Ubique, grabe y proteja el contenido digital de su empresa
Es el siglo 21, y todo es digital, es decir, en línea. En su negocio, tiene activos digitales que tal vez no haya pensado. Estos activos, como todos los activos de su negocio , son valiosos y deben estar protegidos.
¿Qué son los activos digitales?
Su empresa tiene activos, cosas de valor. Estos activos incluyen todo, desde efectivo y cuentas por cobrar , a través de equipos y vehículos comerciales, hasta terrenos y edificios.
Su contador probablemente haya incluido el costo y el valor actual de sus activos en su balance general, pero tal vez se hayan olvidado de los activos digitales.
Los activos digitales son activos que existen en línea. Algunos de sus activos digitales pueden existir en sus propios servidores o pueden estar "en la nube". Los activos digitales incluyen:
- Fotos de negocios que ha creado. Podrían ser fotos de su negocio o procesos comerciales. Estos son activos porque podrían venderse.
- Sitios web comerciales o blogs . El contenido tiene valor, y el "aspecto" del sitio puede ser valioso si es una marca registrada.
- Procesos empresariales (en hojas de cálculo, por ejemplo) que sus empleados han desarrollado y que podrían duplicarse y venderse.
- Aplicaciones que su empresa ha creado, ya sea para vender o para su propio uso.
- Las listas de contactos de correo electrónico y las listas de clientes o clientes , incluidas las listas de distribución de boletines, tienen valor porque pueden venderse.
- Las suscripciones a revistas en línea tienen valor por el plazo de la suscripción.
- Propiedad intelectual, material protegido por derechos de autor, marcas comerciales o marcas de servicios (el logotipo de su empresa, por ejemplo), patentes. Estos activos pueden existir en papel, pero la mayoría de las veces solo son digitales.
- Productos en una tienda en línea , que son parte de su inventario comercial. Deben estar bajo su control, incluso si se almacenan en línea. Si usted es un vendedor de Amazon , por ejemplo, los productos pueden estar en su almacén, pero usted obtiene la venta.
¿Por qué son importantes los activos digitales?
Al igual que todas las cosas valiosas que posee su empresa, los activos digitales son de gran beneficio para su negocio.
- Puede reclamar los gastos relacionados con la compra y el uso de activos en su declaración de impuestos comerciales. El costo de los activos a corto plazo (suministros, por ejemplo) se puede tomar como un gasto inmediato, mientras que el costo de los activos a largo plazo (que duran al menos un año) se puede cargar a lo largo del tiempo (ya sea a través de depreciación o amortización).
- Puedes vender muchos de estos activos o licenciarlos mientras los poseas.
- Los activos son valiosos para los inversores o para alguien que compra su negocio . La cantidad que alguien puede pagar para comprar su negocio depende en gran parte del valor de los activos del negocio.
- Algunos activos digitales, como listas de clientes o listas de suscriptores de boletines, son particularmente útiles para establecer la buena voluntad. El valor de la plusvalía desde una perspectiva contable y de valoración se basa en estas listas.
- Proteger los registros contables y de empleados en línea significa que están disponibles para auditorías . No tener registros contables significa que no podrá probar las deducciones de gastos. No tener registros de empleados puede significar que está en riesgo de multas y sanciones.
¿Dónde comienzo a proteger mis activos digitales?
Ubique y liste. Comience haciendo una lista completa de todos estos activos.
Use la lista anterior como punto de partida, pero sea creativo. Piense en cualquier cosa que tenga en línea o en el servidor de su empresa que pueda ser valiosa. Está buscando cosas que son propiedad (que su empresa posee), cosas que nadie más tiene y podría querer comprar, o tomar. Considere estos activos digitales como posibles artículos para la venta. ¿Qué le gustaría o consideraría valioso si estuviera comprando esta empresa?
Establecer propiedad y valor. Mire los activos digitales que ha enumerado. ¿A quién pertenecen? Antes de poder proteger estos activos, debe establecerse una propiedad específica. Por ejemplo, ¿puede probar que su empresa posee correos electrónicos o listas de correo electrónico de empleados? Consulte con un abogado para escribir las políticas que establecen la propiedad.
Si bien puede ser difícil establecer un valor específico para algunos de los activos digitales de su empresa, es una buena idea tener algún sentido de ese valor más temprano que tarde.
Sí, el valor de estos activos digitales puede seguir cambiando, a medida que agrega clientes a su lista o páginas a su sitio web o realiza actualizaciones de los procesos, pero se puede establecer un valor de referencia a través de la valoración . Encuentre un tasador comercial que pueda darle un presupuesto ahora. Es mucho más fácil valorar algo que existe en lugar de algo que ha sido robado o destruido por un desastre como una inundación o un incendio.
Si tiene productos que está vendiendo a través de un vendedor en línea como Amazon o eBay, lea el acuerdo para asegurarse de conservar la propiedad.
Crea acuerdos de protección. Proteja sus activos digitales a través de acuerdos con aquellos que podrían robarlos. Considere la posibilidad de que los empleados, clientes y consultores firmen acuerdos de confidencialidad. Estos acuerdos avisan a otros que el robo de activos digitales puede dar lugar a acciones legales.
Registre su propiedad. Se pueden registrar muchos activos digitales para contarle al mundo su propiedad. Las fotos comerciales, los procesos y el contenido de sitios web y blogs pueden estar protegidos por derechos de autor . Los activos digitales como logotipos y diseños pueden ser marcas registradas. Y no olvide las patentes de procesos.
Plan para el futuro. ¿Qué le sucede a los activos digitales de su empresa si algo le sucede? Incluya sus activos digitales en los acuerdos de su compañía. Por ejemplo, los activos digitales propiedad de una sociedad deben contabilizarse en el acuerdo de asociación , junto con otros activos. Si tiene una pequeña empresa de una sola persona o familiar, incluya estos activos en sus planes de sucesión.
¡Apoyo! Es importante encontrar un sistema de respaldo para proteger todos sus activos digitales. Tener una copia de seguridad de una copia de seguridad no es una locura; Lifewire sugiere un sistema de respaldo doble, que usa múltiples discos duros externos. También es posible que desee una copia de seguridad del disco duro y una copia de seguridad en línea para estar seguro.
Finalmente, establecer protocolos para proteger los activos digitales
Ahora que ha configurado su sistema de gestión de activos digitales , documéntelo. Configure tareas continuas específicas para copias de seguridad y cronogramas para revisiones y actualizaciones.
Gran parte de tu negocio está en línea; mantén el ritmo junto a la protección de estos recursos digitales en línea