Una reducción del precio de compra puede permitir que las empresas ganen negocios
Una reducción en el costo de la materia prima y los servicios puede permitir a las compañías comercializar competitivamente el precio de sus productos terminados para poder ganar negocios. Una medida de rendimiento evidente del éxito de cualquier departamento de compras es la cantidad de dinero ahorrado por la empresa.
Sin embargo, hay una serie de medidas de rendimiento que las empresas pueden usar cuando miden el rendimiento de compras. Éstas incluyen:
- Eficiencia de compras
- Eficacia de Compra
- Funcionalidad de compra
- Mediciones de rendimiento
Eficiencia de compras
Los costos administrativos son la base para medir la eficiencia de compra. Esta medición de rendimiento no se relaciona con la cantidad de artículos comprados que el departamento ha adquirido.
La medición se relaciona con el desempeño del departamento de compras en las actividades que se espera que realicen en comparación con el presupuesto establecido para el departamento.
Si los costos de compra están dentro del presupuesto, la eficiencia del departamento de compras superará las expectativas. Si el departamento usa fondos por encima del presupuesto, la función de compras no es eficiente.
Eficacia de Compra
El precio que el departamento de compras pagó por un artículo no es necesariamente una buena medida del rendimiento de la compra.
El precio de un artículo puede fluctuar debido a las condiciones del mercado, su disponibilidad y otras presiones de demanda. Por lo tanto, es posible que el departamento de compras no pueda controlar el precio. Un método popular para evaluar la efectividad de las compras es revisar las proporciones de rotación de inventario . La proporción mide la cantidad de veces, en promedio, que se usa el inventario, o se cambia, durante el período.
La relación utilizada para medir la liquidez del inventario. Sin embargo, esto no siempre es una gran medida de la efectividad de compra ya que los requisitos estacionales para tener artículos en stock pueden hacer que esta medición sea inexacta.
Funcionalidad de compra
El rendimiento de las compras puede medirse contra los requisitos funcionales de la función de compras.
La función principal del departamento es proporcionar el artículo correcto en el tiempo requerido al menor costo posible. La medición del rendimiento puede tener en cuenta estos elementos, pero no tiene en cuenta los factores que pueden estar relacionados con la estabilidad del proveedor, los problemas de calidad del material y los descuentos de los proveedores.
Mediciones de rendimiento
El rendimiento de la función de compras puede medirse utilizando una variedad de medidas.
Una empresa puede decidir cuáles de estas medidas de efectividad son relevantes para el desempeño de su departamento de compras. Las medidas pueden incluir:
- Ahorro de costes. Si el departamento de compras adquiere un artículo a un precio más bajo que antes, entonces es un ahorro de costos. Esto puede ocurrir cuando se encuentra un nuevo proveedor, se utiliza un artículo sustituto menos costoso, se ha firmado un nuevo contrato con el proveedor, se ha encontrado un método de transporte más económico o el departamento de compras ha negociado un precio menor con el proveedor existente.
- Mayor calidad. Cuando un artículo ha mejorado la calidad ya sea mediante el uso de un proveedor diferente o mediante la negociación con el proveedor existente, la mejora se reflejará en una reducción de los residuos o los recursos de producción.
- Mejoras de compras. Las eficiencias en el método utilizado en el departamento de compras aumentarán la efectividad. Estos pueden incluir la introducción de EDI, sistemas de adquisición electrónica, inventario administrado por el vendedor y procesos de pago en recepción.
- Mejoras de transporte. Cuando un departamento de compras negocia con un transportista o una cantidad de transportistas para reducir el costo del transporte de artículos del vendedor a las instalaciones de producción, se reducirá el costo unitario del artículo. Este ahorro de costos puede usarse como una medida de efectividad.
Rendimiento de compras
Se han llevado a cabo varios estudios sobre el rendimiento de las compras y los resultados indican que no existe un método que cubra todos los departamentos de compras.
Sin embargo, hay una serie de medidas clave que se consideran comunes en la evaluación del rendimiento. A saber, ahorro de costos, calidad del proveedor, métricas de entrega, efectividad del precio y flujo de inventario.
Aunque estas medidas clave son comunes, el peso que se le da a estas medidas no es de ninguna manera uniforme y variará de una industria a otra. Además, la importancia de estas medidas para la eficacia general de un departamento de compras cambiará con el tiempo y, por lo tanto, será necesario evaluarlas y modificarlas periódicamente.
Actualizado por Gary Marion, experto en logística y cadena de suministro.