Esta agenda de reuniones de muestra mantiene organizada su reunión
Ya ha reflexionado mucho sobre lo que espera obtener al contar con un Consejo Asesor y espera con interés los consejos y la experiencia que los miembros de su Junta Asesora pueden brindarle en diversos aspectos de su negocio, tales como administración , mercadotecnia , contabilidad , dotación de personal , servicio al cliente , tecnología, etc.
Así que quiere asegurarse de que en esta primera reunión permita que contribuyan los miembros de su Junta Asesora.
Planifique la reunión alrededor de un problema o tema de discusión
Por lo tanto, su primera reunión, como todas las reuniones de la Junta Asesora, debe planificarse en torno a una pregunta o problema. Es posible que le resulte más fácil establecer el problema como un objetivo . Por ejemplo, "Queremos aumentar nuestras ventas en un 25% este próximo trimestre. ¿Cómo podemos hacer esto?" O bien, podría plantear el tema de discusión de manera más general: "¿Cómo podemos reducir los costos de nuestro negocio ?" o "¿Cómo podemos aumentar la productividad o cómo podemos mejorar el servicio al cliente ?"
Reúna los materiales de referencia relevantes
Una vez que haya decidido sobre el tema de discusión, es hora de reunir los materiales que necesitarán los miembros de la Junta Asesora.
Debido a que esta es la primera reunión de la Junta Asesora, debe incluir un plan de negocios y cualquier otro documento pertinente al tema de la discusión, como cuadros, gráficos y hojas de datos que ilustran los antecedentes del tema de discusión.
Si es posible, debe enviar una copia de estos documentos a todos los miembros de la Junta Asesora con dos semanas de anticipación, junto con una copia de la agenda.
Crear la agenda de la reunión
A continuación se muestra un ejemplo de Agenda (con comentarios para llevar a cabo la reunión de manera eficiente) que es posible que desee utilizar para su primera reunión de la Junta Asesora.
Tenga en cuenta que cada elemento de la agenda está sincronizado; establecer un cronograma en su reunión y atenerse a él asegura que su reunión no se empantane y estimule la discusión sobre el tema.
Haga los arreglos para registrar los minutos de la reunión
También querrá hacer algunos arreglos para registrar los minutos de la reunión. No trates de hacer esto tú mismo; necesita poder participar plenamente y escuchar y contribuir bien es un trabajo de tiempo completo. Si no tiene a alguien que pueda asistir y servir como secretario, pida permiso a los miembros de su Junta Asesora para registrar la reunión.
Hacer refrescos disponibles
Tener refrescos disponibles es una buena idea. El café, el té, el agua, los jugos y los refrigerios saludables , como las frutas o los muffins, son un buen toque y siempre son bienvenidos en las reuniones. Después de su primera reunión, tendrá una idea de las preferencias de los asistentes para las bebidas y los refrigerios, y puede planificar en consecuencia para la próxima reunión.
¡Relajarse!
Sobre todo, no te preocupes por tu presentación. Usted está allí para compartir su visión y esperanzas para su empresa y buscar consejo, no para impresionar a nadie con efectos de presentación multimedia.
Su objetivo a largo plazo es establecer una relación de confianza con los miembros de su Junta Asesora, de modo que concéntrese en asegurarse de que los miembros de su Junta Asesora se vayan sintiendo que han sido escuchados y que han contribuido a la gestión de su empresa. - y esperando la próxima reunión de la Junta.
Incluí comentarios en esta Agenda de reuniones de la Junta asesora de muestra para guiarlo durante el proceso de la reunión. No dude en imprimir esta agenda y adaptarla a sus necesidades; puede copiarla directamente en un documento de Word, Excel u oficina similar seleccionando el texto y utilizando copiar / pegar (usando Windows, delinee el texto que se seleccionará con el mouse) , y presiona CTRL-C para copiar y CTRL-V para pegar).
Nombre de su empresa - (Completar)
Agenda
Fecha - (Completar)
Ubicación - (Completar)
| Principio / hora final | Actividad |
| 10:00 - 10:05 a.m. | Introducciones (Suponiendo que los miembros de la Junta Asesora no se hayan reunido, preséntese a usted mismo y a todos los miembros de la Junta, dando un breve resumen de su experiencia). |
| 10:05 - 10:10 a.m. | ¿Por qué una Junta Asesora? (Una breve declaración de cómo ve que funciona la Junta Asesora y las contribuciones que espera que la Junta Asesora le pueda hacer a su compañía. Incluya detalles tales como la frecuencia con que la Junta se reunirá). |
| 10:10 - 10:20 a.m. | Preguntas (Si los hay. Si no los hay, pregúnteles a los miembros de su Junta cómo ven que funciona la Junta Asesora y cómo esperan contribuir). |
| Tema de discusión: (Inserte aquí su pregunta / declaración del problema). | |
| 10:20 - 10:25 a.m. | Presentación del tema de discusión (Un resumen de la historia del tema y cómo está afectando actualmente a la empresa; no brinde sus puntos de vista / soluciones en este momento). |
| 10:25 - 11:35 a.m. | Discusión (Desea que las ideas fluyan en esta etapa, no rechace ni descarte ideas en este punto. Contribuya también con sus ideas / puntos de vista). |
| 11:35 - 11:50 a.m. | Propuestas / Resoluciones (Evaluar las ideas que el grupo ha escuchado y elegir las mejores "soluciones"). |
| 11:50 - 11:55 a.m. | Resumen (Resuma el tema, la discusión y los resultados para el grupo y dígales qué planea hacer). |
| 11:55 a.m. | Aplazamiento |
Fecha de la próxima reunión - (Completar)
Si utiliza este horario, este es un buen momento para llevar a los miembros de su Junta Asesora a un buen almuerzo (especialmente si no se han servido refrigerios durante la reunión). ¡Recuerde que la reunión ha terminado y que el almuerzo debería ser principalmente una ocasión social!
Mantenga las reuniones cortas
Nunca debe tener una reunión de la Junta Asesora que dure más de dos horas. Dos horas es suficiente para que la mayoría de las personas presten toda su atención a la tarea que tienen entre manos.
Comience reuniones futuras con una revisión de temas anteriores de discusión
En futuras reuniones, debe comenzar con una revisión de lo que ha hecho sobre el tema que se discutió en la última reunión e invitar a los miembros de la Junta Asesora a hacer comentarios sobre las acciones de su compañía.
Debido a que el "conocer y saludar" está fuera del camino, es posible que desee tener dos temas de discusión en las reuniones futuras de su Junta Asesora. Incluso puede tener tres si cree que encajarán cómodamente en el formato de dos horas. Pero nunca deberías tener más de tres.