Cómo probar tus deducciones fiscales comerciales

¡DETENER! Antes de presentar su declaración de impuesto comercial con el IRS, pregúntese: si tuviera que probar estas deducciones, ¿podría hacerlo? Si no está seguro, lea este artículo.

La conclusión es: si no puede probarlo, no lo deduzca.

Es genial poder deducir los impuestos de todos sus gastos comerciales, pero es aún mejor poder probar esas deducciones en una auditoría del IRS. Si tiene un preparador de impuestos competente, esta persona le pedirá que vea toda la documentación sobre sus deducciones de impuestos.

Entonces, antes de ir a su preparador de impuestos con su documentación (¡ NO en una caja de zapatos , por favor!)

En este artículo, veremos algunos gastos comerciales simples, siempre haciendo la pregunta, "¿Cómo puedo probar que esto es un gasto comercial real?" Y siempre analizaremos estas transacciones desde el punto de vista del IRS y su preparador de impuestos.

El hecho más importante que debe recordar es que DEBE poder mostrar no solo que la transacción tuvo lugar, sino que fue para un PROPÓSITO DE NEGOCIO.

Comprar propiedad o pagar gastos

Usted compra una impresora todo en uno de Best Buy para su negocio. Usted escribe un cheque de su cuenta comercial o usa su tarjeta de crédito comercial. Entonces, eso es suficiente para demostrar que es un gasto de negocios, ¿verdad? En realidad no. Guardar su cheque cancelado o el recibo de su tarjeta de crédito es solo una parte de su comprobante. El cheque cancelado no muestra lo que usted compró. Usar una tarjeta de crédito es mejor, porque el recibo muestra la compra.

También es necesario incluir el recibo de la caja registradora con su cheque cancelado, para mostrar lo que realmente compró.

Pagando desde una cuenta personal

Pagar los gastos de su cuenta bancaria comercial o una tarjeta de crédito comercial funciona de la misma manera. Por supuesto, debe usar una cuenta de cheques o de ahorros comercial separada o una tarjeta de crédito comercial.

Si bien el uso de sus cuentas personales no es necesariamente un problema, es más difícil probar que este cheque personal se usó para fines comerciales.

Cuando comienza su negocio por primera vez, es posible que deba usar una cuenta personal para algunos artículos. Por ejemplo, recientemente formé una nueva LLC y tuve que usar un cheque personal para el registro en mi estado. Cuando usa una cuenta personal para fines comerciales, asegúrese de tener mucha documentación. En este caso, imprimí un recibo del secretario de estado estatal que mostraba que había pagado el registro de una LLC. En este caso, fue bastante difícil creer que esto era para uso personal.

Uso de registros de gastos

Algunos gastos son más difíciles de probar que otros. Los dos grandes ejemplos de esto son los gastos de viaje, incluido el millaje y la propiedad listada. En ambas circunstancias, la mejor manera de satisfacer la demanda del IRS de comprobantes de gastos es mantener un registro.

El IRS prefiere la prueba "en el momento" . Es decir, una nota que usted anota en un recibo de gasto o recibo o registro de millaje en el momento en que se gasta el dinero es mejor que una lista que redacta al final del año.

Mantener un registro de kilometraje es, lo sé, mantener un registro de kilometraje es un gran dolor. Significa que cada vez que ingresa a su automóvil (no importa si el negocio pagó por el automóvil, por cierto), debe registrar:

Si desea hacerlo más fácil, anote el millaje en el automóvil el 1 de enero del año y anote el millaje solo para fines comerciales.

Para deducir los gastos de millaje de negocios, utilizando ya sea la deducción de millas estándar o los gastos reales, debe demostrar que ha utilizado el automóvil al menos el 50% del tiempo para los negocios.

Un consejo: si está conectado a su teléfono inteligente, intente una aplicación de kilometraje o aplicación de gastos. Le ahorrará mucho papel y mantendrá su registro de gastos en línea.

Finalmente, recuerde que viajar diariamente (ir y venir al trabajo) no se considera un gasto de viaje deducible. Si bien puede realizar un seguimiento de los gastos de viaje, no los incluya en su registro de viaje de negocios.

Uso de recibos de viajes de negocios

Además de un registro de millas recorridas, si viaja por negocios deberá llevar un registro de los recibos de los gastos.

Estos gastos, como el millaje, son analizados de cerca por un auditor del IRS, porque es fácil incluir los gastos de viaje personales con los viajes de negocios.

La mejor manera de demostrar los gastos de viaje de negocios (incluidos hoteles, vuelos, alquiler de autos, comidas y entretenimiento) es usar un recibo de tarjeta de crédito (usando su tarjeta de visita, por supuesto) con notas adicionales sobre el propósito comercial. Haga la nota en el momento en que incurre en el gasto. También puede usar un planificador diario, agenda de citas o calendario para anotar los eventos de viaje de negocios, y añádalos con sus recibos.

Comprar propiedad listada

Echemos un vistazo más de cerca a esa impresora todo en uno que usted compró. La impresora también se puede utilizar para impresión personal, y el IRS clasifica estos tipos de propiedad como propiedad listada . Están en una lista porque se pueden usar para fines personales o comerciales. El IRS requiere un mayor grado de prueba de uso comercial.

Debe documentar específicamente cómo usa la propiedad listada. La mejor manera es mantener un registro con la propiedad (como el registro de gastos que se describe a continuación). Cada vez que utilice la impresora u otra propiedad enumerada, tenga en cuenta la fecha, el uso (número de copias, por ejemplo), el trabajo específico (copias impresas de un folleto para empresas) y si el uso es comercial o personal. asociado con la impresora, como cartuchos.

Al final del año, debería poder mostrar el porcentaje de uso de la empresa y luego asignar ese porcentaje a los costos. Por ejemplo, si descubre que ha usado la impresora el 60% del tiempo para hacer negocios, puede asumir el 60% de los costos como una deducción comercial.

Como recordatorio, si tiene la propiedad en la ubicación de su empresa (NO su oficina en el hogar ), no tiene que llevar un registro. Se supone que todo uso en una ubicación comercial es para fines comerciales.

Usar estados de cuenta

Digamos que perdió la tarjeta de crédito o no tiene el cheque cancelado para la compra de esa impresora. Puede usar un resumen bancario o un extracto de cuenta de tarjeta de crédito para probar una compra comercial, pero también necesitará una verificación adicional de un libro de citas, calendario o planificador diario.

No hay tal cosa como demasiada evidencia

Si existe alguna duda acerca de si algún gasto es para fines comerciales, es mejor tener varias formas de demostrar el gasto.

Su sistema de registros comerciales

Finalmente, los registros que conserva en estos gastos comerciales deben ser parte de su sistema general de mantenimiento de registros comerciales.