¿Qué gastos de mudanza de empleados debe pagar?
Lo mejor es seguir reembolsando solo los gastos de mudanza aprobados por el IRS como deducciones de una declaración de impuestos para empleados.
Según el IRS , los gastos de mudanza deducibles para los empleados incluyen solo
"gastos razonables de:
Traslado de artículos para el hogar y efectos personales de la casa anterior al nuevo hogar, y
Viajar (incluido el alojamiento) desde la antigua casa hasta la nueva casa.
Los reembolsos de los gastos no deducibles siempre son gravables para el empleado, incluso si el reembolso podría calificar como un plan responsable (como se describe a continuación).
Implicaciones fiscales de los reembolsos de gastos móviles de los empleados
En general, cualquier pago que haga a los empleados está sujeto a impuestos, y pagar los gastos de mudanza de los empleados se considera un beneficio sujeto a impuestos. Pero hay una manera de hacer que el beneficio no sea gravable para el empleado.
Si desea que los gastos de mudanza del empleado no sean gravables para el empleado (el IRS usa el término "excluido" de los impuestos), debe pagarlos a través de lo que el IRS llama un plan responsable .
En este caso, el empleado paga los gastos y usted los reembolsa.
Para cumplir con los criterios de un plan responsable, los gastos se deben detallar y solo se pueden pagar los gastos específicos. Los gastos también deben ser para un fin comercial.
El empleado debe haber pagado o haber incurrido en gastos deducibles mientras prestaba servicios como empleado de su empresa. Es posible que necesite documentar que su negocio requiere la mudanza.
También hay algunos procedimientos contables que deben seguirse para que el plan de reembolso sea
- El empleado debe " contabilizar adecuadamente estos gastos dentro de un período de tiempo razonable". Es decir, el empleado debe darle recibos por todos los gastos.
- Si le está dando al empleado un anticipo de estos gastos, el empleado debe devolver cualquier exceso de dinero dentro de un período de tiempo razonable.
Por ejemplo, supongamos que adelanta $ 5,000 por gastos de mudanza y el empleado le da recibos por $ 3,660. El empleado debe darle un cheque por el saldo ($ 1,350). Si no se cumplen todos los criterios para un plan responsable, el plan no es un plan responsable. Y los " reembolsos por gastos no deducibles " (para el empleado) y las asignaciones por gastos diversos o no especificados son gravables para el empleado.
Para ser absolutamente claro: cualquier reembolso hecho a los empleados bajo un plan que no rinde cuentas debe ser tratado como sujeto pasivo (incluida la retención), incluso si el reembolso es por gastos que son deducibles para el empleado. Y cualquier pago no confirmado por recibos, incluso si son parte de un plan responsable, están sujetos a impuestos y están sujetos a retención.
Retención de impuestos de nómina en pagos de gastos de mudanza a empleados
Si los pagos se realizaron bajo los criterios de un plan responsable, y se han cumplido todas las condiciones necesarias, los pagos a los empleados por los gastos de mudanza no están sujetos a retención.
Los pagos de gastos de mudanza que no se realizan bajo los criterios de un plan responsable (descrito anteriormente) están sujetos a retención por impuestos federales sobre la renta, impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare) e impuestos federales de desempleo.
Informar pagos de gastos móviles en el formulario W-2 de un empleado
Si el reembolso al empleado cumple con todas las condiciones de un plan responsable, como se describió anteriormente, no tiene que incluir estos reembolsos en el W-2 del empleado. Si el empleado le proporciona una contabilidad adecuada de los gastos, pero no se reembolsa el excedente, deberá verificar con su servicio de nómina o el preparador de impuestos para determinar cómo declarar los montos imponibles y no imponibles. Debe informar el monto de este beneficio cuando complete el informe fiscal anual W-2 para el empleado del año anterior.
