Es la clave para un evento exitoso
¿Qué es una orden de evento de banquete (BEO)?
Casi todos los eventos importantes planificados en un hotel o instalación de eventos especiales requieren una orden de evento de banquete o BEO, que es un contrato que describe cada detalle del evento. Si es un planificador de eventos, querrá familiarizarse con los BEO para que pueda asegurarse de que todos los detalles estén cubiertos correctamente.
El acuerdo se describe a menudo en un formulario que detalla las selecciones de alimentos y bebidas, audio / visual, configuración de la sala, incluidos centros de mesa, requisitos de personal y todos los demás elementos relacionados con su evento. Incluido en el BEO se encuentra una lista desglosada de los costos que deberá pagar.
El acuerdo probablemente incluya "bloques" de información bajo subtítulos, como información de contacto, horario, arreglos de alimentos y bebidas, configuración de la sala, audio visual, términos y condiciones, y los bloques de firma.
Lectura del orden de eventos para banquetes
Si bien es obvio que necesita leer el BEO y aceptar los términos delineados en el acuerdo, asegúrese de leer también la letra pequeña.
Asegúrese de estar completamente informado de lo que está aceptando, incluidos todos los costos.
Compruebe que lo siguiente se describe en la sección general de BEO:
- Información de contacto en el sitio, incluido un número de teléfono celular
- Uso del espacio para el día del evento (verifique dos veces para asegurarse de que los espacios mencionados son los espacios que realmente recorrió)
- Configuración, inicio y finalización del evento
- El número total de invitados esperado
Arreglos de comida y bebida
Una sección del BEO se dedicará a los arreglos de alimentos y bebidas. Desea asegurarse de que se detallan a continuación en esta sección:
- El menú completo , incluidos todos los cursos
- Cada artículo en un buffet, y cómo cada estación se establecerá y colocará en la habitación
- Cómo el lugar tiene la intención de abordar las necesidades de los clientes que tienen preocupaciones dietéticas especiales (como las dietas sin gluten o vegetarianas)
- Tiempos de servicio
- Artículos especiales relacionados con el servicio, como vino y agua con gas en las mesas
- Un desglose de todos los precios de los alimentos
- Lista detallada de alcohol, marcas de alcohol y cervezas disponibles en el bar
Configuración de la sala
El BEO debe describir específicamente toda la configuración de la sala. Incluye:
- Colocación de tablas
- El número de asientos por mesa
- Colocación de estaciones de comida
- Ubicación del entretenimiento (y detalles sobre el alojamiento de los animadores, si corresponde, incluido el almacenamiento del equipo, acceso a comida y bebida, cambio de espacio, etc.)
- Ubicación de barra / s
Algunos BEO incluso pueden incluir un diagrama de la configuración de la sala.
Proveedores audiovisuales y externos
Los arreglos audiovisuales a veces aparecerán en un BEO, pero dado que muchos lugares contratan servicios de audio y video a un tercero, bien puede haber un contrato por separado.
Si está incluido en el BEO, asegúrese de que todos los detalles estén finalizados antes de firmar el contrato .
Términos y Condiciones
Todos los contratos, incluidos los BEO, tienen términos y condiciones que debe cumplir. Asegúrese de conocer todos los términos y condiciones antes de firmar el documento. Por ejemplo, ¿cuáles son los términos del acuerdo en caso de una cancelación? ¿Cómo se resolverán las disputas si, por ejemplo, un invitado se resbala y cae?
Es importante que haga todas las preguntas al gerente de la instalación y confirme los detalles con su cliente antes de firmar. Una vez que haya firmado el BEO, se trata de un contrato vinculante.