciento de sus gastos de entretenimiento.

Es muy importante practicar un buen registro de los gastos de viaje, comidas y entretenimiento. Mantenga sus registros de recibos y millas en un diario, en su vehículo o en su teléfono inteligente. Esta categoría de deducciones es a menudo una señal de advertencia para el IRS y es posible que se le pida que demuestre sus deducciones hasta el último centavo si es auditado.