Patriot Software proporciona más aclaraciones sobre cómo se ingresan estos gastos en el formulario W-2 de un empleado. Usaremos el ejemplo anterior, donde el empleado recibe $ 5,000 por gastos de mudanza, tiene recibos por $ 3,660 y mantiene los $ 1,350 restantes. La cantidad que el empleado mantiene es imponible para el empleado. Asumiremos que este pago se realiza bajo los requisitos para un plan responsable, como se describe anteriormente:
- El $ 1,350 imponible está incluido en el Cuadro 1 del formulario W-2 (y en los cuadros 3, 5 y 16, si el estado o la ciudad lo gravan).
- La retención de impuestos a la renta federales y estatales y los impuestos FICA se deben calcular para los $ 1,350 imponibles y se incluyen en las casillas correspondientes en la W-2.
- Debe incluir los $ 3,660 (el monto equivalente al monto corroborado (por ejemplo, la parte no tributable) en la casilla 12 del Formulario W-2 con el código "L".
Para obtener más detalles sobre cómo funciona esto, consulte la Publicación 15 del IRS (Circular E).
Dar a un empleado dinero extra para gastos de mudanza
Algunas empresas otorgan a los empleados un monto fijo para gastos de mudanza, según el tipo de mudanza y la distancia. El pago aún puede ser deducible para su negocio como un gasto comercial.
Si desea dar dinero a un empleado para gastos de mudanza y dejar que el empleado decida cómo se gastará este dinero, usted tiene un plan que no rinde cuentas, de acuerdo con las reglamentaciones del IRS. En este caso, como se indicó anteriormente, si no desea que el empleado tenga que mostrar los recibos, todo el pago está sujeto a impuestos para el empleado como un beneficio. Además, el impuesto federal sobre la renta y el impuesto FICA deben retenerse en el pago.
En este caso, es posible que desee agregar un monto adicional al pago para ayudar al empleado con los impuestos adicionales que deben pagarse. A esto se le llama "cobrar" un cheque, y se hace para darle al empleado el monto exacto del pago, después de impuestos.
Por ejemplo, si le paga a un empleado $ 2,000 en gastos de mudanza, puede hacer un cálculo de aumento para dar más de $ 2,000 para cubrir los impuestos adicionales. Patriot Software tiene una calculadora que puede ayudarte con esto.
Los gastos de mudanza del empleado son deducibles
El pago de los gastos de mudanza de los empleados es un gasto comercial deducible para su negocio. Las deducciones de gastos de mudanza del empleado para los empleados deben limitarse a aquellas que el empleado podría deducir en su propia declaración de impuestos. Eso significa solo los costos para trasladar los artículos del hogar y los gastos de viaje a la nueva ubicación para el empleado y su familia.
Informar a los empleados sobre el plan de reembolso de gastos de mudanza
Al igual que con cualquier otro beneficio para empleados, todos los empleados deben recibir el mismo trato. Puede establecer los criterios para calificar para el plan por tipo de empleado (asalariado frente a por hora, por ejemplo), pero no puede otorgar a un empleado en la misma clasificación más de este beneficio que otro.
Siempre es una buena idea poner este tipo de beneficio por escrito y incluirlo en sus comunicaciones con los empleados. El manual de su empleado o el manual de políticas y procedimientos es un buen lugar para describir el plan. No olvide incluir información sobre las implicaciones fiscales de este beneficio.
Ayudando a los empleados con sus deducciones de gastos móviles
A menos que sea un preparador de impuestos calificado , no es bueno hacer recomendaciones fiscales a los empleados sobre las deducciones del impuesto a la renta. Aliente a sus empleados a obtener asesoramiento impositivo profesional o utilice un software impositivo profesional . Aquí hay algunas cosas que puede hacer para ayudar a los empleados a entender este beneficio de gastos de mudanza y cómo afectará sus impuestos:
- Brinde a los empleados un paquete de reubicación de trabajo que explique cómo su compañía le reembolsará los gastos de mudanza.
- Ofrezca a los empleados la oportunidad de cambiar su retención (en el Formulario W-4 ) para contabilizar el pago del reembolso inicial.