Cómo escribir un plan de recuperación de desastres para su negocio

Plan de recuperación de desastres: lo esencial

Un plan de recuperación de desastres es un documento que detalla cómo su empresa se recuperará de un evento catastrófico. Todas las empresas necesitan un plan de recuperación de desastres, pero desarrollar uno que lo abarque todo y detallado es un paso que muchos negocios no logran.

Hay muchos tipos diferentes de eventos catastróficos. Nos enfocaremos en crear un plan de recuperación ante desastres que pueda usar si pierde su oficina pero no las capacidades de producción de su negocio; por ejemplo, nuestro escenario involucra un incendio que destruye las oficinas comerciales pero no la fábrica.

  • 01 - Haz una lista de trabajos críticos

    El primer paso para crear un plan de recuperación ante desastres es hacer una lista de todos los trabajos de oficina que tendrían que ser reubicados en una ubicación alternativa para que la empresa pueda seguir funcionando. Marque con una estrella o un asterisco aquellos trabajos que considere críticos si se encuentra en una situación de recuperación por desastre. ¿Qué trabajos necesita y funciona lo más pronto posible? Por ejemplo, los representantes del servicio de atención al cliente y el personal de contabilidad deben marcarse como críticos, mientras que las personas de telemercadeo que realizan llamadas de ventas salientes no deben hacerlo.
  • 02 - Inventario del equipo de oficina necesario

    Para cada empleado, enumere solo el equipo de oficina y los muebles esenciales que necesitan para realizar su trabajo. Recuerde, en caso de un desastre, el espacio, el dinero y el tiempo tendrán una prima. Concéntrese en los artículos verdaderamente necesarios y no en todos los artículos que usan actualmente. La lista de recuperación de desastres podría incluir lo siguiente:
    • Escritorio y silla
    • Computadora
    • Software de ordenador
    • Teléfono
    • Calculadora
    • Caja registradora
  • 03 - Equipo de apoyo de inventario

    A continuación, eche un vistazo al equipo de oficina esencial que se utiliza detrás de escena. El teléfono en los escritorios de los representantes del servicio debe conectarse a la red telefónica. Las computadoras de la oficina deben conectarse a algún tipo de servidor o aplicación que permita tomar pedidos, enviar los materiales, realizar los servicios, enviar facturas y liquidar la nómina. Camine por su oficina y verá las cosas que unen su negocio.

    Su lista de recuperación de desastres puede incluir los siguientes elementos:

    • Servidores
    • Software de servidor
    • Copias de seguridad de datos
    • Sistema de teléfono de negocios
    • Oficina segura
    • Inicio diario de dinero en efectivo del cajón
  • 04 - Plan para espacio de oficina alternativo

    Ahora que tiene una lista de personas, muebles y equipos, necesitará un lugar físico para colocarlos. Esto no significa que tenga que alquilar espacio de oficina y dejarlo en blanco. Lo que significa es que ya debería haber investigado varios lugares alternativos para reubicar su oficina en caso de un desastre.

    Las alternativas pueden incluir cualquiera o todos de los siguientes:

    • Agente inmobiliario local con una lista de espacios de oficinas disponibles
    • Un acuerdo con una empresa vecina para compartir espacio de oficina si ocurre un desastre
    • Una opción de reubicación dentro de su compañía (por ejemplo, reubicación en una parte vacía del almacén)
    • Un plan que les permite a los empleados trabajar a distancia hasta que se restaure la oficina
  • 05 - Seguros y Presupuesto

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    Después de decidir dónde ubicar a las personas, deberá comenzar a comprarles las cosas que necesitan para hacer su trabajo.

    De la lista de equipos de oficina necesarios que creó en el paso dos, comience a estimar cuánto costará comprar o arrendar cada pieza. El tiempo invertido en esta tarea reducirá los días de descanso del proceso de recuperación porque podrá proporcionarle una lista a su agente de seguros detallando exactamente lo que necesita. Tendrá un cheque antes que le permita comenzar a comprar muebles y equipo inmediatamente.

  • 06 - Compartirlo y almacenarlo fuera del sitio

    Marvid / iStock

    El mejor plan de recuperación de desastres no te servirá de nada si se quema en el fuego o nadie puede encontrarlo. La mejor estrategia es compartirlo con al menos otra persona en su negocio y asegurarse de que al menos una copia se almacena fuera del sitio.

    Cuando esté seguro de que todos sus empleados están sanos y salvos después de un desastre, la implementación de su plan de recuperación de desastres debe ser su primera prioridad. Una recuperación oportuna y bien planificada puede marcar la diferencia entre la quiebra y la supervivencia de su negocio.

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