Reel en tus números
Existe una ciencia para administrar recuentos de invitados y números de RSVP con los que incluso los planificadores de eventos experimentados luchan.
Por un lado, tiene el número de asistentes que se registraron para el evento, y por otro lado, debe tener en cuenta los "no shows" y los invitados inesperados. Los eventos gratuitos tendrán un mayor porcentaje de no shows (25% o más) mientras que la mayoría de los eventos con boleto tienen un promedio de 10% de tasa de deserción. Use estos promedios para controlar los gastos innecesarios. Para estar seguro, incorpore una zona de amortiguación del 2% para llegadas de último minuto.
Reducir el consumo de desayuno continental
Pocas comidas atendidas generan más desperdicio que el desayuno continental. El hecho es que las personas se han vuelto más conscientes de los carbohidratos y las reposterías con alto contenido calórico. Dicho esto, todavía necesita tener un amplio suministro de café, té y agua para sus sesiones de la mañana. En muchos casos, puede ahorrar dinero comprando refrescos de desayuno a la carta en lugar de los paquetes estándar por persona. Figura 0.5 pasteles y 1.25 bebidas por persona para una reunión de negocios, y un poco más para grupos familiares con niños que asisten.
Considere las comidas plateadas sobre los buffets
Existe un mito generalizado de que optar por una comida de buffet le ahorrará dinero en un plato servido. Sin embargo, si echas un vistazo a la mayoría de las guías de catering, verás que esto simplemente no es cierto. Las empresas de catering deben preparar más comida por persona para los buffets, lo que genera más desperdicio.
Y a pesar de que las demandas de los servicios de mesa son menores con los buffets, los gerentes de piso aún necesitan un personal completo para colocar las mesas y los platos limpios después de la comida. La conclusión es que una entrada sencillamente plateada es la selección más rentable entre los dos .
Limite su servicio de bar
Las barras abiertas pueden ser un éxito entre los asistentes, pero quizás sean el costo más difícil de proyectar por adelantado. Si trabaja con un presupuesto ajustado, entonces su mejor opción es utilizar un sistema de tickets para controlar el consumo de bebidas. Con esto le das a cada uno un invitado con uno o dos tickets de bebida a su llegada, esencialmente pagando por su primera ronda de bebidas. Si un asistente se queda sin boletos, puede optar por comprar bebidas con dinero directamente del barman. Es un sistema que le permite tratar a sus invitados y controlar los costos al mismo tiempo.
Maximice cada mordida en las recepciones
Las recepciones y las funciones "por mordedura" con aperitivos pueden causar estragos en cualquier presupuesto si se tiene en cuenta que la mayoría de los hoteles cobran más de $ 3 por cada entrada. La guía estándar es para servir 3-5 piezas por persona para una recepción antes de la cena y 10-15 piezas por persona para las comidas por la picadura. Puede recortar estos números incorporando salsas con pan o papas fritas y refrigerios de cóctel como la mezcla de Chex y nueces.
La clave es encontrar sustitutos de llenado para las piezas aperitivas de alto precio. Los artículos de postre, como las galletas o los brownies (cortados en mitades), también pueden contar para los requisitos de cada invitado, y en comparación, son relativamente baratos.
Revise el plan
En lo que respecta a la planificación de porciones, la mejor manera de ahorrar dinero es revisar la lógica detrás de cada elemento en su menú. No solo agregue un artículo como fruta en rodajas para llenar una necesidad categórica. Piense en lo que realmente comerá su invitado y pida de manera apropiada. Haga una encuesta con sus empleados sobre qué artículos creen que serán más populares. Este simple ejercicio en sí mismo puede inspirar cambios en su menú.