La organización de compras de cualquier compañía es vital para su éxito
La función de compra de cualquier compañía es de vital importancia para el éxito de esa empresa. Al negociar con los proveedores, un departamento de compras puede obtener los artículos de mejor calidad, al mejor precio y en el momento de entrega correcto.
De esta forma, una empresa puede asegurarse de tener las piezas disponibles para su proceso de fabricación , lo que a su vez permite que el equipo de producción produzca y entregue productos de calidad al cliente.
La forma en que se estructura un departamento de compras depende directamente de la forma en que opera la empresa. Tener una organización de compras estructurada de manera incorrecta puede generar costos más altos para los materiales e incoherencias en la producción de productos terminados, lo que puede conducir a la degradación de la satisfacción del cliente.
Pequeños negocios
Para las pequeñas empresas, la compra de materiales es tan importante como lo es para las grandes compañías. Una pequeña empresa opera de una manera ligera, y el proceso de compra puede ser simple, pero aún tiene que operar con éxito.
Una pequeña empresa puede tener un profesional de compras que debe procurar todos los artículos necesarios para el negocio. La ventaja de un solo profesional de compras es que generalmente tendrán una relación personal con los proveedores y podrán actuar rápidamente cuando surjan problemas.
Sin embargo, deben asegurarse de que los materiales lleguen cuando se necesiten y al precio correcto.
A medida que crecen las empresas, el único profesional de compras puede verse abrumado fácilmente y esto puede llevar a su incapacidad para mantenerse al día con los proveedores y las entregas.
Es importante que las pequeñas empresas entiendan que una empresa en crecimiento necesita asegurarse de que su departamento de compras crezca a paso para garantizar que mantengan las eficiencias que se han creado.
Compra Centralizada
Las empresas más grandes a menudo adoptan una estructura de compras centralizada con todo el personal de compras informando al ejecutivo de compras.
La organización de compras centralizada tendrá en cuenta los requisitos de compra para toda la empresa. Por ejemplo, si una compañía tiene siete plantas en los EE. UU., La organización central de compras estará ubicada en un solo lugar y comprará artículos para las siete plantas.
Hay una serie de razones por las cuales las empresas elegirían este tipo de estructura de compras. Al tener una única organización de compras, la empresa puede aprovechar el gasto total de la empresa cuando negocia con proveedores. Esto debería permitir que el departamento de compras determine el mejor precio y las mejores condiciones de los proveedores ofreciéndoles un compromiso de comprar en grandes volúmenes.
Las organizaciones de compras centralizadas también les permiten a los profesionales de compras especializarse en un área. Por ejemplo, un empleado de compras podría trabajar con proveedores que ofrezcan productos de acero, mientras que si estuvieran en un departamento de compras más pequeño tendrían que trabajar con proveedores de muchas industrias.
Las empresas a menudo prefieren departamentos de compras centralizados, ya que les da un mayor grado de control sobre el proceso de compra.
Al tener las compras dispersas en toda la organización, habría un número mucho mayor de personal involucrado en el proceso y menos control del proceso de compra.
Compras descentralizadas
Las organizaciones con muchos lugares pueden adoptar un modelo de compra descentralizado.
Esto permite que cada instalación o un grupo de instalaciones lleven a cabo sus propias compras. Este modelo de compra puede ser exitoso cuando la cultura de la organización es tal que cada ubicación actúa como su propio centro de beneficio o tiene un negocio que es diferente de otras ubicaciones.
Para las empresas que han adquirido negocios que pueden no ser similares a su negocio principal, entonces la estructura de compras descentralizada sería más apropiada. Las organizaciones locales de compras a menudo operarán de manera similar al modelo de la pequeña empresa, donde tendrán vínculos más estrechos con los proveedores locales y podrán reaccionar rápidamente cuando sea necesario.
Cuando las instalaciones requieren la entrega de artículos en un momento previo, el modelo de compra centralizada no es apropiado.
Si un stock es inminente, y la fabricación se detendrá, un proveedor local a menudo puede entregar el mismo día, mientras que la compra centralizada probablemente tratará con un proveedor nacional que no podrá ofrecer la misma respuesta.
Muchas compañías han intentado adoptar una combinación de compras centralizadas y descentralizadas, donde las instalaciones tienen la responsabilidad de comprar ciertos artículos críticos de producción, pero la organización central de compras tiene la tarea de comprar artículos no críticos o artículos de servicios compartidos.
Este artículo ha sido actualizado por Gary Marion, experto en logística y cadena de suministro en The Balance.