Los conceptos básicos de EDI y cómo usarlo para su negocio
Las transacciones EDI son un área de comercio electrónico que utilizan las empresas; por ejemplo, una empresa puede desear enviar electrónicamente una orden de compra a otra y esto se puede realizar utilizando EDI.
Las transacciones EDI se diseñaron para ser independientes de las comunicaciones utilizadas por las empresas o la tecnología de software que genera los datos EDI.
Formatos EDI
Sin embargo, hay estándares que determinan cómo debe formatearse cada mensaje.
Hay cuatro estándares EDI: UN / EDIFACT, que es el único estándar internacionalmente reconocido y se usa principalmente fuera de América del Norte, ANSI ASC X12 es el estándar utilizado en América del Norte, TRADACOM, que es utilizado por empresas minoristas británicas, y ODETTE que es utilizado por los fabricantes de automóviles europeos.
La implementación de EDI es importante para las empresas, ya que puede reducir significativamente el costo de envío de documentos.
Costos EDI versus beneficios
Una orden de compra en papel requiere recursos para imprimir la orden de compra, enviarla por fax o publicarla en el proveedor. EDI envía automáticamente el documento electrónico al proveedor, lo que reduce el costo de envío del pedido. Se han realizado estudios sobre los ahorros en costos de implementar EDI, incluido un informe del grupo Aberdeen en 2008, que destacó que en los Estados Unidos cuesta $ 37.45 producir y enviar un pedido en papel, mientras que solo cuesta $ 23.83 enviarlo usando EDI.
No todas las empresas usan EDI. Hay un costo para implementar y mantener la tecnología requerida para realizar EDI. Cada socio comercial con el que una empresa quiera utilizar EDI puede requerir recursos para su configuración, y esto puede ser costoso para compañías más pequeñas o empresas sin recursos técnicos.
Algunas empresas que dicen usar EDI pueden recibir pedidos por medios electrónicos, pero no pueden cargar esos pedidos automáticamente en sus sistemas de ventas.
Los pedidos de EDI se imprimen y se ingresan manualmente en sus sistemas informáticos.
Esta situación es común cuando las empresas tienen sistemas de pedidos vencidos que no tienen la capacidad de aceptar o generar pedidos EDI.
EDI Cómo funciona
Hay una serie de formas en que los mensajes EDI se transmiten entre los socios comerciales. El método más común era usar una red de valor agregado o VAN. Esto permitió a las empresas enviar una transmisión que luego fue revisada por la VAN y luego enviada al destinatario correcto.
Más recientemente, se está utilizando un nuevo método para la transmisión EDI. Esto se llama AS2, que significa Declaración de aplicabilidad 2, y fue defendido por Wal-Mart, quien exige que todos sus proveedores utilicen este método. Al utilizar AS2, los documentos EDI se transmiten a través de Internet y la seguridad del documento se logra mediante el cifrado y el uso de certificados digitales.
Hay docenas de documentos EDI que pueden ser implementados por una empresa y sus socios comerciales. Según el estándar ANSI ASC X12, los documentos EDI son parte de una serie, por ejemplo, hay una serie de órdenes, una serie de almacenamiento, una serie financiera, etc.
Además, hay una serie de series que se relacionan con industrias específicas tales como gobierno, seguros, hipotecas y automotriz.
Para muchas empresas, solo implementarán una pequeña cantidad de documentos EDI con sus socios comerciales, comúnmente en la serie de pedidos, series de manejo de materiales y series de entregas.
Por ejemplo, una empresa que implementa EDI entre ellos y una empresa de logística externa solo puede implementar cinco documentos EDI, como EDI 940 para una orden de envío de almacén, EDI 943 para un aviso de envío de transferencia de almacén, EDI 944 para una transferencia de stock de almacén recibo de aviso, EDI 945 para un aviso de envío de almacén y EDI 947 para un consejo de ajuste de inventario de almacén.
Transacciones EDI utilizadas con frecuencia en la cadena de suministro
753 Solicitud de instrucciones de enrutamiento
754 Instrucciones de ruta
816 Relaciones organizacionales
818 Informe de ventas de la Comisión
830 Horario de planificación con capacidad de liberación
832 Precio / Catálogo de ventas
840 Solicitud de cotización
841 Especificaciones / Información técnica
842 Informe de no conformidad
843 Respuesta a solicitud de cotización
845 Reconocimiento / estado de autorización de precio
846 Inventario / consulta de inventario
847 Reclamo de material
848 Hoja de datos de seguridad del material
850 orden de compra
851 Calendario de activos
852 Datos de actividad del producto
853 Instrucción de enrutamiento y portadora
855 Acuse de recibo de orden de compra
856 Notificación / Manifiesto de envío
857 Aviso de envío y facturación
860 Solicitud de cambio de orden de compra - Comprador iniciado
861 Recepción de asesoramiento / certificado de aceptación
862 Horario de envío
863 Informe de resultados de la prueba
865 Confirmación / Solicitud de cambio de orden de compra - Iniciado por el vendedor
866 Secuencia de producción
869 Solicitud de estado de pedido
870 Informe de estado del pedido
873 Servicios de Movimiento de Productos Básicos
874 Respuesta de Servicios de Movimiento de Productos Básicos
878 Autorización / desautorización del producto
879 Información de precios
882 Direct Store Información de resumen de entrega
885 Características de la cuenta minorista
888 Artículo Mantenimiento
889 Anuncio de promoción
890 Gestión de contratos y reembolsos
893 Solicitud de información del artículo
895 Entrega / Reconocimiento de devolución o ajuste
Pedido de envío de 940 almacenes
943 Asesoramiento de envío de transferencia de almacén
944 Asesoramiento de recepción de transferencia de almacén
945 Consejo de envío de almacén
947 Consejo de ajuste de inventario de almacén
Actualizado por Gary Marion, experto en logística y cadena de suministro.