Antes de que podamos analizar cómo deducir los suministros de oficina y los gastos de oficina, primero tenemos que mirar estos dos términos y dónde se incluyen estas categorías en la declaración de impuestos de su negocio.
No importa si pone costos de oficina bajo suministros o gastos. La mayoría de los suministros están incluidos en los gastos comerciales regulares, mientras que los gastos de oficina se detallan por separado.
Algunos gastos de oficina en realidad se convierten en equipos comerciales, y estos se clasifican como activos y se deprecian durante un período de tiempo.
Se incluye información sobre nuevos procedimientos del IRS para el gasto de activos de oficinas de bajo costo, como software, en lugar de tener que depreciar estos activos.
Los suministros de oficina son los artículos de oficina tangibles y tradicionales, como bolígrafos, grapadoras, clips de papel, memorias USB y cartuchos de tinta de impresora. El IRS también incluye franqueo en suministros de oficina, pero grandes cantidades de franqueo para envío de productos se clasifican de manera diferente (ver a continuación). También puede incluir artículos pequeños (menos de $ 2500) en esta categoría, como un escritorio usado o una librería.
Algunos suministros de envío no se consideran parte de los suministros de oficina. Todos los suministros y franqueo para el envío de los productos que vende deben rastrearse como parte del costo de los bienes vendidos. El cálculo del costo de los bienes vendidos está separado de la lista de gastos comerciales.
Los gastos de oficina son los otros gastos de funcionamiento de una oficina, incluidos los servicios del sitio web, las tarifas de alojamiento de Internet, los nombres de dominio y los costos mensuales de las aplicaciones (como Dropbox). software basado en la web como productos de QuickBooks, tarifas de cuenta mercantil y la mayoría del software y hardware. También puede incluir los gastos de teléfono celular en gastos de oficina (o en servicios públicos).
Algunos de estos gastos pueden ser propiedad de la lista , y deberá mantener buenos registros para separar el uso comercial y personal de artículos como computadoras portátiles y tabletas.
Suministros y gastos de oficina: lo que puede deducir
Puede deducir el costo de los suministros de oficina y materiales que ha utilizado durante el año. También puede deducir el costo de los sellos y los gastos de envío, y el franqueo utilizado en los medidores de correo durante el año.
Gastos por deducir vs. depreciar los gastos de la oficina: nuevas reglas del IRS
Solía ser que todos los activos comerciales (artículos usados durante más de un año) que costaban más de $ 500 debían depreciarse a lo largo de la vida del activo. Ahora, theIRS tiene un nuevo método más simple para tomar activos de menor costo como gastos en lugar de depreciarlos.
A partir de 2016, puede tomar como un gasto activos comerciales (incluidos los activos de oficina) que cuestan $ 2500 o menos. Esto incluye paquetes de software y software, computadoras portátiles, tabletas, teléfonos inteligentes y otros dispositivos electrónicos más pequeños. El costo que puede pagar incluye el costo de adquirir el artículo.
Supongamos que necesita Adobe Acrobat X Professional para su trabajo. El costo de este artículo es típicamente más de $ 500. Antes de la nueva regla del IRS, habría tenido que depreciar el costo.
Ahora, dado que el máximo para el gasto es de $ 2500, puede gastar el artículo en un año.
Si algún suministro de oficina, gastos o equipo cuestan más de $ 2500, estos se convierten en activos depreciables, y usted debe depreciar estos activos. Tendrá que hablar con su preparador de impuestos sobre los registros que necesita conservar y obtener ayuda para calcular la depreciación, ya que cada activo tiene una vida útil diferente.
Suministros y materiales utilizados para producir o enviar productos
Tenga cuidado de distinguir entre los suministros de oficina y el equipo utilizado generalmente en su negocio para operar su oficina, en comparación con los suministros y materiales utilizados para producir productos. Los suministros y materiales que utiliza para producir productos están incluidos en el costo de los bienes vendidos.
De la misma manera, no puede deducir el franqueo y el envío de los productos vendidos; estos se consideran parte de su costo de bienes vendidos.
Suministros de oficina y equipos de oficina en costos de inicio
Si está acumulando suministros de oficina y comprando equipos de oficina, computadoras y software como parte del inicio de su negocio, deberá mantener estos costos por separado. Es posible que deba extender estos costos iniciales durante varios años. Mantenga una lista de los costos y discútalos con su preparador de impuestos.
Otras restricciones sobre la deducción de suministros de oficina y equipos de oficina
Solo puede deducir los costos de suministros y materiales utilizados en el año actual. En otras palabras, no puede simplemente comprar una gran cantidad de papel de copia al final del año y considerarlo un gasto en ese año, ya que no hay manera de que pueda usarlo todo durante el año. Consulte con su asesor impositivo sobre cómo determinar un monto para este gasto
Dónde mostrar los suministros de oficina y los gastos de oficina en su declaración de impuestos comerciales
Para propietarios únicos y LLC de un solo miembro , muestre los suministros de oficina en la categoría "suministros de oficina" del Anexo C , en la Línea 22. Puede incluir los gastos de oficina (incluidos los que se contabilizan según la nueva regla) en esta categoría o puede separar los gastos de oficina e incluirlos en "Otros gastos" en la línea 27a. Para "Otros gastos", debe enumerar las diferentes categorías en la Parte V de su Anexo C, agregando el total a la Línea 27a.
Para asociaciones y LLC de miembros múltiples, muestre estos gastos en la sección "Otras deducciones" del Formulario 1065 (línea 20). Debe adjuntar una declaración por separado que desglose las diferentes deducciones incluidas en esta línea de pedido.
Para las corporaciones, muestre estos gastos en la sección "Otras deducciones" del Formulario 1120. Primero, debe incluir una declaración que enumere las deducciones, luego incluya el total en "Otras deducciones", línea 26.
Conclusión fácil:
Si desea mantener las cosas simples en su declaración de impuestos, junte todos los suministros de oficina y gastos de oficina como suministros de oficina. Pero separe los artículos más caros de más de $ 2500 y hable con su preparador de impuestos sobre la depreciación de estos artículos.