Responda su teléfono con un saludo de teléfono comercial adecuado.
Por ejemplo, al contestar el teléfono, diga algo como "Cypress Technologies. Susan hablando. ¿Cómo puedo ayudarlo?" Esto no solo le permite a la persona que llama saber que han llegado a un negocio, sino que le pide que responda la pregunta, ahorrando tiempo en preguntas exploratorias como "¿Esto es Cypress Technologies?", Y charla ociosa.
Piensa y dale prioridad a medida que hablas.
¿La llamada se maneja mejor ahora o más adelante? Muchas de las llamadas telefónicas que las empresas reciben son consultas rápidas que se responden fácilmente, como "¿Qué tan tarde abre?" Pero otros implican respuestas más complejas y que requieren mucho tiempo. Si ese es el caso, dígaselo a la persona que llama y pregúntele cuándo sería conveniente llamarla para hablar sobre ello.
Use Paraphrasing y Summarizing para mantener las llamadas telefónicas al día.
Si le está hablando a alguien por teléfono que parece querer chatear o desviarse del tema, diga algo como, "Entonces, lo que le escuché decir es ..." o "Entonces, los puntos clave son ..." o "¿(insertar resumen) un resumen justo de lo que estaba diciendo?" Es difícil hablar con alguien que se niega a chatear.
Cierre cada llamada con un resumen de la acción que usted y la persona que llama han acordado
Si bien esto solo tomará unos segundos en la mayoría de los casos, puede ahorrarle mucho tiempo al evitar errores y la necesidad de verificarlo dos veces. Por ejemplo, después de una conversación durante la cual organizó una reunión con un cliente , podría decir: "Bien".
Me reuniré con usted en su oficina en (inserte la ubicación) a las 10 am mañana y revisaremos las muestras juntas ".
Mantenga un panel de mensajes junto a los teléfonos, para que pueda escribir los detalles durante la llamada.
Esta no solo es una buena administración de tiempo en ese momento, lo que le ayudará a mantenerse enfocado en la llamada, sino también a la administración del tiempo más adelante si necesita encontrar y / o revisar los detalles de una conversación en particular.
Ofrezca a sus clientes y clientes la opción de correo electrónico
Muchos de ellos usarán el correo electrónico para contactarlo en lugar de llamarlo si saben cuál es su dirección de correo electrónico. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico de su empresa sea prominente en sus tarjetas de visita y en su sitio web si tiene una. Si tiene sus direcciones de correo electrónico, envíe un correo electrónico a sus clientes y clientes actuales, mencionando la opción de correo electrónico y presentándola como una forma de mejorar las comunicaciones.
Utilice la tecnología para administrar el tiempo que está gastando para contestar el teléfono
Como mínimo, su empresa debe tener un contestador automático y un correo de voz. Configúrelos con los scripts comerciales apropiados y úselos para contestar el teléfono por usted cuando esté fuera de la oficina o necesite trabajar en algo ininterrumpido. Luego programe un horario para contestar estos mensajes telefónicos todos los días. En términos de administración del tiempo, obtendrá un valioso tiempo agrupando llamadas telefónicas.
Si está ejecutando un negocio basado en el hogar, obtenga un teléfono o línea comercial independiente
Necesita tener un segundo teléfono "solo para negocios" con su propio contestador automático y contestador automático "solo para negocios". No solo es más profesional, sino que le ahorrará el tiempo que le lleva leer mensajes y determinar cuáles están relacionados con el negocio.
Siempre es mejor que una persona conteste el teléfono
Si retiene una máquina o algo peor, un sistema automático de respuesta de voz interactiva (IVR) es un verdadero apagón que le costará negocios cuando las personas no se molestan en dejar mensajes o devolver la llamada. Si contestar llamadas entrantes toma demasiado tiempo durante el día, considere contratar a una recepcionista o un servicio de contestador profesional para que conteste el teléfono por usted. El costo de que otra persona lo haga puede verse más que compensado por el aumento en su productividad y mejores ventas .
Mantenga un script escrito de las preguntas más frecuentes publicadas por su teléfono.
Le ahorra a usted y a sus empleados tiempo si no tienen que buscar respuestas o pensar cómo responder a una solicitud en particular al contestar el teléfono.
Resumen de consejos telefónicos
Recuerde, se supone que el teléfono es una herramienta de negocios, no una intrusión en el tiempo que gobierna su día laboral. Manejar sus llamadas entrantes de acuerdo con estos consejos de administración del tiempo lo ayudará a administrar mejor su tiempo, mejorar su productividad y volver a colocar su teléfono en su lugar, ayudándole a administrar su negocio en lugar de dirigirlo.