El registro es el primer punto de contacto con sus invitados, y un proceso de registro sin problemas mantiene altos los niveles de emoción y establece el tono para un gran evento. Por otro lado, una experiencia desorganizada y que consume mucho tiempo puede dejar a la multitud gruñendo hasta que comience el evento. Con tanto montando en la mesa de registro, definitivamente quiere hacerlo bien la primera vez. Siga esta lista de verificación de esencial para asegurarse de que tenga un buen comienzo.
Mas grande es mejor
Las matemáticas simples nos dicen que las multitudes grandes requerirán más mano de obra si desea evitar las colas largas. Recomiendo un asistente por cada cien invitados y un flotador por cada doscientos invitados. En cuanto a las necesidades de la tabla , asuma dos asistentes por mesa de ocho pies y agregue una tabla adicional para este cálculo de suministros y espacio de trabajo.
Mantente conectado
No querrá correr por los pasillos buscando una toma de corriente o una conexión a Internet, así que asegúrese de hacer que estas líneas lleguen a su mesa con anticipación. También querrás llevar una computadora portátil, incluso si no planeas usarla. El acceso en línea puede ser útil si necesita consultar los correos electrónicos o ayudar a los huéspedes extraviados a encontrar su camino hacia y desde el lugar. Por último, pero no menos importante, compruebe la situación de la iluminación. Si el pasillo está débilmente iluminado, es posible que desee agregar algunas luces de escritorio para ayudarlo a leer sus listas.
No te olvides de los suministros de oficina
Cada planificador debe tener una caja de trastos llena de elementos esenciales de oficina como cinta adhesiva, tijeras y una variedad de marcadores.
Otros elementos notables para su lista de empaque incluyen tarjetas de identificación en blanco, números de tabla y letreros reservados para usar según sea necesario. Sí, su lugar de reunión tendrá acceso a la mayoría de estas cosas, pero el tiempo y la frustración que ahorra al tenerlos a su lado no tiene precio.
Respuestas rápidas
Uno de los mayores disruptores de su "ritmo de registro" será el aluvión de preguntas simples provenientes tanto de los voluntarios como de los asistentes.
Puede evitar que estas consultas ralenticen la línea de registro configurando una tabla de ayuda. Se sorprenderá de la forma más eficiente en que se puede ejecutar la mesa de registro cuando tiene a una persona dedicada a responder preguntas como "¿dónde está el baño?"
Mantente abierto
Es esencial mantener al menos una persona en la mesa de registro durante todo el evento. No quiere que un problema relativamente menor se convierta en algo más grande porque no había nadie disponible para ayudar. Esto generalmente ocurre cuando los invitados se ven obligados a buscar en otro lugar cuando su equipo no puede ser encontrado. ¡Solo toma un descanso del baño mal sincronizado para enviar a un asistente impaciente hacia el área de la cocina para pedir una ensalada sin cebollas!
Mantén a tus amigos cerca
Hay algunos números de contacto que querrá mejorar antes de que comience el evento. El primero es el número de móvil para su coordinador de lugar. No habrá tiempo para recorrer el edificio cuando se agoten las toallas de papel en el baño, por lo que este número es absolutamente imprescindible. Otro buen número para los problemas relacionados con los alimentos es el del gerente de catering. Finalmente, confirme los mejores números de emergencia para los departamentos de policía y bomberos. Algunos hoteles tienen su propio personal de seguridad que a menudo es el mejor punto de contacto en estas situaciones.
Las tablas de registro deben proporcionar más que solo un signo de bienvenida y una etiqueta de nombre. Desde la perspectiva del huésped, representan el centro de servicio al cliente para su evento. Pero para estar a la altura de esta expectativa, debes estar preparado. Después de todo, si los invitados no pueden superar el registro, el resto de sus esfuerzos de planificación pasarán desapercibidos.