Estructura organizacional de ventas
Dentro de SAP existe una estructura organizativa que existe para el módulo de ventas y distribución.
El nivel más alto de esto es la organización de ventas, que es responsable de la venta y distribución de bienes y servicios. La organización de ventas es una entidad legal y está asociada a un código de empresa, pero un código de empresa puede tener asignadas varias organizaciones de ventas. En el lado de la logística, una organización de ventas puede vender productos para más de una planta, y una planta puede tener más de una organización de ventas que venda sus productos. Se puede subdividir en una serie de canales de distribución que ayuda a una fuerza de ventas a obtener los productos adecuados para los clientes adecuados al precio correcto.
El canal de distribución que se puede definir dependerá de los productos que vende una empresa, por ejemplo, puede tener canales que representen mayoristas , distribuidores o ventas directas. Una buena estrategia de canal de distribución ayudará a su empresa a aumentar las ventas, mejorar las ventas y la cobertura de marketing, y reducir sus costos en toda la función de ventas.
Para cada organización de ventas puede haber una o muchas divisiones de ventas. El rol de la división de ventas es estructurar los recursos de ventas dentro de la organización de ventas. Los recursos en una división de ventas se centran en un solo cliente o grupo de clientes similares.
Documentos de ventas
En SAP hay una serie de documentos que se utilizan en el proceso de ventas y distribución, que incluyen consultas de clientes, presupuestos, pedidos de venta, contratos de órdenes de venta, notas de crédito y devoluciones.
Se da una consulta del cliente a un cliente o cliente potencial por un artículo. Después de que la oficina de ventas asociada con el cliente haya recibido la consulta, el equipo puede trabajar en una respuesta. El documento de ventas resultante es una oferta que se envía al cliente con el mejor precio y las mejores condiciones ofrecidas por una empresa.
Una orden de venta es un acuerdo entre una empresa y un cliente. El documento de ventas especifica los artículos que se entregarán, la cantidad y la fecha de entrega de los artículos al cliente.
Un acuerdo de programación de ventas es similar al pedido de venta en el sentido de que el cliente solicita un rango de artículos, el precio y las condiciones se acuerdan, y se organiza una entrega. El acuerdo programa una serie de entregas al cliente durante un período de tiempo.
Un contrato de venta es un acuerdo entre una empresa y un cliente para bienes o servicios durante un período específico de tiempo. Hay una cantidad de contratos que se pueden crear, como un contrato de cantidad que especifica el total de los artículos que se venderán al cliente durante un período de tiempo. Un contacto también puede basarse en el valor para que los artículos se vendan a un cliente durante un período de tiempo hasta un monto total.
En ocasiones, un cliente querrá devolver artículos.
Esto puede deberse a que son los elementos incorrectos, los artículos no han sido inspeccionados o no son necesarios. Dependiendo de la política de devolución de una compañía, puede requerir que el cliente obtenga un número de autorización de devolución de mercancía (RMA) o puede permitir a los clientes devolver artículos sin una RMA. Cuando se procesan las declaraciones, se emite un crédito al cliente en forma de un documento de ventas llamado nota de crédito. Las notas de crédito también se pueden procesar si se le ha cobrado al cliente un precio que excede el monto acordado, si no se ha aplicado un descuento o si se les ha cobrado el flete cuando el pedido incluía envío gratis.
Lo contrario de una nota de crédito es una nota de débito y esto se puede crear si un departamento de ventas ha cobrado menos de un cliente por artículos en la orden de venta.