De cualquier manera, cuando esto sucede, debe realizar cambios en la transacción original después de que se haya registrado, y puede hacerlo fácilmente en el software de contabilidad QuickBooks haciendo una entrada en el diario.
Puede hacer entradas de diario en QuickBooks para ajustar o corregir transacciones y publicar entradas que no se pueden realizar de otras maneras, como ajustes en ganancias o pérdidas.
El proceso de entrada de diario es bastante sencillo, pero solo puede hacer una entrada de diario para un cliente o proveedor a la vez. Si desea corregir varios saldos de clientes o proveedores de esta manera, deberá publicar entradas por separado. En este momento, QuickBooks no ha lanzado una opción de entrada masiva, aunque QuickBooks 2017 presenta algunas opciones de entrada de datos que le permiten ahorrar tiempo.
¿Qué es una entrada en el diario?
Una entrada general en el diario es una transacción contable que se ingresa o publica directamente en el libro mayor . El libro mayor de una compañía actúa como su principal grupo de cuentas utilizado para registrar las transacciones del balance general y de la cuenta de resultados.
Por ejemplo, puede haber ingresado la factura mensual de servicios públicos de $ 100 en la cuenta de gastos de seguro de su compañía por accidente. Puede publicar una entrada de diario ajustada para reducir, o acreditar la cuenta de gastos de seguro por $ 100 y aumentarla, o cargar la cuenta de gastos de la compañía de servicios por $ 100 para corregir su error.
Todas sus cuentas estarían en el orden correcto y no tendría que cambiar el monto adeudado por su proveedor porque esa porción de la transacción se registró correctamente.
Entradas de diario para actividades de fin de año
Su contador público certificado o tenedor de libros puede querer hacer asientos en el diario para completar las actividades de fin de año, como publicar ajustes impositivos en sus libros, registrar los gastos de depreciación o reclasificar ingresos y gastos.
Su profesional de la contabilidad puede proporcionarle información específica si desea publicar las entradas del diario usted mismo al final del año, junto con explicaciones de por qué las entradas fueron necesarias para su situación particular.
Cómo hacer entradas de diario general en QuickBooks
Puede hacer anotaciones generales en QuickBooks siguiendo estas instrucciones paso a paso:
- Vaya a Empresa > Hacer entradas de diario general desde el menú en la parte superior de la pantalla.
- Cambie el campo Fecha , si es necesario, en la ventana Hacer entradas de diario general. QuickBooks tendrá como valor predeterminado la fecha actual, de modo que si desea publicar una entrada para un mes o año anterior, asegúrese de cambiarla para que su entrada se registre en el período de tiempo financiero adecuado.
- Ingrese un número para su entrada de diario en el campo Nº de entrada. QuickBooks numerará automáticamente las entradas de diario subsiguientes secuencialmente.
- Ingrese el número de cuenta del libro mayor en la columna Cuenta. También puede seleccionar la primera cuenta de un menú desplegable en la columna Cuenta.
- Ingrese el monto de débito o crédito para la cuenta que ha seleccionado en las columnas de Débito o Crédito. Los débitos y créditos deben ser iguales para hacer que la entrada esté balanceada y permitir que QuickBooks publique la entrada.
- Ingrese una nota descriptiva en la columna Memo. Se mostrará en los informes que incluyen esta entrada de diario. Este paso es opcional, pero se recomienda para que recuerde más adelante por qué se realizó la entrada.
- Repita los pasos 4 a 6 hasta que las entradas se compensen completamente entre sí y la transacción alcance un saldo cero. Su total en la columna de débito debe ser igual al total en la columna de crédito, y la entrada del diario se equilibrará correctamente.
- Haga clic en Guardar y cerrar para guardar la entrada del diario y cerrar la ventana, o haga clic en Guardar y Nuevo para guardar la entrada del diario y abrir una nueva ventana.
Puede hacer entradas de diario más generales en QuickBooks usando estos pasos, pero si desea hacer asientos de diario que afecten la cuenta por cobrar de un cliente en particular o las cuentas por pagar de un vendedor, deberá colocar al cliente o proveedor en la primera línea del libro. entrada.