La Gestión maestra de artículos es esencial para comprender la salud de su empresa
- ¿Quiénes son tus proveedores?
- Qué materias primas y componentes usa
- Cuanto inventario debes llevar
- Cuáles deberían ser sus márgenes de ganancia
La administración cuidadosa del maestro de artículos es esencial para comprender la salud general de su empresa.
¿Qué es un maestro de artículos?
Cada uno de los productos que su empresa fabrica y vende debe tener un maestro de artículos. El maestro de elementos es un archivo o registro que generalmente se encuentra dentro de su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
El maestro de artículos debe configurarse cuando se introduce un producto en su empresa. El maestro de elementos debe construirse con cuidado (a menudo, las empresas tendrán una persona cuyo único trabajo sea el mantenimiento maestro de elementos) y contendrá, como mínimo, la siguiente información:
- Nombre del árticulo
- Descripción del Artículo
- Lista de materiales (BOM)
- Costo de los bienes (COGS)
- Enrutadores de fabricación
- Plazos de fabricación y suministro
- Niveles de existencias de seguridad (si corresponde)
- Cantidades mínimas de pedido (MOQ)
- Ordenar múltiplos
Pero no te limites a esas entradas. Su ERP tendrá campos estándar para rellenar para su maestro de artículos, pero también habrá campos personalizados que puede usar para adaptar el maestro de artículos a las necesidades específicas de su empresa.
Desde el maestro de elementos, su ERP tomará información para generar datos para:
- Valor de inventario
- Colas de compras
- Producción de trabajo u órdenes de trabajo
- Varianzas de fabricación
- Varianzas de precios de compra (PPV)
- Análisis financieros
La información contenida dentro de un maestro de elementos es similar a las hebras de genes dentro de una molécula de ADN.
Su ADN le dirá de qué está hecho. Su maestro de artículos le dirá de qué está hecha su empresa.
¿Cómo se usa un maestro de artículos?
A pesar de que es un repositorio de información increíblemente valioso, es posible que nunca abra un maestro de artículos. A menos que su trabajo sea mantener el maestro de elementos de su empresa (con bastante inteligencia, los trabajos a menudo se denominan Maestros de artículos), es posible que en realidad no pueda ingresar y realizar cambios en un maestro de artículos.
Sin embargo, si su trabajo está dentro de la función de cadena de suministro de su empresa (planificación, compras, control de inventario, gestión de demanda, etc.) o en finanzas o en otra área de gestión, está utilizando información que encuentra su lugar dentro del maestro de artículos de su empresa.
El costo de los productos de su producto se encuentra dentro del maestro de artículos. Por lo tanto, si desea conocer el valor de su inventario, tendrá que tomar la cantidad de artículos que tiene a mano y multiplicar ese número por los costos en el maestro de artículos.
Y, por cierto, si su producto es un conjunto compuesto por múltiples niveles de subconjuntos y componentes, todos estos subconjuntos y componentes también tendrán un maestro de artículos.
Varianzas de precios de compra y variaciones de fabricación
¿Estás pagando la cantidad correcta por los artículos que compras?
Usa el maestro del elemento para averiguarlo. Tome sus precios de compra reales y compárelos con el costo (a menudo denominado costo estándar) que se encuentra en su maestro de artículos.
La belleza de tu maestro de elementos es que es un archivo vivo. Si su maestro de artículos dice que usted compra el Producto X por $ 10 y descubre que ha estado comprando el Producto X el año pasado por $ 9, entonces alguien en su compañía (tal vez no usted) puede revisar su maestro de artículos para que el costo estándar es igual al precio de compra.
Lo mismo es cierto para los tiempos de fabricación. Si su maestro de artículos ha sido configurado con 45 minutos como el tiempo de fabricación para el Producto Y, después de ejecutar un informe de varianza de fabricación, descubre que realmente le toma 55 minutos fabricar el Producto Y, usted (u otra persona en su empresa) puede revisar el maestro del artículo.
Cola de compras
Además de pagarle a sus empleados, comprar su inventario es una de las actividades de mayor costo que usted y su compañía realizan regularmente. Debería confiar en su ERP para decirle qué comprar y cuándo comprarlo, y adivine a dónde va su ERP antes de enviarle sus señales de compra.
Lo has adivinado, tu maestro de objetos.
Su maestro de artículos alberga estos puntos críticos de datos de compras:
- Tiempo de espera
- MOQ
- Pedir múltiplos
- Niveles mínimos de stock
- Niveles de stock máximo
- Costo de la compra
Su ERP usa esa información y la concilia con los niveles actuales de inventario y la demanda del cliente o de producción para impulsar los requisitos de compra.
Si el maestro de su artículo es inexacto, podría estar comprando demasiado tarde (es decir, el tiempo de entrega de su proveedor es realmente de 6 semanas, pero su maestro de artículos dice que son solo 3 semanas). O podría estar pidiendo demasiado (si su MOQ dice que las unidades mínimas que puede comprar del Producto X son 100 unidades, pero su proveedor realmente le venderá 50). O su nivel de stock máximo no le permitirá comprar la cantidad que necesita para cubrir la demanda de sus clientes .
Y, de nuevo, las varianzas en el precio de compra (PPV) es una métrica que muchas compañías rastrean, y su métrica PPV puede informarse incorrectamente si el costo de compra (es decir, estándar) en su maestro de artículos es incorrecto.
¿Quiénes son estos maestros de artículos?
Sí, a veces el trabajo de una persona se llama Maestro de Artículos. Esos trabajos son para personas que administran maestros de artículos, pero no se les llama Administradores de artículos principales (en su mayor parte). Item Master se ve mucho más fresco en una firma de correo electrónico.
Los Maestros de artículos normalmente informan a un Gerente de la cadena de suministro, al Gerente de materiales, al Gerente de control de inventario o incluso a un Gerente de finanzas.
Si eres un Maestro de artículos, debes tener una atención meticulosa a los detalles. Debe ser obsesivamente compulsivo con respecto a la propiedad del maestro de artículos de su empresa. Y debe ser capaz de asegurarse de que todos los detalles dentro del maestro de elementos de su empresa sean precisos.
Porque la única vez que la administración se preocupa por el ADN, el maestro de artículos, es cuando hay algo mal con eso . Y ese pequeño detalle aparentemente incorrecto provocó un error de compras o inventario o planificación, lo que provocó que el dinero se gastara cuando no era necesario.