Elementos que cada organizador de eventos siempre debe tener a mano
Los planificadores de eventos pasan mucho tiempo preparándose para sus eventos, pero a veces pueden pasar por alto las pequeñas cosas que ellos, o sus clientes, pueden necesitar el día del evento real. Pero un gran planificador de eventos nunca llega a un evento con las manos vacías. Una forma de evitar el viaje de emergencia de última hora a la tienda para una necesidad básica de evento corporativo es crear un kit de suministros que vaya con usted a donde quiera que vaya. Ya sea que esté preparando un seminario , una conferencia u otro tipo de evento, su kit de suministros para el planificador de eventos le ayudará en un aprieto. Aquí hay algunos artículos que querrá guardar su kit.
Caja de almacenamiento de Pastic clara
Comenzaremos con la caja de almacenamiento en sí. Es importante comprar una caja de suministros de almacenamiento que no sea demasiado grande pero que tenga suficiente profundidad para guardar una variedad de suministros. Una caja de almacenamiento de plástico transparente es extremadamente útil para este fin y, como tal, puede contener muchos artículos diferentes.
El desafío es encontrar un proveedor que tenga algo del tamaño adecuado para guardar artículos más grandes, como dispensadores de cintas, sin sentir que está cargando una enorme caja de almacenamiento para cada evento al que asista. Puede tener éxito con cajas o bañeras con las siguientes dimensiones: 5.87 "alto x 10.62" ancho x 16.12 "profundo.
Cortador de cajas
Los planificadores de eventos y reuniones envían una cantidad increíble de material en cajas para cada evento. Incluso un pequeño seminario para 35 personas a menudo requerirá abrir una docena de cajas de cartón con suministros. Dependiendo de lo que se envía, a veces los artículos promocionales y de otro tipo se envían en cajas más pequeñas dentro de esas cajas. Aquí es donde un cortador de caja será útil.
A algunas personas les gustan los cortadores de cajas grandes y voluminosos que permiten un fuerte agarre. Sin embargo, en términos generales, por lo general solo estás cortando cinta adhesiva en el exterior de las cajas. Para su kit de suministros para eventos, el peso ligero es casi siempre la mejor opción.
Cinta de correo y almacenamiento con dispensador
Tan importante como el cortador de cajas es la cinta de correo y el dispensador de almacenamiento. Después de que el evento concluya, todo debe ser reencuadernado y enviado de regreso a la oficina o al próximo lugar del evento.
Una pistola de cinta generalmente es demasiado grande para la mayoría de las necesidades, pero un dispensador de mano es extremadamente fácil de usar y hace el trabajo. Incluya una función con un dispensador en su kit, y esto preparará el envío con facilidad.
tijeras
Parece un artículo que puede no ser muy útil, pero las tijeras son extremadamente importantes para cortar todo, desde manteles mal cosidos con hilos expuestos hasta compras de último momento que necesitan etiquetas de precio eliminadas.
Un par de tijeras clásicas de 5 "encajarán cómodamente en la caja (además será más liviana). La mayoría de las tijeras disponibles en las tiendas de suministros de oficina son un poco más grandes, alrededor de 8 pulgadas. Además, encuentre un par de acero inoxidable de buena calidad como durarán a través del desgaste básico.
Etiquetas de nombre o insignias
Uno de los últimos elementos que se producirán antes de cualquier evento corporativo son las credenciales de los invitados . Esto se debe a que muchas personas confirman y / o rechazan las invitaciones en el último minuto, lo que requiere que los organizadores de la reunión esperen hasta la última hora posible para producir las etiquetas de nombre, a fin de que el pedido no sea excesivo o insuficiente.
Sin embargo, inevitablemente habrá nombres que se deletrearán incorrectos, y algunas personas llegarán sin previo aviso. Para esas situaciones, es más fácil tener un suministro de etiquetas de nombre en blanco para que las personas simplemente escriban sus nombres. Si usted es un poco exagerado, también puede llevar etiquetas de nombre en blanco que tengan el logotipo de la empresa o asociación impreso con láser para darle un aspecto más pulido y profesional a la etiqueta con el nombre de "emergencia". Nos gusta mantener a mano 3 "x 4" (el tamaño más popular) todo el tiempo.
Marcadores y marcadores de Sharpie
Mantener un suministro de marcadores y marcadores es útil en muchas situaciones para los planificadores de eventos. La mayoría de ustedes no necesita que marque los usos obvios para resaltar elementos en cuadernos de eventos, etc. Sin embargo, es interesante considerar las solicitudes externas que puede recibir cuando un marcador sea útil.
Por ejemplo, los ejecutivos corporativos y otros generalmente llegan preparados para sus propias presentaciones y generalmente tienen páginas de notas preimpresas. Pero los presentadores a menudo confían en el planificador de la reunión para proporcionar tareas domésticas y otros mensajes que cualquiera de los presentadores puede necesitar transmitir. He escrito esos elementos en algunos casos directamente en las páginas de notas y resaltados en colores no tradicionales como el naranja para resaltar estas situaciones.
Plumas y lápices
En la misma línea, nunca es una mala idea traer un par de cajas adicionales de bolígrafos y lápices para su evento. Por lo general, se espera que el organizador de la reunión o evento tenga estos suministros a mano, no solo para ellos, sino también para los presentadores, asistentes e incluso para el personal del evento .