Las órdenes de compra generalmente son documentos preimpresos y numerados generados por el sistema de gestión financiera del minorista. En otras palabras, si usa un software de contabilidad como QuickBooks , cuando solicita productos de un proveedor, creará una orden de compra para usted en el sistema. El objetivo del PO es crear un documento rastreable dentro de su sistema de contabilidad o POS para ser utilizado en todo tipo de formas beneficiosas para administrar su negocio.
Cómo funciona con un sistema de inventario
- Un PO le dice a su sistema de inventario lo que tiene en orden. Si está utilizando un sistema abierto para comprar , sabe que no debe pedir más productos porque ya están ordenados.
- Puede establecer especificaciones de compra con el vendedor. Por ejemplo, obviamente contiene las cantidades de cada producto que está ordenando, pero también detalla el método de pago, los términos de los cuales pagará por los productos (incluidas las citas ) y el método en el que desea que los productos se envíen a su empresa. almacenar.
Muchos proveedores tienen un sistema establecido o predeterminado que usan para facturación y flete. Por lo tanto, sin instrucciones, cambiarán automáticamente a UPS ground cuando se lo enviemos a usted, por ejemplo. Pero puede necesitarlo más rápido, y el PO puede comunicar eso.
- Un PO es un documento de responsabilidad para todas las partes. Es muy fácil cometer errores al hacer el pedido. Pero cuando todo está escrito, es difícil discutir. Puedo recordar muchas veces cuando un proveedor me facturó y facturó incorrectamente, pero mi orden de compra fue respaldada y se revertió o corrigió.
Un ejemplo de esto, recibí una factura por 300 cajas de crema para zapatos y cuando pedí 300 piezas. Hay 100 piezas en una caja, por lo que puede imaginar cuánto más alta era la factura de lo que se suponía que era.
- Cuando llega la mercancía del proveedor, puede verificarla contra el pedido y asegurarse de que el envío sea correcto. En quinto lugar, les permite a todos sus empleados participar. Por ejemplo, un empleado puede ordenar y otro puede recibir.
Recuerdo mi primera tienda minorista hace 26 años cuando no teníamos un sistema de PO. Como yo fui quien ordenó, también tuve que verificar todo para asegurarme de que era correcto. No uso eficiente de mi tiempo como dueño de una tienda.
Uno de los otros beneficios de las órdenes de compra es su solvencia. Los bancos a menudo verán sus PO para determinar si usted es solvente. Un proceso sólido de pedido de compra puede ayudarlo a obtener la aprobación. Una mala resultará en que no obtenga un préstamo. También se puede usar para acreditar con el proveedor. Por ejemplo, algunos proveedores pueden exigirle que pague en efectivo cuando realiza el pedido. Después de un período de hacer negocios con usted, pueden permitirle enviar una orden de compra contra una tarjeta de crédito. Esto es enorme en la administración de su flujo de efectivo .
Las OP son una práctica común en el comercio minorista. Y cualquier POS o software de contabilidad que pueda instalar en su tienda tendrá un componente de PO para usted.