Más importante aún, es necesario proporcionar información sobre cómo contactar a alguien en el negocio mientras está de viaje.
Sería muy frustrante para un cliente ser rechazado y no saber cómo contactarlo. No importa si su posición es en ventas, servicio o incluso desarrollo de productos. Todas las llamadas de los clientes son importantes y deben ser atendidas de manera profesional.
El contenido del correo electrónico que alerta a los clientes y colegas que intentan comunicarse con usted por correo electrónico debe ser coherente con el contenido del mensaje de voz que saludará a las personas que llaman. Si está utilizando Outlook 2010 y está conectado a través de un servidor de Microsoft Exchange, primero haga clic en la pestaña Archivo, luego haga clic en el icono de Respuestas automáticas.
Esto luego comenzará el proceso de creación de un correo electrónico temporal que se envía a todos los que enviaron un correo electrónico mientras usted está fuera de la oficina. La respuesta automática se envía porque ha habilitado este mensaje temporal. Aquí se puede ver una lista de instrucciones paso a paso para crear este correo electrónico: correo electrónico fuera de la oficina para Outlook Exchange
Si no está conectado a través de un servidor de Microsoft Exchange, el proceso es ligeramente diferente porque no hay un ícono de "Respuestas automáticas" en estos tipos de cuentas de correo electrónico. Aquí puede ver una guía paso a paso para crear este mismo tipo de correo electrónico para usuarios que no son de Exchange: Fuera de la oficina para todos los demás
El siguiente paso es crear el contenido del correo electrónico que se enviará a todos los que le envíen correos mientras se encuentra fuera de la oficina. Este correo electrónico debe indicar cuánto tiempo estará fuera de la oficina, cómo se le puede contactar durante su ausencia (si corresponde) y quién en el negocio contactar en lugar de usted si no desea que lo contactemos durante su ausencia. oficina.
Ejemplo:
Hola,
Gracias por tu email. Actualmente estoy fuera de la oficina y regresaré el lunes 1 de diciembre. Tendré acceso limitado al correo electrónico durante este tiempo, por lo tanto, mi respuesta puede demorarse un poco. Si necesita asistencia inmediata, envíe un correo electrónico a mi asistente, Barbara Colson. Su dirección de correo electrónico es bcolson@xyz.com.
¡Felices vacaciones!
Shahira
Microsoft ofrece plantillas y otros ejemplos que se pueden encontrar aquí: plantillas y ejemplos de fuera de oficina. No olvide apagar este mensaje temporal cuando regrese a la oficina; de lo contrario, cualquier persona que le envíe un correo electrónico después de su regreso a la oficina continuará recibiendo el mismo mensaje.
Ahora que ha creado el correo electrónico saliente, la creación de un mensaje de voz saliente similar y consistente que salude a todas las personas que llaman es fácil. Use las mismas palabras del correo electrónico, haga referencia a quién debe contactarse en su ausencia y diga cuándo volverá.
Para el mensaje de voz, es necesario proporcionar el número de teléfono de la persona, en lugar de su dirección de correo electrónico.
Ejemplo:
Hola,
Has llegado al escritorio de Shahira Raineri. Por favor escucha este mensaje completo. Estaré fuera de la oficina hasta el lunes 5 de enero. Si necesita ayuda inmediata, llame a mi asistente, Barb Colson. Su número de teléfono es 212-555-xxxx.
Espero poder hablar con usted cuando regrese. Gracias.