Consejos de planificación de eventos esenciales para evitar un evento especial desastroso
Pero cuando se trata de la planificación de eventos, un gerente de eventos competente siempre buscará mitigar la Ley de Murphy al reconocer la posibilidad de que las cosas se descontrolen y planificar en consecuencia.
Como administrador de eventos, es su responsabilidad asegurarse de que el evento especial de su cliente se desarrolle sin inconvenientes y con el menor número de contratiempos posible.
En el mundo real, no es posible cubrir todas las posibilidades, pero al menos debe tener en cuenta los errores de planificación de eventos críticos que debe evitar cada administrador de eventos.
Prevenido es precavido, así que vamos a profundizar en cinco consejos esenciales que pueden ayudarle a evitar un desastre sin paliativos en su próximo evento planificado.
- Mala comunicación : este es probablemente el error más común cometido por planificadores de eventos inexpertos y debe evitarse a toda costa. La mala comunicación (como la falta de comunicación o la falta de comunicación) puede significar un desastre. La mala comunicación es a menudo el resultado de una falta de atención a los detalles, especialmente cuando se trata de su lista de verificación de eventos. Es absolutamente crucial que se comunique efectivamente con su equipo interno de eventos y sus proveedores. Si bien no se debe microgerenciar a todos, es necesario saber quién hace qué y cuándo para asegurarse de que todos los involucrados sepan qué se espera de ellos y cumpla con su horario asignado.
- Planificación de contingencia pobre o faltante : hay muchas posibilidades de que al menos algunas cosas salgan mal en los días y horas previos a su evento. Peor aún, algunas cosas probablemente irán mal durante su evento especial. Eso es normal y esperado. Un planificador de eventos profesional piensa en el futuro, identifica qué podría salir mal y tiene un buen plan de contingencia. Por ejemplo, ¿qué sucede si su sistema de registro funciona mal el día del evento? ¿Qué pasa si te quedas sin comida porque aparecen más personas? ¿Qué pasa si su orador principal no aparece o llega tarde? Si ocurriera alguna de estas cosas, ¿podrías sobrellevar? En otras palabras, ¿tendrías un plan B?
- Transporte inadecuado : ¿está absolutamente seguro de que el transporte que ha organizado para que los delegados y presentadores sean adecuados para su evento? Verifique durante las semanas previas a su evento y el día del evento, que todos los requisitos de transporte se cumplen adecuadamente. Debes pensar en términos de contingencia. ¿Qué sucede si un vehículo se descompone en la mañana de su evento? ¿Tiene transporte alternativo disponible para usted?
- Falta de señalización clara : nada es más frustrante para quienes asisten a un evento especial que estar confundidos acerca de dónde se realizará la próxima presentación. Evite esto asegurándose de mostrar una señalización adecuada que sea fácil de leer y comprender. Es mejor ir por la borda y tener demasiada señalización que arriesgarse a que los asistentes se pierdan y pedir continuamente indicaciones.
- Personal inadecuado disponible - el día de su evento especial es probable que se ocupe de una gran cantidad de asistentes. No cometa el error de confiar solo en una o dos personas para tratar las preguntas o inquietudes de los delegados. Asegúrese de contar con un buen número de asistentes y, sobre todo, asegúrese de que entre su equipo de planificación de eventos y el personal proporcionado por los proveedores, personalice adecuadamente su evento.
Además de pensar y planear con anticipación qué podría salir mal, para garantizar un evento sin problemas y exitoso, la mejor política es siempre verificar y verificar.