Habilidades que debes tener para ser un organizador de eventos
Los planificadores de eventos más exitosos tienen una caja de herramientas llena de habilidades impresionantes. De ellos, estas son las 5 principales habilidades de planificación de eventos a las que recurrirá de forma regular y las que pueden mejorar o reducir su éxito.
5 habilidades de planificación de eventos que necesitas
Altamente organizado
En la planificación de eventos, el éxito está en los detalles. ¡Y hay muchos de ellos! Hacer un seguimiento de numerosas tareas, múltiples proveedores y cambiar constantemente las listas de tareas pendientes, todo al mismo tiempo, mientras mantiene satisfecho a su cliente, puede ser desafiante para algunos y desalentador para otros. Ser altamente organizado es una necesidad para la planificación exitosa de eventos. Para aquellos que hacen y administran listas para mantener sus vidas personales funcionando sin problemas, organizarse puede ser algo natural. Para otros que luchan por recordar los plazos o para recoger la limpieza en seco, organizarse puede requerir más esfuerzo.
Los planificadores de eventos pueden administrar un evento a la vez o estar en las etapas de planificación de múltiples eventos simultáneamente.
Algunos eventos, como las conferencias anuales, requieren más de un año de planificación, por lo que los planificadores de eventos deben organizarse a largo plazo.
Abundan las herramientas de organización para planificadores de eventos, desde software que rastrea el registro hasta plantillas para formularios y hojas de cálculo. Una lista de control de planificación de eventos personalizada para cada evento es una de las herramientas de planificación de eventos más valiosas, independientemente de su capacidad organizativa natural.
Así que descubra un sistema de organización que funcione para usted porque esta es una de las habilidades de planificación de eventos más importantes que puede tener.
De buen ver
¿Qué tienen todos los eventos en común? ¡Gente! ¿Con quién interactúas y trabajas en el proceso de planificación de eventos? ¡Gente! Los planificadores de eventos exitosos son agradables, atrayentes, buenos conversadores y excelentes oyentes. La planificación de eventos es una profesión muy social en la que el resultado final, el evento en sí, es o un grupo de personas, grandes o pequeñas. Comprender a la gente y disfrutar hablando con ellos es parte del trabajo. Esto no significa que, como planificador de eventos, pases la mayor parte del día en almuerzos con clientes y tomando cócteles en eventos sociales. De ningún modo. La planificación de eventos es un trabajo duro y gran parte de ella se gasta en un escritorio con un teléfono o una computadora. Pero ser afable es imprescindible al abordar una de estas tareas comunes de planificación de eventos:
- Negociando con hoteles
- Discutir menús con los administradores de catering
- Reunión con vendedores
- Lanzando sus ideas de eventos a un cliente potencial
- Redes en cualquier momento y en cualquier lugar
- Supervisar al personal del evento
- Trabajando su evento e interactuando con invitados y trabajadores
Después de todo, en la vida cotidiana, la mayoría de nosotros recordamos a las personas agradables y serviciales con las que interactuamos, y esa interacción puede hacer una experiencia mucho más agradable para ambas partes.
Saber cómo relacionarse con diferentes personalidades, cómo conectarse con alguien con quien desea hacer negocios y ser alguien que causa una impresión positiva son las claves del éxito, así que considere esta una de esas habilidades esenciales para planificar eventos. Nadie quiere trabajar o ayudar a alguien que es difícil de hablar, difícil de entender o grosero y poco profesional de ninguna manera.
Excelente comunicador (¡que incluye escuchar!)
Excelentes habilidades de comunicación son esenciales en muchas profesiones. En la planificación de eventos, la falta de comunicación puede generar numerosos problemas tanto para el planificador de eventos como para el cliente, y un simple malentendido puede tener resultados catastróficos. Poder comunicar pensamientos e ideas de manera efectiva es una habilidad muy práctica que se usa día a día por planificadores de eventos de todos los niveles de experiencia.
Aquí hay algunos ejemplos de cómo se utilizan estas habilidades de planificación de eventos al planificar eventos:
Comunicación escrita:
- redacción de propuestas de eventos para un posible cliente
- creando materiales para comercializar su empresa
- escribir contratos con clientes y proveedores
- redacción de notas de agradecimiento para los oradores invitados y VIP
Comunicación verbal:
- capacidad de explicar el alcance y el propósito de un evento
- comunicando efectivamente sus ideas a un supervisor, cliente o proveedor
- comprender y procesar la información que se proporciona, como las preocupaciones de un cliente o las preguntas de un proveedor de servicios
- hábilmente negociar tarifas de hotel, detalles de contrato o extras de un proveedor
Creativo
Los planificadores de eventos exitosos tienen ideas. Muchos de ellos. Y con esa creatividad, la capacidad de transformar la idea en algo tangible. Pueden tomar una visión y darle vida. Desde el desarrollo de un tema único para una fiesta hasta la creación de una solución de decoración asequible que cumple con un presupuesto reducido, la creatividad es esencial a la hora de planificar un evento.
La creatividad también entra en juego cuando se enfrentan los problemas inevitables que surgen incluso durante el evento más diligente y planificado profesionalmente. En este escenario, la creatividad toma forma en forma de resolución de problemas. Ser capaz de pensar creativamente para desarrollar soluciones a los problemas puede tener un impacto positivo en el éxito de su evento.
Multitarea
En diversas etapas del proceso de planificación del evento, se están gestionando numerosas tareas. Puede negociar un contrato de hotel, reunirse con el cliente para debatir posibles oradores invitados, reservar un servicio de catering, entrevistar a vendedores de alquiler y explorar opciones de entretenimiento. Y eso es solo por un evento. Agregue varios eventos en las etapas de planificación, todo a la vez, y el resultado es un acto de malabarismo. Los planificadores de eventos exitosos necesitan saber cómo realizar múltiples tareas de manera efectiva y mantener muchos aspectos del evento avanzando simultáneamente sin que ninguna de esas tareas se quede en el camino.
El éxito radica en la capacidad de priorizar y concentrarse en cada tarea en ese orden de prioridad sin distraerse por otras cosas que necesitan o se sienten abrumadas por las numerosas cosas que necesitan su atención. Mantenerse calmado, enfocado y flexible son atributos del multitarea exitoso.