El seminario es quizás el evento más común que los planificadores organizarán. Y la mayoría de los seminarios están programados ya sea como medio día o un día completo. Para aquellos interesados en crear una lista de verificación para la planificación de un seminario , a continuación se ofrece una estructura de alto nivel para planificar y ejecutar un seminario.
Y para aquellos que planean una conferencia de varios días o de sesiones múltiples, consideren tomar un enfoque similar. Sin embargo, su lista de verificación de planificación del seminario simplemente será más larga.
01 - Confirmar el propósito del evento
- ¿Quién es la audiencia?
- ¿Cuál es el tema del seminario?
- ¿Dónde debería estar ubicado?
- ¿Por qué la gente asistirá?
- ¿Cuál es la agenda del seminario?
02 - Revise la Guía de especificaciones de eventos de Apex
El Convention Industry Council ha establecido una serie de herramientas que deben considerarse como una excelente fuente de mejores prácticas que ayudarán al organizador de eventos o reuniones a realizar un seguimiento de los detalles para la planificación de eventos. Con las herramientas de descarga gratuita, ayudará a cualquier planificador de eventos a crear una lista de detalles relevantes. Esto incluye, pero no está limitado a:
- Perfil del evento (fecha, horarios, ubicación, contactos, etc.)
- Información de contacto del organizador / anfitrión del evento
- Información de contacto del proveedor
- Perfil del asistente
- Espacio necesario
- Alimentos y bebidas
- Requisitos de A / V
- Configuración de la función / sala
03 - Crear un perfil de evento
Una vez que un planificador tiene algunas de las preguntas básicas sobre el evento cubierto, es hora de buscar posibles lugares para la reunión. Es importante trabajar estrechamente con el organizador / anfitrión del evento para determinar el tipo de lugar y dónde el seminario puede ser más conveniente tanto para el organizador como para el invitado (la lista de ideas puede ser interminable):
- Hotel local
- Instalación de conferencia local
- Espacio de restaurante privado
- Museo del club privado / galería de arte
04 - Resumen de las necesidades del seminario y las propuestas de los lugares de Reqeuest.
La mayoría de los lugares se complacen en proporcionar una estimación para un posible seminario. El contacto de catering o de ventas necesitará la siguiente información de BEO :
- Fecha (s) posibles para el evento
- Número de asistentes
- Estilo de configuración de sala (aula, forma de U, etc.)
- Hora del evento (cuenta para configuración / derribar)
- Requisitos de alimentos y bebidas
- Necesidades de A / V (incluyendo pantallas, micrófonos, etc.)
- Configuración de la habitación
Consejo: contrate a un técnico de A / V para que se dedique a su evento desde el hotel.
05 - Confirmar y / o desarrollar la agenda
Es fundamental que el organizador del evento trabaje en estrecha colaboración con el organizador / anfitrión del evento porque la agenda del evento cambiará con frecuencia de la conversación inicial hasta el día real del evento. El planificador de eventos debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con el lugar para asegurarse de que todo transcurra sin problemas.
06 - Confirmar el acuerdo BEO
Una vez que el planificador conoce el número objetivo de asistentes y los requisitos logísticos para el seminario, él o ella debe asegurar el espacio del evento y los requisitos relacionados. La mayoría de los acuerdos deben permitir al planificador la oportunidad de reducir / aumentar los requisitos de alimentos y bebidas hasta cierto número de días antes del evento. Sin embargo, muchos acuerdos limitarán cuánto permitirán que un grupo reduzca las cantidades, así que estime bien.
07 - Crear comunicaciones y materiales para eventos
Este es un elemento con el que algunos planificadores pueden estar involucrados, mientras que otros pueden no hacerlo. Esencialmente, algunos planificadores de reuniones serán responsables de cada uno de los siguientes:
- Creando invitaciones de eventos
- Impresión de agenda y otro material
- Asegurar obsequios / sorteos para asistentes
- Produciendo insignias de nombre
- Envío de señalización de eventos y pantallas
08 - Trabajar de cerca con el anfitrión del evento para finalizar la logística
Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones completa antes del evento. Esto incluye confirmar lo siguiente:
- Oradores del evento
- Requisitos de A / V del evento
- Recuento de asistentes a eventos
- Funciones y responsabilidades del anfitrión
- Necesidades de materiales para eventos (verifique varias veces)
09 - Configuración del evento
Asegúrese de dejar tiempo en el horario de BEO para la configuración del evento , y se recomienda llegar aproximadamente dos horas antes del evento.
Consejo: Si el seminario está programado para la mañana, solicite al contacto de ventas del lugar que permita que su grupo lo configure la noche anterior (pero no deje nada valioso en el sitio público).
Todos los materiales del evento, folletos, señalización, exhibiciones, obsequios, mesas de registro , insignias de nombre y más deben estar listos para el evento.
Advertencia: los oradores a veces cambian las diapositivas la noche anterior y brindan nuevas presentaciones que deben agregarse al power point 10 minutos antes del evento.
10 - Ejecución del evento
Después de que se haya preparado, es hora del seminario. Espere lo siguiente:
- Algunos asistentes siempre llegarán temprano.
- Algunos asistentes siempre llegarán tarde.
- Con frecuencia hay algún tipo de problema técnico.