01 - Compra ejecutiva
02 - Racionalización de los datos existentes
Cualquier empresa que haya estado adquiriendo datos durante un período de tiempo tendrá una base de datos de proveedores que contenga datos actuales, duplicados, desactualizados e incorrectos. Si su empresa tiene varios departamentos de compras geográficamente separados, el nivel de imprecisión se multiplica. Para que se implemente una estrategia de compras de clase mundial, los datos de cada departamento de compras deben actualizarse para reflejar los datos actuales del proveedor y racionalizarse para eliminar datos duplicados, incorrectos e innecesarios. El beneficio de tener datos precisos para su empresa es que permite tomar decisiones con precisión. Le permite a su departamento de compras analizar el gasto en proveedores que se utilizan en más de un área de compras. Después de una mejor comprensión de dónde se gasta el dinero en toda la empresa, la compañía tendrá una mayor influencia con los proveedores.
03 - Aproveche los programas de incentivos para vendedores
Ha sido la norma para las empresas pagar a los proveedores lo más tarde posible. Si el vendedor tiene un contrato por 45 días, nunca recibirán su pago antes de ese día 45. Para alentar a las empresas a pagar sus facturas antes de la fecha del contrato negociado, los proveedores han ofrecido reembolsos, descuentos y otros incentivos. Pero los proveedores han descubierto que, a pesar de los incentivos, las compañías aún no pagan temprano. Una teoría es que las compañías ingresan los términos de pago en su sistema ERP y se olvidan de ello. Los cheques se recortan en función de esos datos y los incentivos del vendedor nunca se realizan. Una estrategia de compra de clase mundial debería abarcar estos descuentos y las empresas deberían asegurarse de que están tomando todos los incentivos posibles. En estos tiempos económicos difíciles, las empresas no pueden darse el lujo de dejar pasar importantes descuentos. Además, las negociaciones con los proveedores también deberían incluir la obtención de mayores descuentos para el pago al recibir los productos o incluso el prepago.
04 - Implementar la evaluación del proveedor
Una buena estrategia de compra debe incluir un método por el cual se miden los proveedores. El proceso de evaluación debe incluir no solo el rendimiento de la entrega sino también el seguimiento de métricas menos obvias, como la entrega insuficiente o excesiva, la calidad de los artículos entregados y el rendimiento del servicio al cliente del proveedor. Estas métricas pueden no ser siempre un valor medible, pero a veces la métrica es subjetiva. Si las pautas de política se implementan para la evaluación subjetiva, entonces todos los proveedores se pueden medir por igual. No olvides informar a los proveedores que están siendo evaluados. Si saben que sus clientes los están mirando, quizás eleven su juego.
05 - Contratar a los profesionales de compras
Muchas empresas creen que las habilidades básicas de oficina son el único requisito previo para un puesto en el departamento de compras. Esta visión es increíblemente ingenua teniendo en cuenta que estos empleados están a cargo de gastar grandes cantidades de recursos de la compañía. El profesional de compras es la clave para implementar una organización de compras de clase mundial. Las habilidades requeridas para las organizaciones de compras de clase mundial incluyen el conocimiento de la empresa que están comprando, habilidades analíticas, habilidades de negociación y habilidades interpersonales. Al privar a su departamento de compras de los empleados versados en estas habilidades, su empresa puede verse a sí misma atada a los contratos con los vendedores equivocados, por el material equivocado y a un precio equivocado. las organizaciones de compras incluyen el conocimiento del negocio que están comprando, habilidades analíticas, habilidades de negociación y habilidades interpersonales. Al privar a su departamento de compras de los empleados versados en estas habilidades, su empresa puede verse a sí misma atada a los contratos con los vendedores equivocados, por el material equivocado y a un precio equivocado.
06 - Reducir el número de vendedores
Las empresas tienen cientos de proveedores, algunos tienen miles, muchos tienen miles, incluso decenas de miles. Tener miles de proveedores en su sistema no solo requiere una considerable cantidad de mantenimiento, sino que también puede ser extremadamente costoso. Si un departamento de compras solicita artículos de veinte proveedores diferentes cada día, eso puede significar que se deben enviar veinte pedidos de compra, veinte gastos de envío que deben pagarse y veinte recibos de mercancías que deben procesarse cuando llegan los productos. Además de los costos adicionales, probablemente haya ahorros que no se están realizando. ¿Cuántos de esos veinte vendedores venden productos iguales o similares? Si los veinte vendedores se reducen a cinco, entonces los costos de procesamiento se reducirán y probablemente el costo del material se negoció más bajo.
07 - Compras centralizadas
Si su empresa tiene varias ubicaciones geográficamente dispersas, puede pensar que es imposible implementar una estrategia de compra de clase mundial. Es prudente que las empresas tengan que considerar su gasto global como una función central. Con una organización de compras centralizada, una empresa puede revisar sus compras totales y seleccionar proveedores que puedan proporcionar la mayoría de los artículos al mejor costo. Este escenario no cubrirá todos los artículos utilizados en todas las ubicaciones y la organización central de compras tendría que trabajar con las ubicaciones para identificar proveedores locales que faciliten las necesidades de la ubicación remota.
08 - Obtener el máximo provecho de los vendedores
Negociar un acuerdo con un proveedor puede ser una aventura prolongada sin que ninguna de las partes esté contenta con el resultado. Tener una relación pobre con su proveedor al inicio del contrato no es la forma en que operan las organizaciones de compras de clase mundial. Los vendedores son una parte importante de su cadena de suministro. Los materiales que proporcionan se requieren en fechas específicas para que su pedido se envíe al cliente en la fecha prometida. Hacer que su proveedor sea un socio en lugar de otro proveedor ayudará a garantizar que sus pedidos sean correctos y puntuales. Las negociaciones con sus proveedores deben enfocarse en los beneficios de ser un proveedor; mostrándoles que si tienes éxito, tendrán éxito. Las negociaciones que se centran en cláusulas de penalización y multas por mala calidad y fechas de entrega incumplidas dejarán al vendedor menos dispuesto a satisfacer sus requisitos.
09 - Maximizando la tecnología
Hay algunas empresas que todavía usan Rolodexes, solicitudes de compra de papel y llaman a sus proveedores a sus proveedores. La mayoría tiene algún tipo de software de compra, incluso si se trata de una hoja de cálculo de Excel, que realiza un seguimiento de los pedidos y el gasto total. Con la introducción del software Enterprise Resource Planning (ERP), las empresas pueden integrar sus departamentos de compras en su cadena de suministro para aprovechar los datos en tiempo real. Sin embargo, ahí es donde muchas compañías se detienen. Las estrategias de compra de clase mundial van más allá para cosechar los beneficios que les ofrecen sus sistemas ERP. Las empresas pueden adoptar técnicas de flujo de trabajo dentro de sus sistemas ERP para automatizar las aprobaciones y pagos, reduciendo así el tiempo que el personal de compras tiene que intervenir. Los datos producidos por miles de transacciones de compras se pueden usar en almacenes de datos para ayudar a los profesionales de compras con métricas en la evaluación de proveedores y la negociación de contratos.