Cómo saber si tiene un problema de control de inventario
Existen varios métodos que puede usar para evaluar a presión sus procesos de control de inventario. Un método es someterse a una revisión de envíos perdidos recientemente a sus clientes. ¿Alguno de estos envíos se perdió debido a una falta de comprensión de lo que tiene a mano y disponible para enviar?
Por ejemplo, es posible que haya tenido 100 cada Parte A y un cliente haya pedido 100 cada uno. Pero no necesitaron que lo enviara hasta la semana siguiente, por lo que los 100 artículos de la Parte A se guardaron en su almacén. Al día siguiente, otro cliente llamó y pidió un 100 cada uno de la Parte A. Usted estaba lejos de la oficina, ocupándose de los cuarenta millones de otras cosas que un pequeño empresario necesita para atender, por lo que su otro empleado tomó la decisión . Ese otro empleado revisó y vio las 100 partes de la Parte A allí y lo envió al segundo cliente. La semana siguiente, tenía que enviar los 100 cada uno de la Parte A al primer cliente, y no estaba allí.
Su pequeña empresa podría tener un problema de control de inventario. Es importante saber no solo qué tiene a mano su pequeña empresa, sino también lo que tiene disponible para enviar. En el caso anterior, mientras que su único empleado vio que usted tenía 100 cada Parte A para enviar, no había ningún proceso en marcha para hacerle saber que los 100 cada uno se asignaron a otro cliente.
Auditoría piso a ramo
Otro método que puede utilizar para probar la presión de su control de inventario es realizar una auditoría de piso a hoja. Eso significa que debe caminar hacia el piso de su almacén (o almacén, o el armario del pasillo, o el garaje, dondequiera que su pequeña empresa mantenga su inventario) y usted selecciona un puñado de artículos para contar.
Discutiremos cuántos elementos contar más adelante, pero cuando termine, tome esos números de conteo para su sistema que rastrea el inventario. Este podría ser su WMS (sistema de gestión de almacenes), ERP / MRP (planificación de recursos empresariales / planificación de requisitos de materiales), una hoja de cálculo de Excel, un libro de contabilidad o, posiblemente, un montón de Post-Its. Si no tiene un sistema que rastrea su inventario, incluso si solo se trata de una pila de productos post-it, tiene un problema de control de inventario.
En las auditorías de planta a hoja, usted compara los recuentos físicos que acaba de hacer con lo que su sistema de control de inventarios pensó que tenía. Una vez más, su objetivo debe ser 100% de precisión. Si los números de su conteo físico no se alinearon exactamente con lo que su sistema de control de inventario pensó que tenía, ¿sabe por qué? ¿Y puede implementar contramedidas para evitar que eso suceda nuevamente? Algunas de las razones más populares que cuentan no se alinean incluyen:
- Recibió un envío de su proveedor, pero no contó las partes en los cuadros. La lista de empaque no se debe contar como 100% precisa. Abra las cajas y cuente los contenidos. Si su proveedor le dice que le enviaron 1,000 partes y solo le enviaron 990 partes, y usted no detecta el error, no solo tiene un problema de control de inventario, sino que también podría terminar enviando a sus propios clientes.
- Envió piezas a un cliente pero no disminuyó su inventario correctamente. O en absoluto. Asegúrese de deducir los envíos salientes de los totales de su inventario en tiempo real.
- Los problemas de calidad lo obligaron a eliminar una porción de su inventario de su pila de inventario utilizable. Sin embargo, su sistema de control de inventario no tiene una forma de diferenciar entre utilizable y no utilizable, por lo que su sistema dice que tiene más de lo que puede usar. Tener la capacidad de diferenciar entre inventario utilizable y no utilizable no solo es una característica importante que le permite realizar un seguimiento de las piezas con problemas de calidad, sino que también puede ser un mecanismo para asignar inventario a un cliente y mantener esas piezas en stock.
- ¿Sus productos son valiosos y fáciles de llevar? Una compañía que vende yunques podría tener menos problemas de hurto que una compañía que vende monedas de oro. Asegúrese de que su plan de control de inventario incluya una forma de mantener la seguridad de sus productos. E implemente un programa de recuento de ciclos que lo ayude a realizar un seguimiento de su inventario.
Conceptos básicos del programa de recuento de ciclos
Un programa de recuento de ciclos es lo que está sucediendo durante esos conteos de piso a hoja. Un programa de recuento cíclico es un proceso por el cual usted regularmente cuenta un porcentaje de sus partes para que, durante un año, las haya contado todas (o al menos todas sus partes más valiosas).
Puede utilizar un programa de recuento de ciclos junto con un inventario físico anual , que generalmente ayuda a reducir las variaciones de esos inventarios físicos. Algunas compañías usan recuentos de ciclos en lugar de inventarios físicos anuales, pero no lo recomiendo.
Para determinar los parámetros de su programa de recuento cíclico, debe determinar:
- ¿Cuántas partes totales tienes que contar?
- ¿Los vas a contar en el transcurso de un año? Si no, ¿cómo vas a determinar el punto de corte? Normalmente, las empresas siguen la regla 80-20, es decir, el 80% de su valor de inventario proviene del 20% de sus piezas, así que concéntrese en contar ese 20%.
- ¿Con qué frecuencia vas a contar?
- ¿Quién conducirá el recuento? Si su empresa es lo suficientemente grande, el contador de ciclos debe ser alguien cuyo desempeño laboral esté vinculado a la precisión del inventario. Esto ayuda a eliminar cualquier posible conflicto de intereses en el proceso de recuento de ciclos. Un recuento cíclico es una auditoría, no una herramienta de calificación del desempeño laboral.
- ¿Cómo se realizará el conteo? El proceso de piso a hoja es el método preferido. Un contador de ciclos debe tener una lista de números de partes y ubicaciones. El mostrador luego va al piso y los cuenta. No debería tener idea de cuántos esperar estar allí. Otro método es un conteo de hoja a piso. Esto es lo contrario del método piso a hoja. El método de hoja a piso comienza cuando le entrega a su contador una lista de partes y sus recuentos correspondientes de acuerdo con su sistema de seguimiento de inventario. El contador luego audita las cantidades físicas en los estantes en comparación con el conteo del sistema.
Al comprender los factores de proceso de recuento de ciclos anteriores, puede construir su programa de recuento de ciclos. Por ejemplo, si tiene 500 números de parte para contar y puede contar una vez por semana, puede contar 10 partes por semana (o solo dos por día). Al final de un año de 50 semanas, habrá contado los 500 números de parte. Simplemente recuerde contar los diferentes números de pieza con cada conteo, para evitar contar en exceso un número de pieza y contabilizar por debajo de otro.
Durante este proceso, es importante saber cuándo su recuento de inventario está desactivado. Es por eso que un contador de ciclo no debe ser un supervisor de almacén o un empleado de control de inventario. Es una naturaleza humana para esos empleados poner soluciones en su lugar sin escalar los problemas subyacentes a la gestión. Como propietario o gerente de una pequeña empresa, necesita saber cuándo los procesos subyacentes de control de inventario no funcionan, para que pueda implementar contramedidas para evitar problemas indirectos.
Resolviendo problemas de control de inventario
Un programa de recuento de ciclos, combinado con un inventario físico anual, contribuye en gran medida a resolver problemas de control de inventario. Los programas de recuento de ciclos ayudan a identificar las fallas en el control de inventario, pero depende de usted hacer cambios para rectificar los problemas que descubre su programa de recuento de ciclos.