¿Por qué es importante tener una precisión de inventario impecable?
Introducción
La precisión del inventario es el objetivo de cada empresa. Al contar con una precisión del inventario optimizada y cien por ciento, la programación y la disponibilidad de procesos prometedores funcionarán sin errores. Sin embargo, siempre hay problemas con la precisión del inventario y las empresas tienen que trabajar con la situación que tienen para administrar sus negocios.
¿Qué es Exactitud?
Diferentes departamentos dentro de una compañía ven la precisión del inventario de manera diferente.
El departamento de fabricación ve la precisión en términos del recuento. Cuando cuenta los artículos en el almacén, cree que solo es exacto cuando el total contabilizado es igual al total esperado.
El departamento de planificación tiene una visión diferente sobre la precisión. No miran la precisión para estar al cien por cien, sino para estar dentro de una tolerancia que se ha decidido. Por lo tanto, una parte que es de bajo costo puede tener una tolerancia de precisión, que es del diez por ciento, por lo que si el conteo esperado es 1000 y la tolerancia es del diez por ciento, es aceptable un recuento físico de 930 y según el departamento de planificación, es exacto Esta tolerancia puede reducirse significativamente al considerar piezas que son costosas. La tolerancia para una parte que cuesta $ 10,000 puede ser solo del dos por ciento.
El departamento de contabilidad tiene otra opinión sobre la precisión del inventario. Los contadores no miran la precisión en términos de conteos, sino en valores en dólares.
La precisión que buscan es la precisión de la cantidad de piezas en dólares en el almacén. Por lo tanto, si el departamento de contabilidad esperaba un valor de almacén de $ 150,000 y el valor estaba dentro de unos pocos dólares, los contadores dirían que el inventario era exacto. Sin embargo, este puede no ser el caso en cuanto a los elementos físicos.
Algunas partes pueden tener una escasez significativa, mientras que otras pueden tener un exceso de existencias. El departamento de contabilidad los ve como una compensación, para producir una cifra global precisa.
Problemas de precisión
En un almacén normal, hay partes que tienen tolerancias dentro de las cuales puede existir el nivel de inventario, y aún así son precisas. Sin embargo, un gerente de almacén no sabrá exactamente qué partes tienen un conteo exacto, en un momento dado. Lo mismo ocurre con el método de precisión de inventario del departamento de contabilidad, donde no se preocupan por los niveles de inventario, solo la precisión del dólar.
Los recuentos de inventario físicos regulares son caros de realizar, especialmente en almacenes más grandes, e imposibles de administrar en almacenes de movimiento rápido donde el stock se mueve rápidamente dentro y fuera de la instalación.
Muchas compañías han adoptado un método de conteo cíclico para tratar de contar algunas partes de forma regular. Las piezas usadas más costosas o más comunes reciben una clasificación "A", que se cuentan con mayor frecuencia, luego los materiales "B", luego los materiales "C" que se cuentan con poca frecuencia. Esto ayuda a reducir la cantidad de imprecisiones en el almacén.
Debido a que los materiales "A" se cuentan de forma más regular, existe la posibilidad de que esos materiales tengan menos imprecisiones que los materiales "B" o "C".
Cuando la precisión del inventario se basa en el número de recuentos precisos contra recuentos inexactos, puede haber cierta manipulación en la precisión excesiva, si los mismos materiales se cuentan una y otra vez. Para reducir este efecto, algunas empresas no informan a quienes realizan el recuento del total que esperan. De esta forma, el contador realizará el recuento con mayor precisión.
Muchas imprecisiones de inventario ocurren antes de que los artículos lleguen al almacén. Los errores de recibo son muy comunes; o el vendedor ha enviado un número incorrecto o hay partes que no fueron entregadas. Las empresas pueden aumentar la precisión de sus inventarios mediante la implementación de un proceso de recibos más rígido que detectará las imprecisiones antes de que lleguen al almacén .
Emplear recuentos de inventario y conteos de ciclos 100% físicos asegurará que pueda enviar a sus clientes lo que quieran, cuando lo deseen , y gastar la menor cantidad de dinero posible para lograrlo .
Actualizado por Gary Marion, experto en logística y cadena de suministro.