Aunque muchos empresarios pueden limitar su uso de hojas de cálculo de Excel a sus sistemas de contabilidad, ya que consideran que el programa es más adecuado para rastrear, publicar y registrar transacciones, Excel puede ser igual de ágil para las operaciones contables. Con una comprensión de las fórmulas correctas y los métodos básicos de procesamiento, incluso el propietario de una empresa con una actitud más fóbica en materia de matemáticas encontrará que las hojas de cálculo de Excel son fáciles de navegar.
Qué hojas de cálculo de Excel tienen para ofrecer
Excel es un programa de Microsoft Office diseñado para ayudar a calcular, tabla, representar y comparar datos para referencia actual y futura. Y como la mayoría de los otros programas de Microsoft, sus características son robustas y se pueden usar con la mínima o la mayor complejidad que prefiera.
Más allá de la simple contabilidad, las funciones de contabilidad en Excel pueden ayudarlo a determinar dónde se encuentra su negocio financieramente, generar informes detallados, rastrear listas de vendedores, empleados y clientes, y preparar sus registros para la temporada de impuestos cada año.
Aquí hay algunos ejemplos de cómo usar hojas de cálculo de Excel para la contabilidad básica de pequeñas empresas.
Cómo usar Excel para rastrear suministros, compras y gastos
Ingresar datos en Excel para mantener un registro de sus compras de suministros, ventas y gastos es relativamente sencillo. Al abrir Microsoft Excel, comience una nueva hoja de trabajo y comience a asignar etiquetas a las columnas que contendrán las fechas y los valores numéricos para cada orden de suministros, cada venta y cada gasto.
Una vez que sus columnas estén etiquetadas, ingrese las cantidades de compra, venta o gasto de suministros en cada columna en la fila correspondiente con la fecha correcta.
Para ver este simple proceso en acción, aquí hay un video tutorial que lo guiará por los pasos: Cómo usar Microsoft Excel para Small Business Accounting.
Cómo usar fórmulas básicas y accesos directos en Excel
En el tutorial anterior, puede haber notado que el instructor creó fórmulas de suma en Excel para calcular los beneficios en función de las compras de suministros, ventas y datos de gastos. Las fórmulas ayudan a los profesionales de la contabilidad y a los empresarios a navegar por las funciones de Excel de manera más eficiente.
Por lo tanto, antes de sumergirse en explicaciones más detalladas de la contabilidad básica de pequeñas empresas con los datos que ingresó en su hoja de cálculo de Excel, podría ser útil obtener más información acerca de los consejos, trucos y fórmulas que puede utilizar para avanzar.
Aquí hay un práctico tutorial en video que cubre algunas de las fórmulas más actuales y útiles en Excel: los 25 mejores consejos y trucos de Excel 2016.
Cómo usar Excel para crear un estado de pérdidas y ganancias
La mayoría de los empresarios prefieren tener la información relacionada con las ganancias o pérdidas de su negocio separada de otros datos. Esto les permite revisar y comparar sus ingresos durante diferentes épocas del año, cambios específicos en sus proyectos o carga de trabajo, o por cualquier cantidad de condiciones que puedan afectar la salud financiera de una compañía.
La mejor manera de ver esta información por separado es en un estado de pérdidas y ganancias (P & L) o en un estado de resultados.
Afortunadamente, Excel tiene plantillas ya preparadas para ayudarlo a crear, completar y mantener un estado de pérdidas y ganancias mientras opera su negocio. Pero es mejor aprender cómo funcionan las declaraciones de P & L manualmente, independientemente de si elige utilizar las plantillas provistas en el programa.
Para ver cómo crear una declaración simple de pérdidas y ganancias en Excel sin la ayuda de una plantilla, aquí hay un video tutorial que ilustra cómo comenzar: Crear cuentas de administración usando Excel: Cuenta de pérdidas y ganancias.
Cómo usar Excel para generar informes y hojas
Informes de gastos, informes de ventas, balances, contabilidad general, lo que sea. Si hay algo que los tenedores de libros y los contables disfrutan creando sus informes.
Afortunadamente, Microsoft Office ha simplificado la generación de informes con cada nueva actualización de software de Excel.
Como propietario de un negocio, crear informes no es algo que prepare simplemente para sus inversores, socios comerciales o un oficial de préstamos bancarios. Los informes le permiten capturar una descripción general o un detalle específico sobre la salud financiera de su empresa sin una gran cantidad de datos para explicar la conclusión. Como tal, son inmensamente útiles para usted como emprendedor para medir el estado de su negocio de un vistazo, en todo momento.
Para saber cómo generar informes de resumen simples, aquí hay un video tutorial que explica cómo crear un informe de ventas en Excel: Creación de un informe de ventas en Excel: nivel básico.
Los informes de gastos requieren algunos pasos diferentes. Para comenzar, aquí hay un video tutorial que explica cómo crear un informe o una hoja de gastos: Microsoft Excel: creación de una hoja de gastos simples.
Si está interesado en agregar más gráficos visuales a sus informes que permitan a los lectores comprender mejor la información, aquí hay un video tutorial sobre cómo crear tablas dinámicas, gráficos de barras y paneles de control: Introducción a las tablas pivote, gráficos y paneles en Excel .
¿Y qué sería un sistema de contabilidad para pequeñas empresas sin un libro mayor? Aquí hay un video tutorial completo sobre cómo crear un libro mayor para su negocio: Crear un libro mayor usando Excel.
Expandiendo su know-how de Microsoft Excel
Si Microsoft Excel es un programa que rara vez usaste antes de tener una empresa, puede parecer intimidante a pesar de su configuración optimizada. Sin embargo, hay profesionales que utilizan Excel a diario que todavía no están seguros de todas las características más avanzadas del programa. Es esta versatilidad y accesibilidad integral lo que la hace adecuada como herramienta para la contabilidad de pequeñas empresas.
Una forma de garantizar que sus sueños empresariales puedan prosperar y expandirse al próximo nivel es desempeñar un papel activo en los procedimientos contables de su empresa. Comenzando con sus funciones más simples, los propietarios de pequeñas empresas pueden aprender cómo administrar sus registros financieros y aumentar sus habilidades de Excel junto con la salud fiscal de sus empresas.
Además de los videos tutoriales incluidos anteriormente, Microsoft también tiene su propia biblioteca de capacitación de Excel que puede ayudarlo a refinar sus habilidades de Excel para que pueda aprovechar aún más la herramienta en su pequeña empresa.