Elija su tema y ubicación
Este paso representa las dos variables que su público querrá saber antes que cualquier otra cosa.
El "dónde y por qué" de la reunión impactará instantáneamente a quienes serán invitados y si asistirán o no.
El lugar elegido elige un impacto en la reunión general y afecta al hombre a otras decisiones que deberá tomar al planificar el evento.
Identificar participantes
Una gran parte de dirigir una reunión enfocada y productiva es evitar las distracciones, y eso significa limitar las invitaciones a los principales responsables de la toma de decisiones. Existe una tendencia en la cultura corporativa de incluir a todas las partes relacionadas en las comunicaciones, pero puede aumentar la producción al eliminar a los asociados que podrían retrasar el progreso con discusiones sin importancia. En lugar de invitar a los participantes sin derecho a voto, aliente a los asistentes clave a hablar con sus subordinados antes de asistir a la reunión.
Ofrecer tres fechas y horarios
Tenga cuidado con la forma en que informa sobre la disponibilidad de cada asistente. Es fácil abrir una "caja de Pandora" cuando se trata de programar una fecha mutuamente beneficiosa para su reunión.
Una forma de evitar esto es ofrecer algunas fechas y horas, y luego preguntar a cada persona cuál funciona mejor. Si tiene suerte, una de las fechas coincidirá para todos. De lo contrario, no tema preguntar a los valores atípicos si pueden ajustar su calendario para acomodar a la mayoría.
Crear un Itinerario
Es crucial tener un cronograma de los temas que se discutirán junto con quién dirigirá cada segmento de la reunión.
Los planificadores pueden necesitar asesoramiento de los altos ejecutivos para crear un itinerario con precisión. Una vez que se completa el primer borrador, debe enviarse al grupo para su aprobación.
Discuta las necesidades de presentación
Hay muchas maneras diferentes de presentar ideas al grupo, y cada orador programado tendrá sus propias preferencias. La funcionalidad de PowerPoint, el acceso a Internet y las pizarras blancas son solo algunos de los componentes que puede necesitar arreglar. Sea proactivo al solicitar estos detalles y haga un seguimiento para confirmarlos unos días antes de la reunión.
Programar Catering
La clave para pedir comida para pequeñas reuniones es mantener el menú funcional. No desea que el servicio de comidas interfiera con ningún aspecto de la empresa, así que evite las comidas excesivamente formales si es posible. Si se solicita un almuerzo de brazos caídos, intente reservar una habitación contigua para la comida, de modo que los asistentes puedan volver a la reunión lo antes posible.
Enviar detalles finales
Aproximadamente siete días antes del evento, usted desea enviar una copia final del itinerario y los detalles a cada participante. Esto debe incluir todo lo que se ha ordenado para el día. También incluya direcciones, información de estacionamiento, números de habitación y contactos de emergencia.
Si está trabajando con ejecutivos, copie sus asistentes administrativos en el correo electrónico también.
Día de reuniones
Como planificador de reuniones, es su trabajo asegurarse de que el evento se inicie con éxito. Por supuesto, querrá llegar al lugar temprano para inspeccionar la sala y reunirse con los coordinadores de catering y A / V. Dependiendo de la ubicación, es posible que también desee colocar letreros para que todos encuentren su camino a la sala.
Y ahí lo tienes: ocho pasos relativamente simples para planificar una pequeña reunión exitosa.
Ejecutar cada paso, obviamente, llevará tiempo y diligencia de su parte, pero la comunicación de sus planes a los asistentes es la mitad de la batalla. Cuanta más gente sepa qué esperar de la reunión, más preparados estarán para hacer negocios.