Ya sea que su empresa esté planificando para un stand de 10 'por 10' o un gran espacio de exposición comercial de 40 'por 50', la capacitación del personal que estará a cargo del stand durante el espectáculo en sí es de la mayor importancia. Desafortunadamente para la mayoría de los expositores de ferias comerciales, la capacitación del personal tiende a pasarse por alto a favor de otras cuestiones aparentemente más apremiantes, como la planificación de stands, el diseño, la construcción y otras actividades logísticas. Si bien la importancia del stand en sí es importante para atraer clientes y prospectos, la presencia y el comportamiento de su personal pueden hacer o deshacer ese nuevo negocio potencial.
Algunos empleados y ejecutivos experimentados que se preocupan por su habilidad se aprovechan de los problemas para detectar e involucrar solo a prospectos en vivo, pero concentrarse solo en los ingresos o en los grandes clientes a menudo puede dañar su marca y generar oportunidades perdidas.
A veces se pide a los planificadores de eventos corporativos que ayuden en la gestión de la logística de ferias y, a veces, en el stand de la feria. Cuando los grandes planificadores de eventos participan en la fase de planificación, tienen la oportunidad única de mejorar el retorno de la inversión de la compañía al compartir las siguientes reglas y consejos de etiqueta del personal de la feria.
01 - Saludos y lenguaje corporal abierto
- Ponte de pie y saluda a los asistentes, frente al stand
- Si se necesitan asientos, use taburetes altos que crean contacto al nivel del ojo derecho
- Sonríe y haz contacto visual con los asistentes desde todas las direcciones
- Habla con los asistentes a la feria, no con los colegas
- Siéntate solo si estás con un cliente que también quiere sentarse
- No cruce brazos o piernas, mantenga las manos fuera de los bolsillos
- Evite inquietarse y apoyarse contra las paredes y los muebles del stand
- Tenga en cuenta a otras personas en el stand y cerca de su espacio
- No ingrese al espacio de otro expositor
- Sé entusiasta, confiado y educado
- Agradezca a los asistentes por pasar tiempo en su stand cuando llegan y se van
Aunque simples, estos consejos básicos de lenguaje corporal ofrecen una atmósfera accesible y profesional que alentará a los prospectos a visitar y permanecer en su stand.
02 - Roles del personal y script de ventas
Al personal del stand de feria se le debe asignar un área específica de la exhibición para cubrir y debe tener la experiencia para transmitir información importante de la compañía a los asistentes. Algunas empresas incluso le proporcionan al personal un guión de ventas y saludos personalizables, por lo que cada miembro del equipo está preparado para entregar un mensaje consistente, pulido y eficaz a los asistentes.
Más allá del guión de ventas o el discurso del ascensor, los representantes de la compañía en un stand de feria deben estar preparados para responder preguntas básicas o saber dónde obtener más información. El stand también debe ser administrado siempre por al menos una persona que tenga esa experiencia y / o autoridad, y esa persona debe ser accesible para el personal de apoyo y los asistentes en todo momento.
03 - Participación de los asistentes
Las personas asisten a ferias comerciales por una razón, por lo que es importante que el personal del stand se presente rápidamente y haga preguntas a los asistentes rápidamente para saber si pueden ayudarlos de alguna manera. Aquí es donde un guión de bienvenida o introducción puede ser útil, pero tal guión solo es efectivo si el personal del stand lo usa para atraer a los asistentes.
La mayoría de las personas que asisten a una feria tienen alguna razón relevante para aprender más sobre sus productos y servicios, así que asegúrese de que su personal les ofrezca una breve descripción del guión y las habilidades para continuar la conversación y atraer al prospecto desde allí. El personal debe estar preparado para hacer preguntas abiertas para establecer una relación con los asistentes y determinar las necesidades.
04 - Sin alimentos ni bebidas del personal
Esta regla de etiqueta debería ser simplemente una parte de los saludos y el lenguaje corporal, pero desafortunadamente, debido a su abundancia en ferias, merece su propia categoría. Una de las infracciones más comunes a la etiqueta de la cabina de la feria se produce cuando la comida y la bebida se guardan en el stand para el consumo personal del personal. Los días de feria son largos; sin duda, su personal debería tener acceso a bocadillos y agua. Pero esos refrigerios y bebidas no deben consumirse en el stand o dejarlos visibles para los asistentes a la feria.
Es fácil detectar servilletas, envoltorios, botellas de plástico y otros artículos que no forman parte del stand. Puede parecer elemental, pero recordarle al personal del puesto que evite comer, beber y masticar chicle dentro de la cabina puede ser la diferencia entre parecer profesional o parecer un patán. Para evitar esto, algunos expositores de ferias optan por emitir sus botellas de agua recargables de marca personal, que pueden ser una excelente opción para garantizar un personal bien hidratado y de aspecto profesional.
05 - Proporcionar personal adecuado
El personal de la feria suele ser responsable de la configuración del stand o, al menos, dar los toques finales a un stand más grande y construido, y debe llegar lo suficientemente temprano para asegurarse de que todos los materiales se muestren correctamente y estén listos para mostrar a los asistentes tan pronto como se abran. Los gerentes deben contar con el personal adecuado para permitir que los asistentes tengan fácil acceso al personal y considerar las necesidades de almuerzos u otros descansos sin abrumar el espacio del stand con los empleados de la compañía.
También es extremadamente importante resaltar las horas de exhibición y asegurarse de que la representación de la compañía permanezca en el stand hasta completar las horas programadas. Es asombroso el número de stands donde el personal desaparecerá 15, 30, incluso 45 minutos antes del final de un programa, sin la oportunidad de interactuar con los posibles clientes y emitir una imagen poco profesional.
06 - Cumplir con el código de vestimenta del personal
El atuendo es algo que difiere de una organización a otra. Algunas compañías requieren prendas de vestir corporativas o de negocios (p. Ej., Polos, deportes, camisas de vestir, etc.), mientras que otras proporcionan al personal ropa de marca o uniforme. Incluso otros simplemente les dan a los empleados una dirección sobre vestimenta personal con colores y estilo de vestimenta apropiado.
La vestimenta profesional y uniforme ayuda a reforzar los temas de los stands de las ferias comerciales, y también debe ser percibida como respetuosa de los organizadores y asistentes al espectáculo en sí. El código de vestimenta también debe distinguir fácilmente al personal del stand de los asistentes e incluir etiquetas de nombre.
07 - Configuración y mantenimiento de cabina
Los gerentes de eventos generalmente dirigen al personal del stand para almacenar las cajas poco atractivas y los suministros en lugares ocultos, como detrás de una pared de exposición comercial, debajo de una mesa totalmente bordeada o en un lugar fuera del área de exhibición donde se almacenan suministros adicionales.
Es importante que el espacio del stand se mantenga bien mantenido en todo momento (incluido el piso) y que la basura no se encuentre en ningún lugar a la vista. Las llamadas de etiqueta de la feria comercial para que el personal del stand sea consciente de esta regla durante todo el día.