¿Cuál es el W-2 del año para propósitos impositivos?
La pregunta: ¿ Los pagos de fin de año son imponibles en el año del trabajo o en el año del cheque?
La regla es: el cheque de pago se considera como ingreso imponible en el año en que se emita el cheque de pago (con fecha) , incluso si el trabajo se realizó y el pago se ganó en un año diferente (pero lea la excepción a continuación).
Por ejemplo:
Usted le paga a los empleados el 2 de enero de 2018 por el trabajo realizado en la última semana de diciembre de 2017.
El pago bruto está sujeto a impuestos en 2018, no en 2017. Si paga a los empleados el último día de diciembre por este trabajo, la fecha del cheque de pago del 31 de diciembre de 2017 significaría que el pago es un ingreso imponible en 2017.
¿Por qué es importante el año de pago de un empleado?
El año en que se grava el sueldo afecta el ingreso gravable del empleado. Si un empleado tuviera un gran bono de fin de año , por ejemplo, podría afectar la tasa de impuestos del empleado. En algunos años, hay un período de pago adicional, que puede causar que los empleados reciban lo que parece ser un cheque de pago "extra". Informar al empleado de la diferencia antes de que se pague le da tiempo al empleado para cambiar el formulario W-4 de la persona para agregar más retención a ese cheque de pago.
El problema surge cuando un período de pago no termina el último día del año. Si el período de pago finaliza antes de fin de año, hay pocos días en el primer año que se pagarán el próximo año.
Si el período de pago finaliza después de fin de año, hay algunos días adicionales en el pago del próximo año.
Una excepción: recibo constructivo
Si pone cheques disponibles para los empleados antes de fin de año -por ejemplo, a través del depósito directo- el pago debe considerarse recibido (y sujeto a impuestos) en ese año, incluso si el cheque de depósito directo está fechado el año siguiente.
El IRS dice que los empleados deben tener acceso al sueldo "sin limitación o restricción sustancial". Esto se llama " recibo constructivo ". Recibo constructivo es un término contable que se refiere a cuando se considera que el ingreso está en posesión de alguien y cuando está disponible para gastarse. Es decir, ¿cuándo tiene la persona el control del dinero?
Cheques posteriores a la fecha y recibo constructivo
En general, cuando una persona recibe un pago por correo, se puede considerar que la persona tiene un recibo constructivo de los fondos. Pero eso no siempre es verdad. Un cheque puede ser posterior a la fecha. Un cheque posfechado es un cheque que tiene una fecha futura. Si recibe un cheque en 2017 con fecha de 2018, no puede cobrarlo hasta el próximo año. Solo porque tiene el cheque en la mano, porque está fechado el año próximo y no puede cambiarse hasta entonces, el cheque se incluirá en los impuestos del próximo año.
¿Cómo afecta esta regla a los formularios W-2 del empleado?
Los formularios W-2 son los formularios que le da a los empleados en enero para proporcionar información sobre su pago y los montos retenidos para los impuestos federales sobre la renta y los impuestos FICA (seguridad social y Medicare).
El último cheque de pago con fecha de diciembre está incluido en las ganancias W-2 de ese año.
El primer cheque de pago en enero está incluido en las ganancias W-2 del año nuevo.
Después de que prepare esos Formularios W-2 , se deben distribuir a los empleados y archivar con la Administración del Seguro Social. Estas son las fechas para recordar: los formularios W-2 deben entregarse a los empleados antes de finales de enero, para los salarios del año anterior. También debe presentar los formularios W-2 con la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero (no el 28 de febrero, como en años anteriores. Esta nueva fecha de presentación W-2 anterior comienza en 2017, para los impuestos de 2016). , el software debería encargarse del problema tributario del empleado W-2.
¿Cómo maneja este problema el software Payroll?
Patriot Software dice: "El usuario [ese es usted, el negocio] seleccionaría la fecha de pago, que incluiría día, mes y año. Pero para que quede claro, normalmente la fecha de depósito del cheque de pago es también la" fecha de pago ". Por alguna razón, hay un retraso en el depósito de los fondos, el empleado W2 aún reflejará la fecha de pago en la nómina ".
¿Cómo manejo este problema?
Algunas sugerencias:
1. No te adelantes y no trates de sobrepensar esto. Entregue los cheques de pago cuando se distribuyen normalmente. Si está tratando de calcular los impuestos sobre la nómina por su cuenta, sería conveniente considerar la posibilidad de obtener el software de nómina.
2. Informar a los empleados. Deje que los empleados sepan en qué año impositivo estará su último cheque de pago. Siempre es mejor advertir a los empleados que hacer que se enteren más tarde y estar molestos.
3. Puede obtener ayuda de su CPA u otro profesional de impuestos. Si está REALMENTE confundido, podría considerar obtener un servicio de nómina para ayudar con este tipo de problemas.