Muchos hoteles han confiado en los sitios RFP (Solicitud de Propuestas) de hoteles en línea, como Conventionplanit.com y sabrehotelrfp.com para promover sus capacidades de servicio de reuniones y conferencias. También han desarrollado sus propios formularios RFP en línea.
Sin embargo, muchos planificadores son reacios a enviar sus RFPs de hoteles a través de motores de búsqueda de terceros. Muchos planificadores prefieren enviar sus solicitudes de ofertas de hotel directamente al hotel y a los centros de conferencias.
¿Qué información está incluida en una RFP de hotel?
Una gran herramienta para ayudar a los planificadores a comenzar a desarrollar sus propios formularios para las ofertas de hoteles y otras necesidades de eventos es el evento de las prácticas aceptadas de intercambio de herramientas del Convention Industry Council.
Los elementos básicos para una RFP de hotel deben incluir lo siguiente:
- Información de contacto básica del solicitante (nombre, título, organización, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.)
- Fechas del evento (proporcione al menos dos opciones diferentes)
- Bloques de habitación necesarios (fechas y números de habitaciones de huéspedes)
- Solicitudes de sala de reuniones (fechas, tamaños de habitaciones, cantidades)
- Requisitos de alimentos y bebidas
- Requisitos de accesibilidad
- Requisitos de envío y recepción
- Otra información relevante
Aprovechando las herramientas de RFP
Además, la Global Business Travel Association (GBTA) ofrece a sus miembros una amplia herramienta de RFP para hoteles que los planificadores de eventos pueden desear considerar.
Los elementos del RFP del hotel GBTA incluyen lo siguiente:
- Información general de las instalaciones del hotel
- Información general sobre el solicitante RFP
- Detalles del contrato de la habitación de huéspedes
- Tamaño del espacio total para reuniones de un hotel
- Número total de salas de reuniones
- Tamaño del salón de baile o sala de reuniones más grande del hotel
- Altura del techo para el salón de baile o la sala de reuniones más grandes
- ¿El hotel tiene una sala de juntas permanente establecida?
- ¿Cuántas personas acomodarán la sala de juntas?
- ¿El hotel tiene espacio de exhibición dedicado?
- ¿Cuál es el tamaño del espacio de exhibición?
- ¿Cuál es la distancia al centro de convenciones del área?
- ¿Cuál es el nombre del centro de convenciones?
- ¿Cuál es el porcentaje de impuestos sobre alimentos y bebidas?
- ¿Cuál es el porcentaje del cargo por servicio de banquete?
- ¿Los impuestos del servicio de banquetes son gravados?
- ¿El hotel ofrece servicios de audio visual (A / V) internos?
- ¿El hotel ofrecerá descuentos en los servicios de A / V internos?
- ¿Permitirá el hotel que los clientes traigan proveedores externos de A / V?
- ¿Cuántas salas de reuniones contienen Internet inalámbrico de alta velocidad?
- ¿Cómo pueden las salas de reuniones contener videoconferencias?
- ¿Hay una tarifa por usar proveedores propios de A / V?
- ¿El hotel acepta "tarjetas de reunión" corporativas para el pago?
- ¿El hotel ofrece tarifas de paquetes de reuniones?
Además, sería útil compartir con las ventas de hoteles el tipo de evento que está organizando. Esto les proporcionará una idea de los objetivos que su reunión puede tener.
Las buenas noticias sobre el trabajo con hoteles es que la mayoría debe tener bastante experiencia al organizar eventos similares, y un excelente gerente de ventas o de catering podrá compartir más detalles con usted sobre cómo ayudar a los planificadores de eventos a cumplir sus objetivos.